Reiskosten en verblijfskosten vergoeden
Reiskosten en verblijfskosten vergoeden

Vergoeding reiskosten en verblijfkosten in 2021

2712 Je werknemer reist voor het werk naar Groningen en weer terug. Hij vraagt om een vergoeding. Wat nu? Hoe ga je om met reiskosten en verblijfkosten van werknemers? Tips voor ondernemers met personeel.

Zakelijke reiskosten en verblijfkosten

Is je werknemer op pad voor jouw bedrijf, dan heeft hij waarschijnlijk reiskosten. Denk aan: benzinekosten voor de auto of kosten voor een trein- of busreis. Gaat hij naar het buitenland? Dan is er misschien geld nodig voor een vliegticket en waarschijnlijk een taxi of huurauto.

Zo kunnen werknemers allerlei zakelijke reiskosten maken. Maar wie betaalt dit? Het is logisch dat je als werkgever zorgt voor een reiskostenvergoeding. Wat zijn je opties?

Vergoeding reiskosten

Je kunt werknemers een vergoeding geven als compensatie voor kosten die ze hebben gemaakt bij het uitoefenen van hun functie.

Werknemers krijgen de vergoeding nadat ze een declaratie hebben ingediend. Na goedkeuring wordt de reiskostenvergoeding meestal uitbetaald bij het eerstvolgende loon.

Reist je werknemer regelmatig? Dan kun je ook kiezen voor een creditcard, tankpas of ov-kaart met een bepaald reisbudget.

Vergoeding woon-werkverkeer

Je mag werknemers ook een vergoeding geven voor woon-werkverkeer. Dus de reis die ze maken om vanuit huis op de werkplek te komen en weer terug. Hiervoor gelden dezelfde fiscale regels als voor andere zakelijke reiskosten.

Spreek bijvoorbeeld af dat werknemers die buiten een straal van 10 kilometer van je bedrijf wonen een vergoeding kunnen krijgen.

Reiskosten personeelVergoeding verblijfkosten

Het kan ook zijn dat je werknemer ergens moet overnachten in verband met een zakelijke afspraak. In dat geval kun je zorgen voor een vergoeding van zijn verblijfkosten. Bijvoorbeeld de overnachting in een hotel en het ontbijt.

Je kunt zelf bepalen of je een werknemer de vrije hand geeft in het kiezen van een reisorganisatie, hotels en restaurants of dat je er afspraken over maakt. Een vaste vergoeding per reisdag of per maand is ook mogelijk.

Houd een vinger aan de pols bij de boekingen van een reis en het verblijf. Zo voorkom je torenhoge verblijfkosten en mogelijke arbeidsconflicten.

Zorg bij de sollicitatieprocedure al voor duidelijkheid over reis- en verblijfkosten. Dit kunnen belangrijke secundaire arbeidsvoorwaarden zijn voor een sollicitant.

kosten personeel

Krijg grip op personeels­kosten

Lees het gratis whitepaper met daarin de waarde van personeel, alle personeels­kosten op een rij en 5 manieren om te besparen.

Belasting over reis- en verblijfkosten

Vergoedingen voor reis- en verblijfkosten gelden in principe als indirecte loonkosten. Het zijn kosten die niet bij het vaste loon van je werknemers horen. Vaak weet je de exacte kosten pas achteraf.

De meeste vergoedingen worden voor de belasting niet tot het loon gerekend. Je betaalt er dus geen loonbelasting over. Het gaat onder meer om:

  • Zakelijke reiskosten
  • Tijdelijke verblijfkosten
  • Kosten van 'maaltijden met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter' 

Je mag voor reiskosten maximaal € 0,19 per kilometer belastingvrij vergoeden. Het maakt daarbij niet uit welk vervoermiddel wordt gebruikt.

Gerichte vrijstellingen WKR

De meeste vergoedingen vallen onder de zogenoemde gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling (WKR). Dit betekent dat ze niet meetellen bij het belastbaar inkomen van de werknemer.

Geef je werknemers meer dan € 0,19 per kilometer? Dan geldt het deel daarboven als loon. Je moet over dat deel wel loonheffingen betalen.

Voorkom naheffing met goede declaraties

Zorg dat je werknemers reis- en verblijfkosten correct declareren. Daarmee kun je onnodige kosten voorkomen. De Belastingdienst kan bij een foutieve declaratie een flinke correctie doorvoeren.

Vraag bij een declaratie om een bonnetje of een digitaal afschrift van de transactie. Dan weet je precies welke kosten er zijn gemaakt en waarvoor.

Door onkostendeclaraties goed op orde te hebben, voorkom je bovendien dat werknemers (per ongeluk) fraude kunnen plegen. Bijvoorbeeld doordat ze een vergoeding aanvragen voor niet-gemaakte kosten of persoonlijke uitgaven, of doordat ze fouten maken bij het doorgeven van de kosten.

Woon-werkverkeer in 2021

Vanaf oktober 2021 mag je woon-werkverkeer onbelast blijven vergoeden. Je moet dan wel alle dagen waarop er daadwerkelijk woon-werkverkeer is geweest registreren. Alleen de werkelijk gereden kilometers mogen onbelast worden vergoed.

Bespaar op personeels­kosten

Hoe kun je de kosten in de hand houden? Lees het whitepaper Krijg grip op personeels­kosten.

5 tips voor declaratie reis- en verblijfkosten

Omdat er bij het declareren van onkosten nogal wat fout kan gaan, is het belangrijk heldere regels op te stellen over wat werknemers wel en niet mogen declareren en over de manier waarop ze dit moeten doen. Een paar tips:

  1. Wees duidelijk over de manier waarop werknemers hun declaraties moeten aanleveren.
  2. Stel een declaratietermijn vast. Bijvoorbeeld dat werknemers kosten moeten declareren binnen een maand nadat ze zijn gemaakt.
  3. Controleer de declaratie direct en geef verkeerd ingevulde declaraties meteen terug.
  4. Maak duidelijk dat onjuist declareren niet wordt geaccepteerd.
  5. Laat werknemers weten op welke manier declaraties worden gecontroleerd.

Je kunt de bedrijfsregels voor declaraties opnemen in een personeels­handboek. Verwijs er in je arbeidscontracten naar. Dan sta je sterken bij eventuele arbeidsconflicten.

Vaste onkostenvergoeding

Je kunt ervoor kiezen een vaste onkostenvergoeding te geven om zo in één keer meerdere kosten te dekken. Dit is vooral handig als een werknemer elke maand bepaalde zakelijke kosten maakt.

Kies je voor een vaste onkostenvergoeding, dan moet je kunnen aantonen dat er een redelijke verhouding bestaat tussen de kosten die worden vergoed en de kosten die de werknemer daadwerkelijk maakt.

Controleer regelmatig of de vaste vergoeding niet te hoog of te laag is.

Een vaste onkostenvergoeding is gebonden aan de functie die een werknemer op dat moment vervult. Krijgt hij een andere functie, ga dan na of de vaste vergoeding nog steeds van toepassing is.

Als er in jouw branche een cao van kracht is, dan kunnen daar regels in staan over vergoedingen voor reis- en verblijfkosten.

Vaste reiskostenvergoeding bij ziekte?

Wanneer een werknemer door ziekte tijdelijk niet werkt, zal hij de kosten waarvoor hij een vaste vergoeding krijgt ook niet (of slechts gedeeltelijk) maken.

Je mag de vaste vergoeding stopzetten als er geen reis- en verblijfkosten meer worden gemaakt. Maar dat hoeft niet. Pas als een werknemer langdurig ziek is, moet de vergoeding worden stopgezet.

Je mag de vaste vergoeding een maand doorbetalen. Doe je dit langer? Dan betaal je er loonheffingen over.

De vergoeding mag doorlopen in de maand van ziekmelding en de maand daarna. Is je werknemer weer beter? Dan betaal je de afgesproken vergoeding weer vanaf de maand die volgt op de herstelmelding.

Vaste reiskostenvergoeding in 2021

Je mag een vaste reiskostenvergoeding belastingvrij doorbetalen als de werknemer vanwege corona thuiswerkt. Je moet dan wel voldoen aan de voorwaarden van de Belastingdienst. Je kunt de vergoeding dan inzetten voor de extra kosten die een thuiswerkende werknemer maakt.

Deze regeling is van toepassing tot 1 oktober 2021. Daarna betaal je er wel belasting over.

Langdurig ziek personeel

Een zieke werknemer?

Verzuim van personeel betekent vaak extra admini­stratie en kosten. Je wilt het liefst dat medewerkers snel weer aan de slag gaan. Een verzuim­verzekering helpt je bij de aanpak van verzuim.

Vragen over reiskosten en verblijfkosten

  • Wat zijn reiskosten? Onder reiskosten vallen alle kosten die je werknemers maken om te reizen voor de uitoefening van hun functie. Denk aan benzinekosten, kosten voor het openbaar vervoer en eventuele vliegtickets. Het kan hierbij ook gaan om woon-werkverkeer: de dagelijkse reis van huis naar kantoor en weer terug.
  • Wat zijn verblijfkosten?Verblijfkosten zijn de kosten die je werknemers maken om ergens te verblijven in het kader van een zakelijke afspraak. Bijvoorbeeld een hotelovernachting met ontbijt.
  • Hoe zit het met de vergoeding woon-werkverkeer in 2021?Vanaf oktober 2021 mag je woon-werkverkeer onbelast blijven vergoeden. Je moet dan wel alle dagen waarop er daadwerkelijk woon-werkverkeer is geweest per werknemer registreren. Alleen de werkelijk gereden kilometers mogen onbelast worden vergoed.
  • Wanneer is een cao bepalend?In een collectieve arbeids­overeenkomst (cao) kunnen bepalingen staan over reiskosten en verblijfkosten. Controleer dus je cao. Je bent gebonden aan die afspraken zolang de cao van kracht is. Als er geen cao van toepassing is, mag je zelf met je werknemers afspraken maken over reis- en verblijfkosten.
  • Hoe kun je besparen op personeels­kosten?Er zijn slimme manieren om te besparen op de kosten van personeel. Maak bijvoorbeeld gebruik van subsidies, geef een prestatieloon en beperk onnodige personeels­kosten met de juiste verzekeringen. Lees meer over slim besparen in ons gratis whitepaper over personeels­kosten.
  • Wanneer is een reiskostenvergoeding belastingvrij?Je mag voor reiskosten maximaal 19 cent per kilometer vergoeden, zonder dat je hierover belasting betaalt. Het maakt daarbij niet uit welk vervoermiddel wordt gebruikt door je werknemer. Betaal je meer dan 19 cent per kilometer? Dan moet je over het meerdere wel loonheffingen betalen.

Meest gelezen

Dit zijn de kosten van personeel

92233 Een werknemer kost meer dan zijn maandelijkse brutoloon. Als werkgever draag je namelijk verplichte bijdragen en reserveringen af.

Minimumloon, 7 vragen en antwoorden

68453 Wie hebben recht op het minimumloon? Wat is het wettelijk minimumloon (WML) op dit moment? Hoe zit het met jeugdloon? Zeven vragen en antwoorden voor werkgevers.

Whitepapers en online tests