Loonbelastingverklaring, wat en hoe?

25 juni 2019
Loonbelastingverklaring formulier loonbelasting

Nieuwe werknemers moeten een loonbelastingverklaring invullen. Wat is dat, waar heb je zo’n verklaring voor nodig en hoe vraag je hem aan?

Loonbelastingverklaring formulier loonbelasting

Neem je een nieuwe werknemer in dienst? Dan ben je wettelijk verplicht een aantal gegevens bij hem op te vragen die nodig zijn voor het inhouden van de wettelijke loonheffingen.

Onder loonheffingen vallen de loonbelasting, premie volksverzekeringen, premie werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet.

Formulier loonbelastingverklaring

Het is gebruikelijk om de benodigde gegevens bij je werknemer op te vragen via een speciaal formulier van de Belastingdienst. De officiële benaming voor dit formulier is ‘Model Opgaaf gegevens voor de loonheffingen’. Maar in de volksmond staat het ook bekend als de ‘loonbelastingverklaring’.

Loonbelastingverklaring, wat is dat?

De loonbelastingverklaring is een heel eenvoudig formulier. Je nieuwe werknemer hoeft slechts drie vragen te beantwoorden.

  • Bij vraag 1 moet hij zijn persoonlijke gegevens invullen: naam, adres en woonplaats, geboortedatum, BSN-nummer en telefoonnummer.
  • Bij vraag 2 moet hij aangeven of hij wil dat jij als werkgever rekening houdt met de wettelijke loonheffingskorting. En zo ja, vanaf welke datum.
  • Bij vraag 3 moet je werknemer het formulier voorzien van de datum en zijn handtekening.

Let op

Krijg grip op personeelskosten

Lees het gratis whitepaper met daarin:

  • De waarde van personeel
  • Personeelskosten op een rij
  • 5 manieren om te besparen

Download whitepaper

Sinds 1 januari 2007 ben je als werkgever niet meer verplicht het formulier van de Belastingdienst te gebruiken. Je mag ook een eigen model gebruiken, zolang je de vereiste werknemersgegevens maar vastlegt. In de praktijk blijkt echter dat veel bedrijven het formulier van de Belastingdienst zijn blijven gebruiken.

Loonbelastingverklaring, wanneer?

Je moet de bovenstaande gegevens bij een nieuwe werknemer opvragen voordat hij bij jou in dienst treedt. Uiterlijk één dag voor zijn eerste werkdag moet je over de benodigde informatie beschikken.

Tegelijk met de loonbelastingverklaring moet de werknemer een kopie van een geldig identiteitsbewijs bij je inleveren. Je bent namelijk verplicht zijn identiteit vast te stellen. Ook moet je controleren of de gegevens op de loonbelastingverklaring overeenkomen met die op het identiteitsbewijs.

Loonbelastingverklaring, hoe werkt dat?

Het opvragen, verwerken en bewaren van de gegevens van je toekomstige werknemer is heel eenvoudig. Er zijn maar een paar stappen nodig.

  1. Download het Model Opgaaf gegevens voor de loonheffingen  van de website van de Belastingdienst.
  2. Stuur het formulier naar je werknemer met het verzoek dit in te vullen en te ondertekenen. Vraag hem om het terug te sturen voordat zijn arbeidscontract ingaat en laat hem een kopie van een geldig identiteitsbewijs meesturen.
  3. Controleer de identiteit van de werknemer en ga na of alle gegevens juist zijn ingevuld.
  4. Bewaar de ingevulde loonbelastingverklaring bij de salarisadministratie.

Tip

De Belastingdienst staat toe dat je deze administratieve verplichting digitaal afhandelt. Je kunt het formulier dus zowel op papier als digitaal aan je werknemer versturen. Hij mag het zelfs digitaal ondertekenen, zolang hij maar een wettelijk erkende elektronische handtekening gebruikt.

Let op

Heb je een klein bedrijf met minder dan tien werknemers? Dan moet je de loonbelastingverklaringen van je werknemers opsturen naar de Belastingdienst om te laten controleren.

Loonbelastingverklaring niet of verkeerd ingevuld, wat nu?

Aan de hand van de ingevulde loonbelastingverklaring kun jij vaststellen welke loonheffingen en welke loonheffingskortingen je moet toepassen op het loon van je nieuwe werknemer. Voorwaarde is wel dat je werknemer de verklaring correct en naar waarheid heeft ingevuld.

Anoniementarief

Het komt voor dat werknemers onjuiste gegevens verstrekken of de loonbelastingverklaring helemaal niet terugsturen. Het is dan niet mogelijk de juiste heffingen en kortingen te berekenen. In zo’n geval moet je het zogeheten anoniementarief toepassen.

Dit betekent dat je op het salaris van je werknemer 52 procent loonbelasting en premie volksverzekeringen moet inhouden. Dit is het hoogste belastingtarief.

Bovendien moet je de premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet dan berekenen over het gehele loon. Het anoniementarief is ook van toepassing als je werknemer zich niet legitimeert.

Tip

Op de site van de Belastingdienst vind je een uitgebreid stappenplan voor het administreren van werknemersgegevens.

Hoe zorgvuldig je ook werkt, je kunt altijd te maken krijgen met schadeclaims: werknemers krijgen een ongeval of maken fouten. Deze verzekering dekt schade aan personen en zaken.

Beperk je risico

25 juni 2019

Elke week een update

Wil je nieuws, tips, handige informatie en inspiratie van ons ontvangen? Meld je dan aan voor de nieuwsbrief Ondernemen Met Personeel. Je ontvangt de nieuwsbrief daarna elke week gratis in je mailbox.

 

Ik wil graag gratis tips

* Je hoeft alleen maar je mailadres in te vullen

Welke risico’s loop ik met mijn bedrijf?

X
Maak je eigen risicochecklist

Bescherm je bedrijf, jezelf en je personeel met de juiste verzekeringen.

Download

Bonus: Maak je eigen risico-checklist