Dit zijn de regels rondom vakantiedagen

Je personeel moet voldoende de gelegenheid krijgen om ertussenuit te gaan. Door even los te komen van hun werk, kunnen zij hun batterij weer opladen. Dit kan een positieve uitwerking hebben op de werkstress die sommige werknemers ervaren. Wat is in Nederland geregeld rondom vakanties?

Regels vakantiedagen

Je hebt twee soorten vakantiedagen:

1. Wettelijke vakantiedagen
   Iedere werknemer heeft recht op wettelijke vakantiedagen. Het aantal stel je vast aan de hand van het aantal uren dat iemand per week werkt. Zo is bepaald dat een werknemer na een jaar werken aanspraak kan maken op vier keer het aantal uren dat hij per week werkt.

2. Bovenwettelijke vakantiedagen
   Veel werkgevers bieden hun personeel meer vakantiedagen dan het wettelijke minimum. Dit zijn de zogenoemde bovenwettelijke vakantiedagen. Afspraken hierover kunnen staan in een arbeidscontract of eventuele verplichte cao.

Heb je personeel in dienst?

Dat is goed nieuws, want daarmee bouw je aan de continuïteit van je bedrijf. Met dit pakket aan personeels­­verzekeringen dek je de risico’s af en zorg je goed voor je personeel.

Zo beperk je risico's

Opbouw wettelijke vakantiedagen tijdens ziekte

Zieke werknemers bouwen gewoon wettelijke vakantiedagen op. Zij hebben namelijk recht op evenveel vakantiedagen als andere werknemers. Zolang een werknemer loon ontvangt, ontvangt hij ook vakantiedagen. Dat is de basisregel.

Opbouw bovenwettelijke vakantiedagen tijdens ziekte

Hoe zit het met de opbouw van bovenwettelijke vakantiedagen tijdens ziekte? In principe geldt hetzelfde, maar als werkgever mag je hiervan afwijken als je dit schriftelijk overeenkomt (dus ook ten nadele van je werknemer).

In de cao voor jouw bedrijf of in een individuele arbeids­overeenkomst kan dus bepaald zijn dat er tijdens ziekte geen opbouw is van bovenwettelijke vakantiedagen.

Vervaltermijn vakantiedagen tijdens ziekte

Als je werknemer niet in staat is geweest zijn wettelijke vakantiedagen op te nemen, dan vervallen ze niet. Je werknemer moet dit wel kunnen bewijzen. Als een werknemer langdurig ziek is, kan informatie van de arbodienst of bedrijfsarts nodig zijn. 

Je werknemer moet kunnen bewijzen dat hij niet in staat was te werken. Dan blijven de niet-opgenomen vakantiedagen nog vijf jaar geldig.

Vakantieaanvraag indienen

De werknemer moet zijn vakantieaanvraag schriftelijk indienen. Dat kan met vakantiebriefjes, maar ook digitaal via een e-HRM-systeem. De tijdstippen van aanvang en einde van de vakantie stel je vast volgens de wensen van de werknemer, tenzij je gewichtige redenen hebt om dat niet te doen.

Verstoring bedrijfsvoering

Als de vakantie van je werknemer zou leiden tot een ernstige verstoring van de bedrijfsvoering, mag je de aanvraag afwijzen. De gevolgen van de verstoring van de bedrijfsvoering moet je steeds afwegen tegen de gevolgen die de afwijzing heeft voor de werknemer. Het is het beste om in goed overleg tot een oplossing te komen.

Hoe verloopt de vakantieaanvraag? Lees meer over slimme vakantie- en verlofregistratie.

Geen reactie op vakantieaanvraag

Het is belangrijk dat je op tijd reageert op de vakantieaanvraag van een werknemer. Je moet dit namelijk binnen twee weken doen nadat de werknemer zijn wensen schriftelijk kenbaar heeft gemaakt.

Als je als werkgever eventuele gewichtige redenen niet binnen die periode schriftelijk duidelijk maakt, dan is de vakantie vastgesteld volgens de wensen van je werknemer.

Ziek tijdens vakantie 

Wordt een werknemer ziek tijdens vakantie? Dan raakt hij de vakantiedagen waarop hij ziek is niet kwijt. Deze dagen worden namelijk gezien als ziektedagen. Je werknemer kan zijn vakantiedagen op een later moment opnemen.

Op tijd ziek melden

Je werknemer moet zich wel tijdens zijn vakantie ziek melden en niet pas daarna. De dag waarop hij zich ziek meldt geldt als eerste ziektedag. 

Net als bij een normale ziekmelding moet hij zich voor een bepaald tijdstip ziek melden. Als hij zelf niet in staat is om zich ziek te melden, dan kan een reisgenoot dit mogelijk doen. Ook moet hij bereikbaar blijven en eventueel een medische verklaring vragen bij een lokale huisarts.

Verzuim­protocol maken

Leg alle regels rondom ziekte vast. Dan weet je werknemer wat de bedoeling is. Gebruik dit handige voorbeeld verzuim­protocol.

Op vakantie tijdens ziekte?

Mag een zieke werknemer op vakantie? Het lijkt misschien gek, maar dat mag wel. In sommige gevallen kan het juist goed zijn voor het herstel van een werknemer om op vakantie te gaan.

We hebben het dan niet over vakantie tijdens een griepje of verkoudheid, maar tijdens langdurig verzuim. Bijvoorbeeld als een nuttige onderbreking van het re-integratietraject. Voorwaarde is wel dat de vakantie het herstel van je medewerker niet in de weg mag staan. Er is dan ook goedkeuring van de bedrijfsarts of arbodienst nodig.

Loondoorbetaling vakantie tijdens ziekte

Ook al is de loondoorbetaling bij ziekte teruggevallen naar 70 procent in het tweede jaar, tijdens een vakantiedag moet je 100 procent van het loon betalen.

Vervaltermijn wettelijke vakantiedagen

Wanneer vervallen wettelijke vakantiedagen? Wettelijke vakantiedagen zijn niet onbeperkt houdbaar. Je werknemer moet deze binnen zes maanden na het opbouwjaar opnemen. De wettelijke vakantiedagen die hij in 2023 heeft opgebouwd, vervallen dus op 1 juli 2024.

Deze termijn geldt niet als een werknemer redelijkerwijs niet in staat is geweest om vakantie op te nemen.

Vervaltermijn bovenwettelijke vakantiedagen

Voor bovenwettelijke vakantiedagen geldt een langere vervaltermijn. Deze extra vakantiedagen zijn vijf jaar houdbaar. De bovenwettelijke vakantiedagen die hij in 2023 heeft opgebouwd, vervallen dus pas in 2028.

Vakantiedagen uitbetalen

In sommige gevallen mag je vakantiedagen ook uitbetalen aan je werknemer. Hoe zit dat precies? Lees er meer over in het artikel Vakantiedagen uitbetalen, hoe werkt dat?.

Vakantiedagen tijdens corona

Door het coronavirus waren er veel vragen over vakantiedagen. Wat als een werknemer voor familieleden moet zorgen of als er weinig werk is, mag je hem dan vragen vakantie op te nemen?

Je mag een werknemer niet verplichten om vakantie of onbetaald verlof op te nemen, behalve als dit in zijn contract of in de cao voor jouw bedrijf staat.

1. Je kunt in sommige gevallen calamiteitenverlof of kortdurend zorgverlof geven van maximaal twee weken. Je betaalt dan minimaal 70 procent van het loon door.
2. Als de situatie dit vereist kan je werknemer ook een beroep doen op langdurend zorgverlof van maximaal zes weken. Je hoeft geen loon te betalen over deze uren.

Geef je werknemer in ieder geval de tijd om voor opvang te zorgen. Maak in overleg met je werknemer afspraken hierover en leg ze vast.

Naast deze vormen van verlof, heb je ook nog bijzonder verlof en ouderschapsverlof.

Vragen over wettelijke vakantiedagen

• Welke soorten vakantiedagen bestaan er?Je hebt wettelijke vakantiedagen en bovenwettelijke vakantiedagen. Wettelijke vakantiedagen worden vastgesteld aan de hand van het aantal uur dat iemand per week werkt. Bovenwettelijke vakantiedagen zijn vakantiedagen die een werkgever bovenop het wettelijk minimum aantal dagen geeft.
• Wat gebeurt er met de opbouw tijdens ziekte?Zieke werknemers bouwen gewoon wettelijke vakantiedagen op. Zij hebben namelijk recht op even veel vakantiedagen als andere werknemers. Over de opbouw van bovenwettelijke vakantiedagen kunnen andere afspraken staan in een arbeidscontract of cao. 
• Vakantieverzoek goedkeuren?Dat hoeft niet altijd. Bedenk wat de gevolgen zijn van de verstoring van de bedrijfsvoering. Weeg dat af tegen de gevolgen die het niet inwilligen van het verzoek heeft voor je werknemer.
• Wanneer moet ik reageren op een aanvraag?Je moet binnen twee weken reageren nadat je werknemer zijn vakantie-aanvraag heeft ingediend. Als je mogelijk gewichtige redenen niet binnen die periode schriftelijk aanvoert, dan is de vakantie vastgesteld conform de wensen van je werknemer.
• Hoe lang zijn wettelijke vakantiedagen houdbaar?Je werknemer moet wettelijke vakantiedagen binnen zes maanden na het opbouwjaar opnemen tenzij hij redelijkerwijs niet in staat is geweest om vakantie op te nemen.
• Vakantiedagen of atv-dagen geven?Naast vakantiedagen kun je atv-dagen geven in ruil voor overwerk. Dit is een mooie secundaire arbeidsvoorwaarde voor personeel. Je werknemers bouwen atv-uren op als zij overwerken en kunnen dit opsparen om een roostervrije dag te nemen.

Bron: Rijksoverheid.nl

Ken jij de risico's al?

Jouw bedrijf is goud waard, voorkom uitglijders. Ontdek de gevaren in de horeca, bouw, detailhandel, groothandel, persoonlijke of zakelijke dienst­verlening en beperk je risico's.

Ga voor zekerheid