Hoeveel vakantietoeslag uitbetalen en wanneer?

1. Welke regels gelden er voor vakantietoeslag?

• De regels voor de vakantietoeslag staan in de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag. Daarin staat hoeveel je minimaal moet betalen en wanneer. Alle bedrijven in Nederland moeten zich houden aan deze regels.
• Daarnaast moet je rekening houden met een eventuele verplichte cao. In die cao kunnen afwijkende regels staan, bijvoorbeeld over de hoogte van de toeslag en het tijdstip van uitbetalen.

Overzicht cao's

Welke cao is van toepassing op jouw bedrijf? Bekijk een overzicht van cao's per branche.

Is er geen cao voor jouw bedrijf? Dan mag je zelf afspraken over vakantietoeslag maken met je werknemer. Je moet dan wel voldoen aan de wettelijke regels.

Loonheffingen afdragen

Arbeidsjurist Monique van de Graaf: 'Vakantiebijslag is feitelijk een stuk (uitgesteld) loon. Er moeten daarom loonheffingen over worden afgedragen. Loonheffingen is de verzamelterm voor loonbelasting, premies volks­verzekeringen en premies werknemers­verzekeringen'.

2. Wat is het verschil tussen vakantiebijslag, vakantiegeld en vakantietoeslag?

In de wet wordt gesproken over vakantiebijslag. Dit is hetzelfde als vakantietoeslag.

De veelgebruikte term vakantiegeld gaat eigenlijk over iets anders. Vakantiegeld is namelijk het normale loon dat een werknemer ontvangt tijdens zijn vakantie. Toch wordt er steeds vaker over vakantiegeld gesproken als er vakantiebijslag wordt bedoeld.

Vakantiebijslag op loonstrook

Voorkom verwarring. Vermeld op de loonstrook duidelijk dat het gaat om 'vakantiebijslag' of 'vakantietoeslag'.

3. Hoeveel vakantiebijslag moet ik uitbetalen?

De vakantiebijslag bedraagt minimaal 8 procent van het brutojaarsalaris, tenzij anders bepaald in een cao. Sinds 1 januari 2018 moet je ook vakantiebijslag berekenen over loon door overwerk. Betaal dus tenminste 8 procent over alle gewerkte uren.

Geen bijslag over secundaire voorwaarden

Je betaalt geen vakantiebijslag over bonussen, een 13e maand, een winstuitkering of onkostenvergoedingen. Alleen over het normale loon.

Als een werknemer meer dan drie keer het minimumloon verdient, mag je met hem afspreken dat je over het meerdere geen vakantiebijslag betaalt. 

Bekijk rekenvoorbeelden en een handige tool voor vakantiegeld berekenen.

Tips

• Onder het brutoloon vallen ook provisie (beloning voor verleende diensten), prestatiebeloning, gevarengeld en tegemoetkomingen in de hypotheek.
• Ook als een werknemer bij het einde van het dienstverband nog vakantiedagen over heeft, moet je daarover vakantiebijslag berekenen.

• Als je werknemer door ziekte maar 70 tot 90 procent van zijn loon uitbetaald heeft gekregen, wordt daar de vakantiebijslag over berekend.

Krijg grip op personeels­kosten

Lees het gratis whitepaper met daarin de waarde van personeel, alle personeels­kosten op een rij en 5 manieren om te besparen.

Download gratis PDF

4. Wanneer moet ik de vakantietoeslag uitbetalen?

In de wet staat dat je de vakantietoeslag ten minste eenmaal per kalenderjaar moet uitbetalen. Dat gebeurt in principe in de maand mei.

Toch kiezen veel bedrijven ervoor het vakantiegeld direct mee te rekenen over alle gewerkte uren en uit te betalen bij het maandelijkse salaris.

Maandelijks een deel betalen?

Een ander tijdstip van betaling moet je schriftelijk vastleggen. Ook als je het vakantiegeld maandelijks wil uitbetalen, moet je dit op papier zetten. Dit kun je doen in de arbeids­overeenkomst.

Als een werknemer daarom vraagt, mag je ook een voorschot van de opgebouwde vakantietoeslag overmaken, maar je bent niet verplicht om aan zo'n verzoek te voldoen.

WMM

Arbeidsjurist Monique van de Graaf: 'De WMM bepaalt dat vakantiebijslag uiterlijk in de maand juni moet worden uitbetaald. Veel bedrijven betalen de vakantiebijslag al in de maand mei uit.

Er bestaat alleen recht op vakantiebijslag die daadwerkelijk is opgebouwd tussen 1 juni en 31 mei. Bij uitdiensttreding van een werknemer moet je de opgebouwde vakantiebijslag tot op dat moment uitbetalen bij het laatste salaris'.

5. Vakantiebijslag uitstellen, mag dat?

Je mag de betaling niet zomaar uitstellen. Je mag wel schriftelijk met je werknemer een ander moment van uitbetaling afspreken. Dat kan bijvoorbeeld handig zijn als je (tijdelijk) betalingsproblemen hebt.

Let op: Je werknemer moet het nadrukkelijk eens zijn met uitstel van vakantiebijslag.

Je mag een werknemer niet onder druk zetten om akkoord te gaan met je voorstel. Leg het vervolgens schriftelijk vast met een handtekening van beide partijen. 

Als je werknemer akkoord gaat met uitstel van de vakantiebijslag wordt dit gezien als een loonoffer. Lees meer over de voorwaarden voor uitstel van loon.

Compensatie van de overheid

Ben je in de problemen gekomen door een noodsituatie, zoals een overstroming of pandemie? Dan kun je via de overheid compensatie krijgen voor je loonkosten. Lees meer over werktijdverkorting.

6. Wat zijn vakantiebonnen?

Vakantiebonnen zijn een alternatieve manier om zowel de vakantietoeslag als het vakantiegeld uit te betalen. Je komt dit alleen nog tegen in enkele branches met veel kortdurende dienstverbanden.

Werknemers kunnen deze vakantiebonnen dan inwisselen bij een fonds. Hoewel dit tegenwoordig elektronisch gebeurt, wordt nog steeds over vakantiebonnen gesproken.

7. Bouwt een zieke werknemer ook vakantietoeslag op?

Als een werknemer uitvalt door ziekte, ben je verplicht om twee jaar lang het loon door te betalen. Zolang deze loondoorbetalingsplicht van toepassing is, bouwt de zieke werknemer ook vakantietoeslag op.

Net zoals bij de rest van je personeel, moet je ook een zieke werknemer zijn vakantietoeslag ten minste een keer per kalenderjaar uitbetalen.

Een zieke werknemer kan zelfs vakantie opnemen. Lees meer over vakantie tijdens ziekte.

8. Wanneer betaal je de vakantietoeslag uit bij het ontslag van een werknemer?

Neemt of krijgt een werknemer ontslag? Dan betaal je bij de eindafrekening de vakantietoeslag uit. De werknemer heeft dan recht op het tot aan de ontslagdatum opgebouwde tegoed.

Het is niet toegestaan om de vakantiebijslag op een later moment uit te betalen.

Uitbetalen bij eindafrekening

 

Hoeveel vakantiegeld krijgt iemand bij ontslag? En wanneer? Lees meer over de berekening in het artikel over de eindafrekening.

Overwerk en vakantietoeslag, hoe zit dat?

Arbeidsjurist Monique van de Graaf: 'Er is een verschil tussen overwerk en meerwerk. Bij overwerk gaat het om het meer werken dan de in de bedrijfstak gebruikelijke arbeidstijd per week. Bij meerwerk gaat het om een parttimer die meer uren werkt dan zijn contracturen.

Doordat overwerk en meerwerk sinds 1 januari 2018 onder de wet WMM vallen, ben je als werkgever ook verplicht vakantiebijslag te betalen over meerwerk en overwerk.

Tips

• In een cao kunnen afwijkende afspraken zijn gemaakt, bijvoorbeeld dat er geen of minder recht is op vakantiebijslag over een overwerkvergoeding. Een cao bepaalt vaak wat de grondslag voor de vakantiebijslag is.
• Is er geen cao (meer) van toepassing op jouw bedrijf, dan moet je als werkgever over overwerk altijd vakantiebijslag betalen. Dit geldt ook als de werknemer over overwerk meer dan 100% van zijn loon krijgt uitbetaald, wat vaak gebruikelijk is'.

9. Waarom is het belangrijk om de vakantiebijslag te reserveren?

Het uitbetalen van de vakantietoeslag leidt tijdelijk tot hogere personeels­kosten in mei. Als je die in mindere tijden ineens voor je kiezen krijgt, kan dit leiden tot een forse financiële strop.

Reserveer daarom iedere maand de vakantietoeslag waar de werknemer recht op heeft. Hiermee voorkom je financiële verrassingen en een wettelijke verhoging voor te laat uitbetalen. Deze verhoging kan oplopen tot 50 procent van het verschuldigde loon.

Houd je kosten in de hand

Bekijk een overzicht en bespaartips in het gratis whitepaper over personeels­kosten.

Besparen op onverwachte kosten

Wat zijn nog meer manieren om te besparen op je personeels­kosten? Dat doe je bijvoorbeeld met de juiste verzekeringen voor personeel. Kijk goed wat de grootste risico's zijn binnen jouw bedrijf en bepaal welke verzekeringen je nodig hebt.

Een van de belangrijkste verzekeringen voor ondernemers met personeel is de verzuim­verzekering. Daarmee krijg je compensatie voor de loonkosten tijdens ziekte. Vaak word je ook geholpen bij de verzuim­begeleiding en het voorkomen van verzuim.

Vraag aan een onafhankelijke verzekerings­adviseur wat de mogelijkheden zijn voor jouw bedrijf of vraag een offerte aan.

10. Wie controleert de betaling van vakantiebijslag?

Arbeidsjurist Monique van de Graaf: 'De Arbeidsinspectie zorgt voor de handhaving van de WMM. Als je niet voldoet aan deze wet, kan de inspecteur een boete opleggen en een last onder dwangsom toepassen. Betaal je te weinig vakantiebijslag dan legt de Arbeidsinspectie een boete op volgens de onderstaande tabel:

Daarnaast krijg je als je te weinig vakantiebijslag hebt uitbetaald ook nog een last onder dwangsom opgelegd zolang niet aan de verplichtingen is voldaan. De hoogte van de dwangsom per dag is maximaal 500 euro per werknemer voor elke dag dat de achterstallige vakantiebijslag niet is betaald. Het maximale bedrag aan dwangsom is 40.000 euro'.

Ken jij de risico's al?

Jouw bedrijf is goud waard, voorkom uitglijders. Ontdek de gevaren in de horeca, bouw, detailhandel, groothandel, persoonlijke of zakelijke dienst­verlening en beperk je risico's.

Ga voor zekerheid

Vragen over vakantietoeslag

• Wat is vakantietoeslag?

  Vakantietoeslag is de officiële term voor het extra geldbedrag dat werknemers jaarlijks ontvangen. Vakantietoeslag wordt ook wel vakantiebijslag genoemd. Vaak wordt ook de term vakantiegeld gebruikt voor de toeslag die werknemers ieder jaar krijgen. Officieel is vakantiegeld het normale loon dat een werknemer ontvangt tijdens zijn vakantie.

• Hoeveel vakantiebijslag uitbetalen?

  Volgens de wet moet je minimaal 8 procent van het brutoloon extra betalen aan vakantiebijslag. Als een werknemer meer dan 3 keer het minimumloon verdient, mag je met hem afspreken dat je alleen vakantiebijslag berekent over het bedrag tot 3 keer het minimumloon.

• Wanneer vakantietoeslag uitbetalen?

  Je moet de toeslag uitbetalen voor 31 mei, tenzij je dit anders afspreekt met je werknemers. Als een werknemer uit dienst gaat, bereken je het bedrag waar hij tot op dat moment recht op heeft. Dit bedrag betaal je direct uit, bij zijn laatste salaris of de eindafrekening.

• Heeft een zieke werknemer recht op vakantiebijslag?

  Als een werknemer uitvalt door ziekte, ben je verplicht om twee jaar lang het loon door te betalen. Zolang deze loondoorbetalingsplicht van toepassing is, bouwt de zieke werknemer ook vakantiebijslag op.

• Mag je vakantietoeslag maandelijks uitbetalen?

  In de wet staat dat je de toeslag ten minste een keer per kalenderjaar moet uitbetalen. Dat gebeurt in principe in de maand mei. Een ander tijdstip van betaling moet je schriftelijk vastleggen. Ook als je het vakantiegeld maandelijks wil uitbetalen, moet je dit op papier zetten.

• Zit er een maximum op de hoogte van de vakantiebijslag?

  Arbeidsjurist Monique van de Graaf: 'Nee, maar je mag met grootverdieners wel andere afspraken maken. Verdient je werknemer meer dan drie keer het wettelijk minimumloon, dan kun je schriftelijk afspreken dat hij geen recht heeft op vakantiebijslag over het meerdere (boven 3 X het minimumloon). Of je spreekt met hem af dat hij een lager bedrag aan vakantiebijslag krijgt. Leg dit altijd schriftelijk vast'.