Studiekostenvergoeding personeel, dit zijn de regels

Ga er maar eens aan staan: elke medewerker een opleidingsbudget geven. In de huidige marktomstandigheden met torenhoge kosten en herstelwerkzaamheden vanuit de coronacrisis is dat misschien ook voor jou een uitdaging.

Aan de andere kant moet je door de krappe arbeidsmarkt behoorlijk wat uit de kast halen om überhaupt personeel te vinden. Hoe past een studiekostenvergoeding in deze context?

Waarom een studiekostenvergoeding geven?

Nederland steekt niet voor niets 1,2 miljard euro in leren en ontwikkelen. Los van marktomstandigheden moet iedereen zich zijn hele leven blijven ontwikkelen om actief te kunnen blijven op de arbeidsmarkt. Daar heb je als werkgever een belangrijke rol en verantwoordelijkheid in. Training en opleiding spelen daarin een sleutelrol.

Redenen voor studiekostenvergoeding

Wat zijn een paar redenen om de scholing van werknemers te betalen?

• Beter personeel. Goed opgeleide medewerkers functioneren beter. Ontwikkeling van competenties maakt personeel veelzijdiger en diverser. Het bewijst dat je investeert in duurzame inzetbaarheid, wat trouwens ook zorgt voor happy medewerkers.
• Sterkere motivatie. Medewerkers die een intrinsieke motivatie hebben om te leren moet je stimuleren. Je legt daarmee een belangrijk deel van de verantwoordelijkheid lager in de organisatie. In plaats dat jij anderen moet motiveren, worden kansen in de markt sneller ontdekt door je eigen personeel.
• Specialisatie. Als je bedrijf zich gaat richten op een bepaalde deelmarkt of nieuwe producten en diensten ontwikkelt, moet je je organisatie daarvoor klaarstomen. Geef je medewerkers de tools die ze nodig hebben om zich te specialiseren.
• Personeels­verloop verlagen. Goede secundaire arbeidsvoorwaarden maken in een krappe arbeidsmarkt een belangrijk verschil. Als je medewerkers de kans biedt hun competenties te ontwikkelen, zul je een gewilde werkgever zijn.
• Employer branding. Als een potentiële nieuwe medewerker zonder één gesprek met je te voeren al kan zien dat jouw bedrijf de kans tot ontwikkelen biedt, sta je met 1-0 voor op je concurrenten. Maar vergeet ook niet dat huidige medewerkers tevredener zullen zijn, en daarmee ambassadeurs worden van je bedrijf.

Studiekostenvergoeding verplicht?

Sinds 1 augustus 2022 is in veel gevallen een studiekostenvergoeding verplicht. Op die datum is de EU-richtlijn transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden ingegaan. Als je werknemer een cursus of opleiding moet volgen om 1) zijn huidige functie te kunnen blijven uitvoeren of 2) die nodig heeft om in de toekomst bij je te kunnen blijven werken, ben je verplicht deze te vergoeden.

Krijg grip op personeels­kosten

Lees het gratis whitepaper met daarin de waarde van personeel, alle personeels­kosten op een rij en 5 manieren om te besparen.

Download gratis PDF

Regels vergoeding studiekosten

Los van de vele voordelen van scholing en de maatschappelijke verantwoordelijkheden die je hebt om ontwikkeling te stimuleren, is het in veel gevallen ook gewoon verplicht om een opleiding te vergoeden. Hoe zit dat in elkaar?

Verplichte scholing moet altijd vergoed worden

Sommige opleiding is wettelijk of door de cao verplicht gesteld, de zogenoemde scholingsplicht. Die plicht bestaat al sinds 2015, maar sinds 1 augustus 2022 ben je altijd verplicht de kosten voor trainingen op het gebied van veiligheid en vakbekwaamheid te vergoeden.

Onder verplichte scholing hoort ook alle training die een medewerker moet volgen om zijn of haar werk goed te blijven doen. Daaronder vallen ook verbetertrajecten zodat de medewerker in dienst kan blijven of op termijn een andere functie kan vervullen.

Welke studiekosten moet je vergoeden?

De volgende kosten vallen onder de studiekostenvergoeding:

• Studiemateriaal
• Les- en examengelden
• Reiskosten

Let op: in het geval van verplichte scholing vergoedt je ook de studietijd. Als het mogelijk is moet de scholing onder werktijd plaatsvinden. Als dat niet kan en de opleiding wordt buiten werktijd gevolgd, dan moet je loon doorbetalen.

Subsidies voor scholing 

Verplichte scholing moet je dus altijd vergoeden. Gelukkig zijn er heel wat regelingen om zowel verplichte als niet-verplichte scholing gesubsidieerd te krijgen. Een greep uit de mogelijkheden:

1. STAP-budget 
   Via het STAP-budget is het mogelijk studiekosten vergoed te krijgen door de overheid. Deze subsidie bevat een jaarlijks budget van maximaal 1.000 euro, inclusief btw. Extra kosten moet je zelf of je werknemer vergoeden.
2. SLIM-regeling 
   Tot 25.000 euro opleidingsbudget kun je aanvragen via de Stimuleringsregeling leren en ontwikkelen in mkb-ondernemingen. Met dit budget kun je een opleidingsplan opstellen voor je bedrijf en adviezen financieren voor elke werknemer. Hiermee kun je scholing dus een strategische plek in je bedrijfsplan geven.
3. Nederland leert door 
   Meer dan 800 trainingen zijn gratis te volgen via de subsidieregeling NL leert door. De cursussen zijn gericht op het versterken en ontwikkelen van vaardigheden. Je medewerker zou die kunnen volgen als onderdeel van je opleidingsplan.
4. O&O-fonds 
   Veel brancheorganisaties bieden via een eigen fonds ook erkende opleidingen aan. Dit zogeheten O&O-fonds (Opleidings- en Ontwikkelingsfonds) zorgt ervoor dat je niet alles zelf hoeft te betalen. Check je cao voor de mogelijkheden.

Studiekostenbeding maken

Als je geen gebruik kunt maken van subsidiemogelijkheden, kun je ervoor kiezen om zelf de opleiding van je medewerker te vergoeden. Het is belangrijk om dan duidelijke afspraken met elkaar te maken en die op papier vast te leggen. Dat doe je in een studiekostenbeding. Hoe gaat dat in z'n werk?

Wat is een studiekostenbeding?

In een studiekostenbeding leg je afspraken met je werknemer vast over gemaakte studiekosten voor een niet-verplichte opleiding. Daarmee kun je voorkomen dat een werknemer een dure opleiding volgt en na afronding met alle opgedane kennis wegloopt.

Voorbeeld studiekostenbeding

In een studiekostenbeding leg je de volgende punten vast:

• Het vergoede bedrag. Je bepaalt daarbij ook of je alles of een gedeelte van de kosten voor jouw rekening neemt.
• Verplichting tot afronding. De werknemer doet er alles aan om de opleiding af te ronden. Je medewerker betaalt alleen een deel van de kosten terug als hij of zij zelf ontslag neemt, of een verlenging van een tijdelijk contract niet accepteert.
• Periode van voordeel. Hoe lang heeft je werknemer profijt van de training? Als jullie binnen die periode uit elkaar gaan, gaat de terugbetalingsregeling in.
• Terug te betalen kosten. Welk bedrag moet de werknemer terugbetalen? Dat kan het hele bedrag zijn tijdens of direct nadat de studie is afgerond. Voor de periode daarna gebruik je een glijdende schaal: hoe langer de opleiding is afgerond, hoe lager het bedrag dat terugbetaald moet worden. Dit kun je bijvoorbeeld vastleggen met een percentage dat stapsgewijs over de periode van voordeel wordt afgebouwd.

Hoe pas je dit toe in het contract? Bekijk voorbeelden van een arbeidscontract.

Bestaande studiekostenbedingen aanpassen

Met ingang van de nieuwe wet transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden is de reikwijdte van een kettingbeding dus beperkt. In bepaalde gevallen worden bestaande bedingen nietig verklaard. Wanneer moet je een studiekostenbeding aanpassen?

• Als verplichte scholing is opgenomen, waarbij de kosten voor rekening van de werknemer komen.
• Ook verrekeningen met loon, uitkeringen of een transitievergoeding is niet toegestaan bij verplichte scholing.

Al met al is een goed overwogen opleidingsbeleid dus erg belangrijk. Geef het als goed werkgever de plek die het verdient, want het zal ertoe bijdragen dat je je werknemers behoudt.

Groeien met personeel

Samen met personeel werk je aan de groei van je bedrijf. Wil je weten wat daarbij in de weg kan staan? Met een adviseur breng je dit in kaart.

Ik wil advies

Vragen over studiekostenvergoeding

• Wat zijn de regels voor studiekosten vergoeden?

  Je moet als werkgever alle kosten voor verplichte scholing en opleiding vergoeden. Dit komt door de richtlijn transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden die is ingegaan op 1 augustus 2022. Voor opleidingen en trainingen waar je werknemer zelf voor mag kiezen, kun je onderling afspraken maken over een studiekostenvergoeding.

• Hoe werkt de scholingsplicht?

  Volgens de scholingsplicht moet je een werknemer in staat stellen opleidingen, cursussen en trainingen te volgen die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de functie. Voor sommige beroepen is specifieke scholing verplicht.

• Wie betaalt de scholing van personeel?

  Verplichte scholing moet je als werkgever volledig vergoeden. Je mag bij ontslag de gemaakte kosten ook niet terugvragen. Verder kun je zelf afspraken maken met je werknemer over het (deels) vergoeden van opleidingskosten. Leg dit goed vast in het arbeidscontract.

• Welke wetten zijn er voor werkgevers?

  De belangrijkste wetten voor werkgevers zijn onderdeel van het arbeidsrecht. Het is belangrijk om zelf op de hoogte te blijven van wetswijzigingen voor bedrijven. Schakel eventueel de hulp in van een jurist of een belastingadviseur bij het correct toepassen van nieuwe wetten in 2022 en 2023. Houd ook je werknemers op de hoogte van veranderingen die voor hen van belang zijn. Pas waar nodig je contracten en personeels­reglement aan.