Functioneringsgesprek, 5 tips voor ondernemers

Door: Jacco van den Berg - HR-adviseur en auteur

20 juli 2017
Functioneringsgesprek tips 7 W's On redenen

In veel bedrijven is het voeren van functioneringsgesprekken normaal geworden. Ook als leidinggevende kun je via deze gesprekken je eigen functioneren verbeteren. Hoe? 5 tips.

Functioneringsgesprek tips 7 W's On redenen

1. Luisteren motiveert

Niets is voor werknemers zo demotiverend als het gevoel hebben dat er niet naar je geluisterd wordt. Luister dus goed tijdens het functioneringsgesprek. Gelijkwaardigheid en tweerichtingsverkeer zijn belangrijke kenmerken van het functioneringsgesprek.

Werknemer en leidinggevende bepalen samen de te bespreken onderwerpen. De leidinggevende moet in het gesprek dus de kunst verstaan zich gelijkwaardig op te stellen en niet dominant over te komen. Daardoor krijgt de werknemer het gevoel serieus genomen te worden en zijn of haar ei kwijt te kunnen. Dat motiveert!

2. Gebruik de 7 W’s

Om de prestaties, het gedrag en de werkhouding van werknemers in de toekomst te verbeteren, wordt in een functioneringsgesprek stilgestaan bij het heden en verleden. Onderwerpen die aan bod kunnen komen zijn werk gerelateerd en hieronder een aantal voorbeelden: 

  • werkprestaties
  • werkinhoud
  • werkverhoudingen
  • werkomstandigheden
  • werksfeer
  • werkbeleving
  • werkbelasting

3. Bereid je goed voor

Cruciaal voor het slagen van een functioneringsgesprek is de voorbereiding. Twee weken voorafgaand aan het gesprek kondig je aan dat het gesprek eraan komt. In deze aankondiging vraag je de werknemer een lijstje met gesprekspunten op te stellen en dat doe je zelf ook. Een week later wissel je de gesprekspunten uit.

Een dergelijke aanpak lijkt misschien wat overdreven en bureaucratisch, maar het voorkomt wel dat het gesprek gaat lijken op een ‘overval’. Een functioneringsgesprek is een dialoog die wordt gevoerd op basis van gelijkwaardigheid. Daar past een in de haast en eenzijdig ingeplande afspraak door de leidinggevende niet bij.

4. Achterhaal de ON-redenen

Als blijkt dat een werknemer achterblijft bij het realiseren van zijn doelstellingen of ongewenst gedrag vertoont, dan is dat voor de leidinggevende een ‘mooi’ agendapunt. Hij kaart het gesprekspunt aan, zet dan zijn ‘oortjes op luisteren’, vraagt door en probeert de ON-redenen te achterhalen waarom een werknemer iets niet kent, kan, weet of wil. Voorbeelden van ON-redenen zijn:

  1. ON-kunde
  2. ON-ervarenheid
  3. ON-zekerheid
  4. ON-vermogen
  5. ON-macht
  6. ON-zin
  7. ON-gein
  8. ON-verschillig
  9. ON-geïnteresseerd

De eerste drie ON-redenen duiden op gebrek aan kennis en ervaring. Met training en begeleiding (op de werkplek) kan de werknemer de werkprestaties gaan leveren die van hem worden verwacht. Bij redenen 4 en 5 wil en kan de werknemer zijn taken wel uitvoeren, maar het ontbreekt hem aan tijd of de werkbelasting is te hoog. Ook kunnen de werkomstandigheden of werkverhoudingen een reden zijn dat de werknemer verzaakt.

Bij de laatste vier ON-redenen is er spraken van een motivatie-vraagstuk. De werkinhoud zorgt ervoor dat de werknemer er met zijn pet naar gooit. Het ontbreekt hem aan werkbeleving. Als er sprake is en blijft van echte ON-wil dan is het tijd voor een correctiegesprek.

5. Stel je kwetsbaar op

Vraag je werknemers om feedback. Stel vragen als:

  • wat spreekt je aan in mijn stijl van leidinggeven?
  • wat zou ik vaker moeten doen?
  • wat mis je?
  • wat kan beter?

Als je je als leidinggevende kwetsbaar opstelt, dan is de kans groter dat je werknemers dit ook doen en niet hun gemaakte fouten onder het tapijt vegen. Werknemers zullen ook eerder met een (hulp)vraag komen. Maar bovenal is het heel waardevol voor jezelf. Leiding geven is een vak en met de feedback van werknemers kun je dit ambacht nog beter in de vingers krijgen.

Over Jacco van den Berg

Jacco van den Berg

Jacco van den Berg traint en adviseert leidinggevenden en HR-professionals op leiderschapsontwikkeling en het voeren van gesprekken.

20 juli 2017

Elke week een update

Wil je nieuws, tips, handige informatie en inspiratie van ons ontvangen? Meld je dan aan voor de nieuwsbrief Ondernemen Met Personeel. Je ontvangt de nieuwsbrief daarna elke week gratis in je mailbox.

 

Ik wil graag gratis tips

* Je hoeft alleen maar je mailadres in te vullen

Ben jij klaar voor (meer) personeel?

X
klaar voor meer personeel

Vul de checklist in en je weet het binnen enkele minuten.

Start

Je ontvangt na afloop een persoonlijk rapport met tips.