Checklist bij start nieuwe werknemer

1. Controleer de identiteit van je werknemer

Werkgevers moeten vóór de eerste werkdag de identiteit van een werknemer controleren. Dit is de identificatieplicht of verificatieplicht. Je mag dit ook doen op de eerste werkdag als je op die dag de arbeids­overeenkomst met de werknemer sluit.

Kopie identiteitsbewijs

Je bent verplicht een kopie te maken van het identiteitsbewijs (paspoort of id-kaart) en die te bewaren in de loonadministratie.

2. Meld je aan als werkgever bij je belastingkantoor

Neem je voor het eerst een werknemer in dienst? Dan ben je verplicht om je bij je belastingkantoor aan te melden als werkgever.

De Belastingdienst verstrekt dan een loonheffingennummer. Dat heb je op een later moment nodig om de aangifte loonheffingen te doen.

3. Richt je loonadministratie in

De loonadministratie brengt een aantal verplichtingen met zich mee. Je hebt de keuze tussen zelf doen of uitbesteden.

In het eerste geval werk je meestal met een salarissoftwarepakket of online applicatie en in het tweede geval besteed je het uit aan een administratiekantoor.

Test of je het zelf kunt. Volg het stappenplan loonadministratie inrichten.

Ben jij aantrekkelijk?

Hoe zorg je dat personeel gemotiveerd blijft? Laat zien dat je een goede werkgever bent. Met deze gratis test ontdek je of jij klaar bent voor nieuw personeel.

Start checklist

4. Doe een antecedenten­onderzoek

In sommige gevallen kan het wenselijk of zelfs verplicht zijn om een werknemer te (laten) screenen. Dit wordt ook wel een antecedenten­onderzoek genoemd.

VOG

Tijdens dit onderzoek kun je vragen om een Verklaring Omtrent het Gedrag.

Verder kun je nagaan of diploma’s daadwerkelijk zijn behaald. Dat doe je door de sollicitant te vragen om een digitaal uittreksel uit het diplomaregister. Lees meer over het checken van diploma's.

5. Sluit het arbeidscontract af

Alle werkafspraken zet je in de arbeids­overeenkomst. Daarin leg je zaken vast als het salaris, de toepasbaarheid van een cao en de werk- en rusttijden. Het is aan te bevelen om het contract eerst voor te leggen aan een advocaat of jurist.

Proeftijd

Als bij een ontslag of conflict blijkt dat er gebreken in staan, kan dit leiden tot problemen. Een verkeerd afgesproken proeftijd is bijvoorbeeld ongeldig, waardoor je de werknemer niet kunt ontslaan tijdens de proeftijd.

6. Stuur de werknemer relevante informatie toe

Je moet de werknemer binnen een maand na indiensttreding informeren over de volgende zaken:

• naam en woonplaats van werkgever en werknemer
• de plaats(en) van arbeid
• de functie van de werknemer of de aard van het werk
• arbeidsduur per dag of per week
• de hoogte van het salaris en de uitbetalingstermijnen
• tijdstip van indiensttreding
• duur van het contract (als dat voor bepaalde tijd is)
• (eventueel) lengte van de proeftijd
• vakantieaanspraak
• opzegtermijn
• (eventueel) (aanvullend) pensioen
• (eventueel) concurrentiebeding of relatiebeding
• toepasbaarheid van de cao

Deze gegevens mag je ook opnemen in de arbeids­overeenkomst. Is er een regeling voor arbeidsongeschiktheid en/of pensioen? Vergeet dan niet om je nieuwe werknemers op tijd bij de pensioenuitvoerder (pensioenfonds en/of verzekeraar) aan te melden.

7. Zorg voor een veilige en gezonde werkplek

Werkgevers zijn verantwoordelijk voor een gezonde en veilige werkplek. Dat geldt niet alleen voor reguliere werknemers, maar ook voor zzp’ers en uitzendkrachten.

Je moet letten op zaken als:

• werkplek en apparatuur
• lichamelijke en psychische belasting
• stoffen, straling en besmetting

Je bent daarbij verplicht om te zorgen voor deskundige ondersteuning op het gebied van ziekte­verzuim en arbeidsomstandigheden. Je kunt deze deskundigheid inhuren via een arbodienst of zelf regelen.

8. Wijs een preventiemedewerker aan

Een preventiemedewerker is op hoogte van de risico's in je onderneming en geeft hierover voorlichting. Je bent verplicht om ten minste één werknemer aan te wijzen als preventiemedewerker. Deze moet voldoende kennis en ervaring hebben om de preventietaken goed te kunnen uitvoeren.

Als je onderneming 25 werknemers of minder heeft, mag je als werkgever zelf ook preventiemedewerker zijn.

9. Stel een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie op

Iedere onderneming met personeel moet een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) hebben. Hierin leg je de risico’s voor je personeel vast en de maatregelen die je daartegen neemt.

Soort RI&E

Het soort RI&E hangt af van de grootte van je onderneming:

10. Benoem bedrijfshulpverleners

Voor de veiligheid van zowel werknemers als gasten moet je zorgen voor voldoende bedrijfshulpverleners (BHV'ers). Dit zijn werknemers die zijn opgeleid om in gevaarlijke situaties zoals brand hulp te verlenen.

Als werkgever mag je ook als BHV'er optreden, maar daarbij moet je wel zorgen voor vervanging als je afwezig bent.

Ben jij een goede werkgever? Doe de checklist Ben jij klaar voor (meer) personeel? en verbeter jezelf. 

Heb je personeel in dienst?

Dat is goed nieuws, want daarmee bouw je aan de continuïteit van je bedrijf. Met dit pakket aan personeels­­verzekeringen dek je de risico’s af en zorg je goed voor je personeel.

Zo beperk je risico's