Veel leidinggevenden vinden functioneringsgesprekken lastig. Toch is dit een onmisbaar instrument voor iedere onderneming met personeel. Een stappenplan om het gesprek voor te bereiden en in goede banen te leiden.
Wat is een functioneringsgesprek?
Een functioneringsgesprek is een open en gelijkwaardig gesprek tussen een leidinggevende en een medewerker. Het is gericht op het verbeteren van het functioneren van de medewerker. Ook moet het zorgen voor een betere samenwerking met de leidinggevende. Dat gebeurt als onderdeel van de jaarlijkse gesprekscyclus, waarin je onder meer ook een beoordelingsgesprek houdt.
Verschil met een beoordelingsgesprek
Een functioneringsgesprek heeft veel weg van een beoordelingsgesprek. Het gaat in beide gevallen om het functioneren van de werknemer. Er is alleen een belangrijk verschil: bij een functioneringsgesprek gaat het om tweerichtingsverkeer. Want zowel de ondernemer als de werknemer dragen gesprekspunten aan bij het functioneringsgesprek.
Voordelen voor MKB-ondernemers
Gelukkig houden steeds meer kleine bedrijven in het MKB functioneringsgesprekken. Het voeren van deze gesprekken heeft veel voordelen. Wat leveren functioneringsgesprekken op voor MKB-ondernemers?
-
Effectieve samenwerking
Onderlinge afstemming tijdens functioneringsgesprekken zorgt voor een effectieve samenwerking. Natuurlijk zul je al het een en ander met elkaar afstemmen. Maar met functioneringsgesprekken heb je hiervoor een vast moment en voorkom je dat dit tussen neus en lippen door gebeurt. -
Goed personeelsbeleid
Functioneringsgesprekken zijn een essentieel onderdeel van goed personeelsbeleid. Dit kan uiteindelijk bijdragen aan een succesvol bedrijf. Als je wilt weten wat nog meer belangrijk is, doe dan de checklist Ben jij klaar voor (meer) personeel? Na afloop ontvang je een persoonlijk rapport met tips. -
Volledig personeelsdossier
Een volledig personeelsdossier is nodig om het functioneren van je werknemers op een goede manier vast te leggen. Dat betekent onder meer dat je functioneringsgesprekken houdt en daarvan gespreksverslagen maakt. Die kunnen later nodig zijn om eventueel disfunctioneren aan te tonen.
Voorbereiding functioneringsgesprek
De voorbereiding bestaat uit de volgende stappen:
Stap 1. Informatie verzamelen
Kijk eerst naar de afspraken die je tijdens het planningsgesprek hebt gemaakt. Is je werknemer op de goede weg of is bijsturing nodig? Verzamel ter ondersteuning zo veel mogelijk concrete informatie over het functioneren van je medewerker. Dat doe je het liefst het hele jaar door, bijvoorbeeld in een document dat je regelmatig bijwerkt. Ook kun je e-mailcorrespondentie, vergaderverslagen en rapporten erbij nemen.
Heb je personeel in dienst?
Dat is goed nieuws, want daarmee bouw je aan de continuïteit van je bedrijf. Met dit complete pakket aan personeelsverzekeringen dek je de risico’s af en zorg je goed voor je personeel.
Stap 2. Lijst met gesprekspunten opstellen
Op basis van je observaties stel je een lijst met gesprekspunten op. Ieder punt licht je kort toe. Je medewerker maakt in dezelfde periode een eigen lijst met gesprekspunten.
Stap 3. Gesprek voorbereiden
Een week voor het functioneringsgesprek stuur je elkaar de lijst met gesprekspunten toe. Beide partijen kunnen zich nu op het gesprek voorbereiden en nadenken over eventuele verbetermogelijkheden.
Let op
Zorg ervoor dat de lijst met gesprekspunten niet als een totale verrassing komt. Als het goed is, heb je eventuele knelpunten tussentijds al aan de orde gebracht. Wacht er niet mee tot het functioneringsgesprek.
Voorbeeld functioneringsgesprek voeren
Tijdens het gesprek kun je de volgende stappen doorlopen:
Stap 1. Opening
Stel je medewerker eerst op zijn gemak door in te gaan op het doel van het gesprek. Leg uit dat het gaat om een verbetering van zijn functioneren en van de onderlinge samenwerking. Ook neem je de agenda door en vertel je hoe lang het gesprek duurt.
Stap 2. Inleiding
Gebruik de afspraken van het vorige functioneringsgesprek als startpunt. Als blijkt dat afspraken niet zijn nagekomen, probeer je erachter te komen hoe dat komt. Vraag door met de LSD-methode (Luisteren, Samenvatten en Doorvragen).
Stap 3. Punten medewerker
Geef je medewerker nu de ruimte om zijn eigen punten met jou te delen, ook als het gaat om kritiek op jou als leidinggevende. Hiermee kun je wellicht je functioneren als leidinggevende verbeteren. Ga in op kritiek zonder je meteen te verdedigen en geef aan dat je op zoek gaat naar een oplossing. Ook hierbij gebruik je de LSD-methode.
Stap 4. Punten leidinggevende
Benoem bij deze stap de dingen die goed gaan en geef eventueel een compliment. Daarnaast bespreek je uiteraard wat niet goed gaat of nog beter kan. Doe dit op een constructieve manier. Als een probleem of een fout naar voren komt, vraag je de medewerker om als eerste met een oplossing te komen. Dit legt de verantwoordelijkheid bij de medewerker en vergroot het draagvlak van de oplossing.
Stap 5. Afspraken maken
Maak ten slotte heldere afspraken, die je nog eens samenvat. Deze leg je schriftelijk vast, bijvoorbeeld met een standaardformulier. Beide partijen zetten hier hun handtekening onder. Het formulier neem je vervolgens op in het personeelsdossier.
Let op
Het is belangrijk dat beide partijen de afspraken ook echt nakomen. Het functioneringsgesprek verliest namelijk zijn waarde als het uiteindelijk toch niet leidt tot verbeteringen.
Tip
Expert Jacco van den Berg geeft 5 praktische tips voor het functioneringsgesprek.