8 tips voor een goed ontslagdossier

24 januari 2017
Ontslagdossier

Als een werknemer zich misdraagt of voortdurend slecht presteert, kun je hem ontslaan. Je moet dan wel aantonen dat het ontslag terecht en onvermijdelijk is. Dat lukt alleen als je een goed ontslagdossier hebt opgebouwd. Deze tips helpen je daarbij.

Ontslagdossier

Met de invoering van de Wet werk en zekerheid is de ontslagbescherming van werknemers flink aangescherpt. Wil je bijvoorbeeld een werknemer ontslaan wegens disfunctioneren, dan moet je met harde bewijzen komen dat je werknemer niet voldoet aan de functie-eisen.

Kun je dat niet, dan zal de kantonrechter jouw ontslagreden niet accepteren. Wel is de kans groot dat hij het dienstverband ontbindt vanwege een verstoorde arbeidsrelatie. Voor jou is dit ongunstig, want je betaalt dan een hogere ontslagvergoeding. Dit kun je voorkomen met een goed ontslagdossier.

Wat is een ontslagdossier?

Het ontslagdossier is een document of map waarin je nauwgezet het ontslag van een werknemer voorbereidt. Dit doe je door schriftelijke bewijzen te verzamelen, bijvoorbeeld van het slechte functioneren of het wangedrag van een werknemer. Dat kunnen verslagen zijn van functionerings- of beoordelingsgesprekken, klachten of officiële waarschuwingen aan het adres van de werknemer, maar ook e-mails of WhatsApp-berichten.

Belangrijk is dat je niet alleen de fouten en tekortkomingen van de werknemer in het dossier opneemt. De kantonrechter wil in het dossier ook terugzien wat jij hebt gedaan om het functioneren of het gedrag van je werknemer te verbeteren. Je mag iemand namelijk pas ontslaan als je er alles aan hebt gedaan om hem binnen je bedrijf te houden. Verbeter- en begeleidingsplannen, coachings- en trainingsverslagen en tussentijdse evaluaties horen daarom ook thuis in het ontslagdossier.

Tips voor een goed ontslagdossier

1. Zorg dat het personeelsdossier op orde is

Een goed ontslagdossier begint met een goed personeelsdossier. Je bent als werkgever verplicht om voor elke werknemer een personeelsdossier aan te leggen. Naast de persoonlijke gegevens van de werknemer bevat dit dossier een heldere functie- en taakomschrijving, verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken en informatie over zaken als promoties of disciplinaire maatregelen. Een personeelsdossier dat up-to-date is, vormt een prima basis voor een ontslagdossier. Je hoeft niet vanuit niets te beginnen, maar kunt eenvoudig informatie toevoegen. Het personeelsdossier wordt zo een ontslagdossier.

2. Breng je werknemer tijdig op de hoogte

Zodra voor jou duidelijk is dat een werknemer niet voldoet, moet je hem hiervan op de hoogte brengen. Leg uit waarom jij vindt dat hij niet goed functioneert. Geef hiervan ook voorbeelden en maak duidelijk wat hij moet doen om dit te verbeteren. Benoem hierbij concrete doelen of resultaten. Maak een verslag van dit gesprek en laat hem dit ‘voor gezien’ ondertekenen. Je hebt dan al een eerste bewijs voor het ontslagdossier, terwijl je in dat stadium misschien nog niet eens aan ontslag denkt.

Let op

Wacht niet tot het beoordelingsgesprek om een werknemer aan te spreken. Als een onverwacht slechte beoordeling tot een arbeidsconflict leidt en het komt tot ontslag zonder dossier, kan de rechter je een schadevergoeding opleggen.

3. Neem de tijd voor de opbouw van het ontslagdossier

Het opbouwen van een ontslagdossier kost tijd. Je moet immers voldoende feiten en bewijzen verzamelen om de kantonrechter te overtuigen. Bovendien moet je werknemer de kans krijgen om zijn functioneren te verbeteren, eventueel via een training of een coachingstraject. De rechter stelt geen termijn voor de dossieropbouw, maar je moet rekenen op zeker drie tot zes maanden.

Let op

Sommige cao’s bevatten aanvullende regels voor het opbouwen van ontslagdossiers. Check vooraf of dit ook geldt voor de cao van jouw bedrijfstak.

Wil je weten welke documenten je kunt opnemen in een ontslagdossier? Gebruik dan de handige checklist hieronder.

Checklist dossieropbouw
De volgende bewijsstukken kun je opnemen in het ontslagdossier:
  • verslagen functionerings- / beoordelingsgesprek
  • tussentijdse evaluaties / eindevaluatie
  • verbeterplan / coachingsplan / begeleidingsplan
  • coachings- / trainingsverslagen
  • scholing / cursus
  • disciplinaire maatregelen / (officiële) waarschuwingen
  • verklaringen / klachten
  • e-mails / WhatsApp-berichten
  • foto’s

4. Houd het ontslagdossier concreet en objectief

Bedenk dat de bewijslast voor disfunctioneren of wangedrag van een werknemer bij jou ligt. Je zult de kantonrechter moeten overtuigen met concrete voorbeelden van situaties waarin je werknemer tekortschoot of over de schreef ging. Gebruik daarom geen subjectieve omschrijvingen als ‘gebrek aan motivatie’ of ‘communicatief niet sterk’. Gebruik in plaats daarvan bijvoorbeeld een e-mail van een klant waaruit blijkt dat een order is afgeketst door slechte communicatie van je werknemer.

5. Neem klachten van derden op in het ontslagdossier

Als een werknemer niet goed functioneert, kunnen anderen daar ook last van hebben. Het is goed om dit te inventariseren en mee te nemen in het ontslagdossier. Zet eventuele klachten van collega’s, klanten of andere externe contacten op papier. Bespreek de klachten en mogelijke verbeterpunten met je werknemer. Laat hem ook zijn kant van het verhaal vertellen, wellicht heeft hij een andere kijk op de zaak. Maak hiervan een verslag en neem dit op in het ontslagdossier. Is de klacht zo ernstig dat je je werknemer een officiële waarschuwing geeft? Zet die dan ook op papier en voeg hem toe aan het dossier.

Welke risico's loop ik?

Wil je weten waar je in jouw bedrijf op moet letten? Een Erkend MKB-adviseur kan je helpen. Hij brengt de risico’s in je bedrijf in kaart en geeft advies om deze te beperken of af te dekken.

Vraag het een adviseur

6. Leg ook het verbeterplan vast in het ontslagdossier

Je werknemer moet de kans krijgen om zijn functioneren te verbeteren. De kantonrechter wil ook jouw rol daarin kunnen beoordelen. Het is dus raadzaam om een verbeterplan op te stellen en dit toe te voegen aan het ontslagdossier. Zet in het plan welke doelen de werknemer moet behalen, hoe jij hem daarbij ondersteunt en met welke middelen (training, coaching) je dit zult doen. Houd tijdens het verbetertraject geregeld evaluatiegesprekken. Zet de uitkomst daarvan op papier en stop dit ook in het dossier. Uiteraard geldt dit ook voor de eindevaluatie.

7. Laat je werknemer alle verslagen voor het ontslagdossier ondertekenen

Naast de genoemde documenten horen uiteraard ook de verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken en van andere gesprekken met je medewerker thuis in het ontslagdossier. Het is van belang dat hij zelf alle verslagen ook toegestuurd krijgt, met het verzoek om ze ‘voor gezien’ te tekenen. Hij is niet verplicht om ‘voor akkoord’ te tekenen, dus het heeft ook geen zin om hem dat te vragen. Verstuur de stukken aangetekend of geef ze persoonlijk aan hem af, dan weet je zeker dat hij ze ontvangt.

8. Bewaak in het ontslagdossier de privacy van de werknemer

Wat betreft de privacy gelden voor het ontslagdossier dezelfde regels als voor het personeelsdossier. Dat betekent dat je zorgvuldig met de gegevens van je werknemer moet omgaan en dat je niet iedereen toegang tot het dossier mag geven. Ook mag je alleen zaken vastleggen die van belang zijn voor het mogelijke ontslag van je werknemer. En uiteraard moet je het ontslagdossier goed beveiligen tegen datalekken, verlies of diefstal.

24 januari 2017

Elke week een update

Wil je nieuws, tips, handige informatie en inspiratie van ons ontvangen? Meld je dan aan voor de nieuwsbrief Ondernemen Met Personeel. Je ontvangt de nieuwsbrief daarna elke week gratis in je mailbox.

 

Ik wil graag gratis tips

* Je hoeft alleen maar je mailadres in te vullen

Ben jij klaar voor (meer) personeel?

X
klaar voor meer personeel

Vul de checklist in en je weet het binnen enkele minuten.

Start

Je ontvangt na afloop een persoonlijk rapport met tips.