Checklist inwerkprogramma opstellen

1. Welkomstbrief sturen

Met een welkomstbrief heet je de nieuwe werknemer welkom en verstrek je informatie over de eerste werkdag. Je verstuurt deze brief zodra de salarisonderhandelingen rond zijn en de inkt van het arbeidscontract droog is.

In de brief kun je onder meer vermelden dat je het nieuwe personeels­lid ziet als een aanwinst voor het team. Daarnaast is het mogelijk om de datum van de eerste werkdag te bevestigen en aan te geven bij wie de nieuwe collega zich kan melden.

2. Informatiepakket toesturen

Bij een nieuwe baan komt veel informatie op een werknemer af. Je bewijst hem een dienst als je voorafgaand aan de eerste werkdag een (digitaal) informatiepakket toestuurt. Hij kan dan alles rustig doorlezen en vragen stellen als dat nodig is.

Neem onder meer informatie op over de geschiedenis van je bedrijf, een organogram met alle afdelingen en functies, en eventueel een cao-boekje met informatie over een verplichte cao.

3. Werkplek inrichten

Een volledig ingerichte werkplek zorgt voor een vliegende start. Zo dien je minimaal voor een werkende computer en telefoon te zorgen als de nieuwe werknemer die nodig heeft. Dat betekent dus ook dat de inlog­gegevens beschikbaar zijn en een e-mailadres is aangemaakt.

Maak je gebruik van elektronische toegangscontrole, zorg dan dat de toegangspas beschikbaar is. Dan hoeft de nieuwe medewerker zich in de eerste dagen niet bij de receptie te melden.

4. Aankondiging doen

Je huidige werknemers zullen zich afvragen wie dat nieuwe gezicht op de afdeling is. Vergeet daarom niet om je nieuwe medewerker alvast voor te stellen. Dat is mogelijk met een korte aankondiging die je mondeling of via de mail doet.

Laat daarbij alvast weten wie het team komt versterken en welke rol de nieuwe collega zal vervullen. Als je ook een korte beschrijving geeft van iemands achtergrond, zal de nieuwe collega niet een volslagen onbekende zijn.

5. Agenda opstellen

De eerste werkdag is voor veel werknemers spannend. Als je alles tot in de puntjes regelt, kun je die spanning voor een groot deel wegnemen. Stel daarom een agenda op voor deze belangrijke dag. Je kunt bijvoorbeeld een rondleiding op het programma zetten, of gesprekken inplannen met belangrijke collega's.

Houd wel in de gaten dat je de dag niet helemaal volplant, omdat je de nieuwe medewerker anders overlaadt met indrukken.

6. Welkom heten

Een warm welkom geeft de nieuwe werknemer het gevoel dat hij er al helemaal bij hoort. Je kunt dit bereiken door op de eerste werkdag het team bij elkaar te roepen en de nieuwe collega welkom te heten. Als je dit combineert met taart, krijgt deze gebeurtenis een feestelijk tintje.

Daarnaast kun je de werkplek versieren met slingers of een bos bloemen regelen. Hiermee laat je meteen een goede eerste indruk achter bij de nieuwe medewerker. 

Heb je personeel in dienst?

Dat is goed nieuws, want daarmee bouw je aan de continuïteit van je bedrijf. Met dit pakket aan personeels­­verzekeringen dek je de risico’s af en zorg je goed voor je personeel.

Zo beperk je risico's

7. Rondleiding geven

Een rondleiding door het pand is onderdeel van bijna elk inwerkprogramma. Daarbij bespreek je natuurlijk praktische zaken, zoals de locatie van de koffieautomaat, de printer en de toiletten. Ook kun je in het kader van bedrijfshulpverlening aandacht besteden aan vluchtroutes in het geval van brand.

Maak van de gelegenheid gebruik door ook even binnen te lopen bij de collega's van bijvoorbeeld de ICT-afdeling of de afdeling Personeels­zaken.

8. Personeels­handboek doornemen

In het personeels­handboek staan bedrijfsafspraken over personele zaken. Neem deze afspraken door met de nieuwe werknemer en geef hem de kans om hier vragen over te stellen.

Ga bijvoorbeeld in op de procedure bij het opnemen van vakantiedagen, de verlofregels, het verzuim­protocol en de terugkerende functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken. Dit geeft helderheid over de rechten en plichten.

9. Huisregels bespreken

De huisregels in een gedragscode geven je personeel duidelijkheid over uiteenlopende onderwerpen. Denk aan regels over internetgebruik, het privégebruik van een telefoon van de zaak en beleid op het gebied van agressie op het werk, geweld en seksuele intimidatie.

Zorg ervoor dat de nieuwe werknemer bekend is met deze regels. Dat doe je door de huisregels te bespreken en te laten ondertekenen, zodat je dit ook op papier hebt staan.

10. Verwachtingen communiceren

Veel werkgevers hanteren een proeftijd. Is dat bij jou het geval, zorg er dan voor dat je aan het begin van deze periode de verwachtingen duidelijk communiceert.

Plan in de eerste werkweek daarom een gesprek in over de proeftijd. Daarin bespreek je de doelen die de werknemer moet behalen en welke ondersteuning daarbij nodig is. Het voordeel is dat je hiermee allebei goed voorbereid bent op de evaluatie van de proeftijd.

11. Kennisoverdracht organiseren

De nieuwe werknemer zal specifieke kennis nodig hebben om zijn functie goed uit te oefenen. Organiseer daarom een kennisoverdracht, bijvoorbeeld door een directe collega of degene die het werk hiervoor deed.

Soms zijn ook opleidingen nodig en in dat geval is het belangrijk om daar zo snel mogelijk mee te beginnen. Financiële afspraken over opleidingen leg je vast in een zogenoemd studiekostenbeding.

Bij het aannemen van (meer) personeel moet je veel regelen. Heb jij alles op orde? Doe de online test.

12. Mentor aanstellen

Met het aanstellen van een mentor geeft je de nieuwe werknemer houvast. Hij kan dan met al zijn vragen bij één persoon aankloppen. Meestal vervult een ervaren collega de rol van mentor. Door zijn ervaring is hij bekend met de taken die horen bij de functie en kan hij de nieuweling in de juiste richting sturen.

Ook kan de mentor meer vertellen over de bedrijfsgewoontes en de onderlinge verhoudingen in het team. Dit vergroot de kans op een succesvolle start.

Zakelijke dienstverlener

Een beroepsfout kan je een fikse schadeclaim opleveren. Zorg dat jouw zaak blijft bestaan als het even tegenzit.

Kies voor zekerheid