De identificatieplicht, verplichtingen voor de werkgever

Wet op indentificatieplicht

Ons land kent vanaf 1 januari 2005 de zogeheten ‘uitgebreide identificatieplicht’. In de Wet op de identificatieplicht is vastgelegd dat iedereen in Nederland vanaf de leeftijd van 14 jaar zich op verzoek van het bevoegd gezag moet kunnen legitimeren met een geldig identiteitsbewijs.

Deze plicht tot identificatie geldt ook op de werkplek, voor zowel Nederlandse als buitenlandse werknemers.

Regels voor werkgevers

Als werkgever is het van belang om de regels rond de identificatieplicht altijd goed in acht te nemen. Zo voorkom je dat jouw bedrijf werknemers in dienst neemt die illegaal in Nederland werken.

Bovendien loop je hiermee geen risico om een boete te krijgen bij controles, bijvoorbeeld van de Inspectie SZW.

De identificatieplicht brengt voor werkgevers drie verplichtingen met zich mee:

1. Verificatieplicht

Bij het aannemen van een nieuwe werknemer moet je zijn identiteit vaststellen voordat je de arbeids­overeenkomst met de werknemer afsluit.

Klaar voor (meer) personeel?

Test jezelf en je bedrijf. Beantwoord tien vragen met ja of nee en zie direct of je klaar bent voor (meer) personeel.

Doe de checklist

Je stelt de identiteit vast door de werknemer te vragen naar zijn identiteitsbewijs en dit te controleren op echtheid en geldigheid.

Dit kan bijvoorbeeld een paspoort, identiteitskaart of vreemdelingendocument zijn. De werknemer is verplicht om een origineel document te overhandigen.

Let bij het controleren van het identiteitsbewijs op de volgende punten:

• Geldigheid: Is de vervaldatum nog niet verstreken?
• Nationaliteit: Is de nationaliteit vermeld?
• Pasfoto: Is er gelijkenis tussen de foto en de werknemer?
• Fysieke kenmerken: Komen de lengte en de leeftijd overeen?
• Handtekening: Controleer deze door de werknemer nogmaals een handtekening te laten zetten.

Rijbewijzen en verklaringen van de Belastingdienst voldoen niet aan de eisen voor de verificatieplicht. Op deze documenten staat namelijk de nationaliteit niet vermeld.

2. Bewaarplicht

Als het identiteitsbewijs van de nieuwe werknemer in orde is, mag je hem in dienst nemen. De volgende stap is dat je een kopie maakt van het identiteitsbewijs en deze opslaat in het personeels­dossier van de werknemer.

Personeels­administratie

Je bent wettelijk verplicht een kopie op te nemen in je personeels­administratie. Bij een controle door de inspectie moet je direct de benodigde gegevens kunnen overleggen.

Zorg ervoor dat de kopie van het identiteitsbewijs duidelijk is. Het documentnummer en burgerservicenummer moeten goed leesbaar zijn en de pasfoto herkenbaar.

Je bent verplicht de kopie te bewaren tot minimaal vijf jaar na het kalenderjaar waarin de werknemer weer uit dienst gaat.

Als de werknemer tijdens het dienstverband een nieuw identiteitsbewijs krijgt, bijvoorbeeld omdat het oude verloopt, hoef je daarvan niet opnieuw een kopie te maken. Je administratie bevat een kopie van het oude document toen het nog geldig was.

3. Zorgplicht

Je werknemers moeten zich bij een eventuele controle door de inspectie kunnen identificeren. Dat betekent dat zij altijd een paspoort, identiteitskaart of ander geldig document bij zich moeten dragen.

Dit geldt voor iedereen die in jouw bedrijf werkzaam is: vaste krachten en uitzendkrachten, maar ook stagiairs en vrijwilligers. Als werkgever ben je verplicht om je werknemers hierop te wijzen.

Daarnaast heb je de plicht om ervoor te zorgen dat je medewerkers bij een controle aan hun identificatieplicht kunnen voldoen. Je moet ze bijvoorbeeld toestaan tijdelijk de werkplek te verlaten als dat voor de controle nodig is. Ook zul je moeten zorgen voor kluisjes of andere voorzieningen waarin je medewerkers hun identiteitsbewijzen veilig kunnen opbergen.

Voor identificatie op het werk volstaat ook een Nederlands of Europees rijbewijs (anders dan bij de verificatieplicht).

Identificatieplicht bij inlening

Ook als je uitzendkrachten inleent, bijvoorbeeld via een uitzendbureau, ben je verplicht om hun originele identiteitsbewijzen te controleren.

Schijnconstructies tegengaan

Je hoeft er echter geen kopie van te maken en te bewaren. Hierop is één uitzondering: bij ingeleende werknemers van buiten de EU geldt wel de verplichting om een kopie van het identiteitsbewijs in de administratie op te slaan. De overheid wil hiermee zogeheten schijnconstructies tegengaan.

Controles op het werk

Zorg dat je de regels rond de identificatieplicht goed toepast. Het kan je veel geld besparen. De Inspectie SZW, de Vreemdelingenpolitie, het UWV en de Belastingdienst voeren geregeld controles uit.

Je bent dan verplicht om je administratie te laten zien. Als deze niet in orde is, kun je een boete krijgen. Bij illegale arbeid bedraagt de boete 8000 euro per illegale werknemer. Als werknemers zich niet kunnen identificeren, worden zij eventueel meegenomen naar het politiebureau. Voor de niet-gewerkte uren krijg je geen vergoeding.

Identiteitsbewijs op echtheid controleren

Je kunt identiteitsbewijzen op echtheid controleren aan de hand van een aantal kenmerken, zoals een watermerk, een voelbaar reliëf of een kinegram.

Op de website van de Rijksdienst voor Identiteits­gegevens vind je alle echtheidskenmerken overzichtelijk bij elkaar, van zowel Nederlandse als Europese reisdocumenten.

Heb je personeel in dienst?

Dat is goed nieuws, want daarmee bouw je aan de continuïteit van je bedrijf. Met dit pakket aan personeels­­verzekeringen dek je de risico’s af en zorg je goed voor je personeel.

Zo beperk je risico's