Checklist inwerkprogramma opstellen

Inwerkprogramma maken

Bij het aannemen van een nieuwe werknemer doorloop je eerst de sollicitatieprocedure: van een functieprofiel opstellen en sollicitatiegesprekken voeren tot het ondertekenden van de arbeids­overeenkomst. Nu heb je officieel een nieuwe werknemer in dienst. Gefeliciteerd!

Maar wat gebeurt er daarna? Zorg dat je nieuwe werknemer zich goed kan voorbereiden op zijn nieuwe functie, zich welkom voelt en direct aan de slag kan. Hoe krijg je dat voor elkaar? Door een goed inwerkprogramma te maken. Je kunt onderstaande onderdelen als basis nemen voor je eigen inwerkprogramma.

12 onderdelen inwerkprogramma

Waar moet een goed inwerkprogramma aan voldoen? En hoe ga je het uitvoeren? Volg deze 12 stappen en geef je nieuwe werknemer een vliegende start:

1. Welkomstbrief sturen

Met een welkomstbrief heet je de nieuwe werknemer welkom en deel je informatie over de eerste werkdag. Je verstuurt deze brief zodra de salarisonderhandelingen afgerond zijn en de inkt van het arbeidscontract droog is.

In de brief kun je onder meer vermelden dat je het nieuwe personeels­lid ziet als een aanwinst voor het team. Daarnaast is het mogelijk om de datum van de eerste werkdag te bevestigen en aan te geven bij wie de nieuwe collega zich kan melden.

Contactpersoon aanstellen

Heb je zelf geen tijd om je nieuwe werknemer stap voor stap te begeleiden? Dan kun je een contactpersoon binnen je bedrijf aanstellen die voor de persoonlijke begeleiding zorgt en de stappen in het inwerkprogramma volgt.

2. Informatiepakket delen

Bij een nieuwe baan komt veel informatie op een werknemer af. Je bewijst hem een dienst als je voorafgaand aan de eerste werkdag een (digitaal) informatiepakket toestuurt. Hij kan dan alles rustig doorlezen en vragen stellen als dat nodig is.

Neem onder meer informatie op over de geschiedenis van je bedrijf, een organogram met alle afdelingen en functies, en eventueel een cao-boekje met informatie over een eventueel verplichte cao.

3. Werkplek inrichten

Een volledig ingerichte werkplek zorgt voor een vliegende start. Zo dien je minimaal voor een werkende computer en telefoon te zorgen als de nieuwe werknemer die nodig heeft. Dat betekent dus ook dat de inlog­gegevens beschikbaar zijn en een e-mailadres is aangemaakt.

Maak je gebruik van elektronische toegangscontrole? Zorg dan dat de toegangspas beschikbaar is. Dan hoeft de nieuwe medewerker zich in de eerste dagen niet bij de receptie te melden.

Als je werknemer gebruik gaat maken van specifieke werkmiddelen, dan zorg je er ook voor dat die beschikbaar zijn. Denk bijvoorbeeld aan gereedschap en persoonlijke beschermingsmiddelen (pbm) voor veilig werken in de bouw of de juiste werkkleding voor werknemers in de horeca.

4. Aankondiging doen

Je huidige werknemers zullen zich afvragen wie dat nieuwe gezicht op de afdeling is. Vergeet daarom niet om je nieuwe medewerker alvast voor te stellen. Dat is mogelijk met een korte aankondiging die je mondeling of via de mail doet.

Laat daarbij alvast weten wie het team komt versterken en welke rol de nieuwe collega zal vervullen. Als je ook een korte beschrijving geeft van iemands achtergrond, zal de nieuwe collega niet een volslagen onbekende zijn.

5. Agenda voor inwerken

De eerste werkdag is voor veel werknemers spannend. Als je alles tot in de puntjes regelt, kun je die spanning voor een groot deel wegnemen. Stel daarom een agenda op voor deze belangrijke dag. Je kunt bijvoorbeeld een rondleiding op het programma zetten, of gesprekken inplannen met belangrijke collega's.

Houd wel in de gaten dat je de dag niet helemaal volplant, omdat je de nieuwe medewerker anders overlaadt met indrukken.

6. Welkom heten 

Een warm welkom geeft de nieuwe werknemer het gevoel dat hij er al helemaal bij hoort. Je kunt dit bereiken door op de eerste werkdag het team bij elkaar te roepen en de nieuwe collega welkom te heten.

Als je dit combineert met taart, krijgt deze gebeurtenis een feestelijk tintje. Daarnaast kun je de werkplek versieren met slingers of een bos bloemen regelen. Hiermee laat je meteen een goede eerste indruk achter bij de nieuwe medewerker. 

Heb je personeel in dienst?

Dat is goed nieuws, want daarmee bouw je aan de continuïteit van je bedrijf. Met dit pakket aan personeels­­verzekeringen dek je de risico’s af en zorg je goed voor je personeel.

Zo beperk je risico's

7. Rondleiding geven

Een rondleiding door het pand is onderdeel van bijna elk inwerkprogramma. Daarbij bespreek je natuurlijk praktische zaken, zoals de locatie van de koffieautomaat, de printer en de toiletten.

Ook kun je in het kader van bedrijfshulpverlening (BHV) aandacht besteden aan vluchtroutes in het geval van brand. Maak van de gelegenheid gebruik door ook even binnen te lopen bij de collega's van bijvoorbeeld de ICT-afdeling of de afdeling Personeels­zaken.

8. Personeels­handboek doornemen

In het personeels­handboek staan bedrijfsafspraken over personele zaken. Neem deze afspraken door met de nieuwe werknemer en geef hem de kans om hier vragen over te stellen.

Ga bijvoorbeeld in op de procedure bij het opnemen van vakantiedagen, de verlofregels, het verzuim­protocol en de terugkerende functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken. Dit geeft helderheid over de rechten, plichten en verwachtingen.

9. Huisregels bespreken

De huisregels in een gedragscode geven je personeel duidelijkheid over uiteenlopende onderwerpen. Denk aan regels over internetgebruik, het privégebruik van een telefoon van de zaak en beleid op het gebied van agressie op het werk, geweld en seksuele intimidatie.

Zorg ervoor dat de nieuwe werknemer bekend is met deze regels. Dat doe je door de huisregels te bespreken en te laten ondertekenen, zodat je dit ook op papier hebt staan.

10. Verwachtingen communiceren

Veel werkgevers hanteren een proeftijd. Is dat bij jou het geval? Zorg er dan voor dat je aan het begin van deze periode de verwachtingen duidelijk communiceert.

Plan in de eerste werkweek daarom een gesprek in over de proeftijd. Daarin bespreek je de doelen die de werknemer moet behalen en welke ondersteuning daarbij nodig is. Het voordeel is dat je hiermee allebei goed voorbereid bent op de evaluatie van de proeftijd.

11. Kennisoverdracht organiseren

De nieuwe werknemer zal specifieke kennis nodig hebben om zijn functie goed uit te oefenen. Organiseer daarom een kennisoverdracht, bijvoorbeeld door een directe collega of degene die het werk hiervoor deed.

Soms zijn ook opleidingen nodig en in dat geval is het belangrijk om daar zo snel mogelijk mee te beginnen. Financiële afspraken over opleidingen leg je vast in een zogenoemd studiekostenbeding.

Bij het aannemen van (meer) personeel moet je veel regelen. Heb jij alles op orde? Doe de online test.

12. Mentor aanstellen

Met het aanstellen van een mentor geeft je de nieuwe werknemer houvast. Hij kan dan met al zijn vragen bij één persoon aankloppen. Dit kan dezelfde persoon zijn als de contactpersoon bij stap 1, maar vanaf nu kan het ook een andere, directe collega op de afdeling zijn.

Meestal vervult een ervaren collega de rol van mentor. Door zijn ervaring is hij bekend met de taken die horen bij de functie en kan hij de nieuweling in de juiste richting sturen. Ook kan de mentor meer vertellen over de bedrijfsgewoontes en de onderlinge verhoudingen in het team. Dit vergroot de kans op een succesvolle start.

Zakelijke dienstverlener

Een beroepsfout kan je een fikse schadeclaim opleveren. Zorg dat jouw zaak blijft bestaan als het even tegenzit.

Kies voor zekerheid

Vragen over inwerkprogramma nieuwe werknemer

• Wat is een inwerkprogramma?Met een inwerkprogramma weet je precies welke stappen je moet zetten bij het inwerken van een nieuwe werknemer. Dat begint al ruim voor de eerste werkdag. Zorg voor een goed contact, geef je werknemer de nodige informatie en regel een goede werkplek en de nodige werkmiddelen. En ook vanaf de eerste werkdag volg je de stappen in het inwerkprogramma.
• Waar moet je op letten bij nieuwe werknemers?Voordat je werknemers in dienst neemt is het nuttig je te verdiepen in het arbeidsrecht. Als werkgever wil je goed voor je personeel zorgen. Je moet daarbij voldoen aan de eisen van goed werkgeverschap. Volg de juiste stappen in de sollicitatieprocedure en geef je werknemers waar ze recht op hebben.
• Wat kost een nieuwe werknemer? Personeel in dienst nemen kan een belangrijke investering zijn voor je bedrijf. Wat heb je precies nodig en hoe duur is een nieuwe werknemer? In het whitepaper Wat kost personeel? vind je een overzicht van de kosten per werknemer.
• Welke verzekeringen voor personeel heb je nodig? Als je werknemers in dienst neemt is het slim een aantal verzekeringen af te sluiten. Je hebt bijvoorbeeld een verzuim­verzekering nodig om je werknemers door te betalen als ze ziek zijn. Ook een ongevallen­verzekering, aansprakelijkheids­verzekering en nabestaanden­verzekering zijn nuttig. Bekijk de top 5 personeels­verzekeringen.