Salarisstrook maken digitaal smartphone online loonstrook loonstrookje
Salarisstrook maken digitaal smartphone online loonstrook loonstrookje

Salarisstrook maken, 4 vragen en antwoorden

Salarisstroken maken, voor veel ondernemers is het iedere maand weer een uitdaging. Waarom eigenlijk? Wat zijn de regels? En hoe pak je het slim aan? Volg deze instructies.

Een salarisstrook wordt ook wel een loonstrook, loonstrookje of salarisspecificatie genoemd. Hierop staat het loon van een werknemer en hoe dit loon is opgebouwd.

1. Salarisstrook maken, waarom?

Volgens de wet ben je verplicht om je werknemers een salarisstrook te geven. Dat hoeft overigens niet iedere maand. De wet schrijft voor dat je een salarisstrook moet geven bij:

  • de eerste salarisbetaling.
  • iedere salarisbetaling die afwijkt van de vorige.

Toch kiezen veel werkgevers ervoor om iedere maand een salarisstrook te sturen.

Jaaropgave versturen

Aan het einde van een jaar moet je trouwens ook een jaaropgave versturen aan je werknemers. Vaak wordt dit gecombineerd met de salarisstrook van december.

kosten personeel

Krijg grip op personeels­kosten

Lees het gratis whitepaper met daarin de waarde van personeel, alle personeels­kosten op een rij en 5 manieren om te besparen.

2. Hoe maak je een salarisstrook?

De meeste bedrijven in Nederland maken gebruik van (online) software om hun salarisstroken te maken. Dit gaat grotendeels automatisch en bespaart je veel rekenwerk. De salarisstrook wordt vaak als digitaal bestand verstuurd, bijvoorbeeld als bijlage in een e-mail.

Ook heb je steeds meer online oplossingen waarbij je werknemers toegang geeft tot een portal (een beveiligde online omgeving) via een app of een website.

Salarisstroken online inzien

In dit portal kunnen je werknemers hun persoonlijke salarisstroken inzien en downloaden. Met deze optie hebben ze ook op hun smartphone of tablet direct en eenvoudig toegang tot hun actuele salarisinformatie.

Let op
Je bent verplicht om je werknemer (ook) een papieren salarisstrook te geven, behalve als je zijn instemming hebt om dit alleen digitaal te doen.

Een eis aan de digitale methode is dat je werknemer de salarisstrook moet kunnen downloaden en opslaan, zodat hij deze later kan inzien - ook als hij niet meer bij jou in dienst is.

3. Wat staat er op een salarisstrook?

Er zijn een aantal verplichte gegevens die je moet vermelden op de salarisstrook, zoals het bruto- en nettoloon. Ook moet je alle gegevens vermelden die van belang zijn voor het vaststellen van een mogelijke uitkering. 

Je mag zelf bepalen hoe je de salarisstrook vormgeeft, als de verplichte gegevens er maar op staan.

4. Zelf doen of uitbesteden aan een boekhouder of administratiekantoor?

Je kunt ervoor kiezen zelf je salarisstroken te maken. Als je niet veel werknemers hebt en je nauwkeurig kunt werken met cijfers, is dit goed te doen.

Je kunt natuurlijk ook een werknemer vragen dit te doen of een boekhouder aannemen. In alle gevallen moet je loonadministratie wel voldoen aan de regels van de Belastingdienst.

Gebruik het Stappenplan loonadministratie inrichten.

Je kunt er natuurlijk ook voor kiezen je volledige salarisadministratie uit te besteden aan een gespecialiseerd administratiekantoor. Dit is vooral interessant als je een bedrijf hebt met 10 tot 50 werknemers.

De afwegingen en aandachtspunten rondom uitbesteden, vind je in het artikel De salarisadministratie uitbesteden, hoe werkt dat?

Tips voor salarisberekening

Hoe bepaal je nu het exacte salaris van een werknemer? Een paar tips:

  • Passend salaris vaststellenZorg voor een marktconform salaris. Lees het artikel Loon bepalen voor een nieuwe werknemer.
  • Structuur in lonenZorg voor een duidelijke structuur in de salarissen van werknemers. Werk bijvoorbeeld met vaste salarisschalen. Dat geeft rust.
  • Kosten personeelNaast het salaris zijn er nog allerlei extra kosten rondom personeel. Zorg dat je dit ook in het vizier houdt. Bereken de kosten per werknemer.

Branches ondernemers

Ken jij de risico's al?

Jouw bedrijf is goud waard, voorkom uitglijders. Ontdek de gevaren in de horeca, bouw, detailhandel, groothandel, persoonlijke of zakelijke dienst­verlening en beperk je risico's.

Meest gelezen

Whitepapers en online tests