Thuiswerkvergoeding 2023, dit zijn de regels

Waarom een vergoeding voor thuiswerken?

Werknemers die thuiswerken maken vaak extra kosten. Bijvoorbeeld voor water en elektriciteit, verwarming, toiletpapier, koffie en thee. Met een thuiswerkvergoeding kun je die extra uitgaven van thuiswerkers compenseren.

Is een thuiswerkvergoeding verplicht?

Het geven van een thuiswerkvergoeding is niet wettelijk verplicht. In de cao voor jouw branche kunnen wel regels staan over het vergoeden van thuiswerken. Als er geen cao van kracht is, mag je zelf afspraken maken met je werknemers over thuiswerken en een eventuele vergoeding.

Hoewel een thuiswerkvergoeding niet verplicht is kun je hiermee wel laten zien dat je een goede werkgever bent. Je werknemers verwachten dit misschien ook. In de strijd tegen een personeels­tekort is het mogelijk een slimme manier om werknemers langer te behouden en nieuwe werknemers aan te trekken.

Ben jij een goede werkgever? Ontdek wat de wet zegt over goed werkgeverschap.

Thuiswerkvergoeding 2023

In 2023 mag je werknemers die thuiswerken een onbelaste vergoeding geven van maximaal 2,15 euro per dag. Ook als werknemers een deel van de dag thuiswerken mag je ze 2,15 euro belastingvrij uitbetalen.

Thuiswerkvergoeding 2023 hoger

In 2022 was er voor het eerst de mogelijkheid een onbelaste thuiswerkvergoeding te geven. Toen ging het om 2 euro per dag. Nu is dat dus 2,15 euro per dag.

Vaste thuiswerkvergoeding

Je mag met je werknemer afspraken maken over een vaste vergoeding op basis van zijn verwachte thuiswerkdagen per week. Dan hoef je niet per werkdag bij te houden of je werknemer thuis werkte of op kantoor.

De vaste vergoeding hoef je niet direct aan te passen als je werknemer een dagje meer of minder thuiswerkt. Wanneer dit structureel anders is, pas je de vaste vergoeding aan.

Wil je op de hoogte blijven van de actuele bedragen en wetgeving rondom de thuiswerkvergoeding? Meld je aan voor de gratis nieuwsbrief.

Thuiswerkvergoeding óf reiskostenvergoeding

Als werkgever moet je kiezen welke van de twee vergoedingen je toepast: óf de thuiswerkkostenvergoeding, óf de reiskostenvergoeding. De onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer blijft namelijk ook bestaan. Deze vergoeding was maximaal 0,19 euro per kilometer. In 2023 is dat 0,21 euro en in 2024 zelfs 0,22 euro per kilometer.

Sommige werknemers zullen een deel van de dag thuiswerken en het andere deel op kantoor. Dan bepaal je als werkgever of je voor die werkdag de onbelaste reiskostenvergoeding geeft, of de onbelaste thuiswerkkostenvergoeding.

Je kunt ook je werknemers zelf laten kiezen welke vergoeding ze liever willen. Als ze bijvoorbeeld ver van de werkplek wonen, zullen ze eerder kiezen voor de reiskostenvergoeding. Per werknemer kan dit anders uitvallen.

Rekenvoorbeelden

Hoe pas je de vergoedingen precies toe? Bekijk 3 voorbeelden in een factsheet van het ministerie van Financiën.

Thuiswerkvergoeding Belastingdienst

Als werkgever betaal je de thuiswerkvergoeding zelf. Je krijgt dit bedrag niet volledig terug van de Belastingdienst. Het voordeel is dat je geen loonheffing hoeft te betalen over de thuiswerkvergoeding van 2,15 euro per dag. Zo wil de overheid het geven van een vergoeding stimuleren. 

Je mag als werkgever ook meer dan 2,15 euro per dag vergoeden. Over het deel boven de 2,15 euro betaal je dan wel loonheffing. Bij je aangifte loonbelasting kun je precies aangeven hoeveel je hebt betaald aan vergoedingen.

Belastingen 2023

Wil je alle nieuwe regels zelf nalezen? Bekijk de wijzigingen van Prinsjesdag 2022 en het belastingplan voor 2023.

Krijg grip op personeels­kosten

Lees het gratis whitepaper met daarin de waarde van personeel, alle personeels­kosten op een rij en 5 manieren om te besparen.

Download gratis PDF

Thuiswerkplek vergoeden

Naast een vergoeding voor de doorlopende kosten van thuiswerken, kun je werknemers ook een vergoeding geven voor de inrichting van hun thuiswerkplek. Veel van deze kosten zijn ook onbelast.

De kosten voor bijvoorbeeld een bureaustoel, een computer of een telefoon vallen namelijk binnen de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling (WKR). Je hoeft er dan geen belasting over te betalen.

Verplicht thuiswerkplek vergoeden?

Net als bij de thuiswerkvergoeding ben je niet wettelijk verplicht je werknemers een vergoeding te geven voor de inrichting van hun thuiswerkplek. In een cao kunnen wel verplichtingen staan hierover.

Daarnaast moet je volgens de Arbowet elke arbeidsplaats betrekken in je arbobeleid. Ook de thuiswerkplekken. Je moet bijvoorbeeld checken of de thuiswerkplek ergonomisch is ingericht. Het is logisch dat je als werkgever voor de juiste spullen zorgt om je werknemers gezond thuis te laten werken.

Lees meer over thuiswerken en de Arbowet.

Regels voor thuiswerken in 2023

Als werkgever mag je een werknemer vragen om thuis te werken. Bijvoorbeeld als iemand zich niet laat vaccineren tegen het coronavirus. Maar je mag thuiswerken niet verplichten. 

Veel werknemers hebben de voordelen ervaren van thuiswerken en willen dan ook (deels) thuis blijven werken. Als je werknemer structureel thuis gaat werken, is het verstandig een thuiswerkovereenkomst af te sluiten. Daarin staat op welke dagen je werknemer thuis zal werken.

Verder kun je afspraken vastleggen over werktijden, bereikbaarheid en het gebruik van werkmiddelen. Leg bijvoorbeeld vast dat een werknemer de bureaustoel, laptop en telefoon van de zaak weer inlevert als hij uit dienst gaat. Dit kun je ook doen in een gebruikersovereenkomst per werkmiddel.

Een thuiswerkovereenkomst is voor tijdelijke thuiswerkers niet nodig, maar wel als iemand structureel thuis gaat werken.

Meer wetswijzigingen in 2023

In 2023 zijn er nog meer interessante ontwikkelingen op het gebied van thuiswerken. Dit zijn de belangrijkste aangekondigde wetswijzigingen in 2023 voor werkgevers:

• Meer thuiswerkvergoeding
• Uitbreiding STAP-budget
• Reiskostenvergoeding gaat omhoog
• Wet werken waar je wilt maakt thuiswerken mogelijk.

Nieuwe wetten

Blijf op de hoogte van nieuwe wetten en regels voor ondernemers met personeel. Schrijf je in voor de nieuwsbrief.

Groeien met personeel

Samen met personeel werk je aan de groei van je bedrijf. Wil je weten wat daarbij in de weg kan staan? Met een adviseur breng je dit in kaart.

Ik wil advies

Vragen over de thuiswerkvergoeding

• Is er een verplichte thuiswerkvergoeding?In de wet staat geen verplichting voor het geven van een thuiswerkvergoeding. In de cao voor jouw branche kunnen wel regels staan over het vergoeden van thuiswerken. Als er geen cao van kracht is, mag je zelf afspraken maken met je werknemers. De afspraken leg je vast in de arbeids­overeenkomst of thuiswerkovereenkomst.
• Hoe hoog is de thuiswerkvergoeding in 2023?In 2023 mag je werknemers die thuiswerken een onbelaste vergoeding geven van maximaal 2,15 euro per dag. Als je meer geeft, betaal je daarover loonbelasting. In 2022 werd de onbelaste thuiswerkkostenvergoeding voor het eerst toegepast. Toen mocht je 2 euro per dag belastingvrij vergoeden.
• Wanneer geef ik een reiskostenvergoeding?Als werkgever mag je een reiskostenvergoeding per kilometer betalen. In 2023 is dat 0,21 euro per kilometer. Hierover betaal je geen belasting. Je kunt werknemers zelf laten kiezen welke vergoeding ze liever willen: voor reiskosten of thuiswerken. Als ze bijvoorbeeld ver van de werkplek wonen, zullen ze eerder kiezen voor de reiskostenvergoeding. Per werknemer kan dit anders uitvallen. Je mag niet beide vergoedingen belastingvrij uitbetalen.