Onkostenvergoedingen, 6 vragen van werkgevers

Onkostenvergoedingen gelden in principe als indirecte loonkosten. Dit betekent dat ze gerelateerd zijn aan de situatie van individuele werknemers. Zij ontvangen een vergoeding als compensatie voor kosten die ze hebben gemaakt bij het uitoefenen van hun functie.

Werknemers krijgen de vergoeding nadat ze een onkostendeclaratie hebben ingediend. Voorbeelden van de kosten die zij kunnen declareren zijn die voor woon-werkverkeer, studie en het gebruik van een telefoon van de zaak.

1. Vaste onkostenvergoeding, wat is dat?

Werkgevers kunnen ervoor kiezen om een werknemer een vaste onkostenvergoeding te geven om zo in één keer meerdere kosten te dekken.

Kies je voor een vaste onkostenvergoeding, dan moet het aantoonbaar zijn dat er een redelijke verhouding bestaat tussen de kosten die worden vergoed en de kosten die de werknemer daadwerkelijk maakt.

Vaste vergoeding aanpassen?

Controleer regelmatig of de onkostenvergoeding niet bovenmatig is of juist ondermaats.

Een vaste onkostenvergoeding is gebonden aan de functie die een werknemer op dat moment vervult. Krijgt hij een andere functie, ga dan na of de vaste vergoeding nog steeds van toepassing is. Pas de vergoeding eventueel aan in het arbeidscontract.

2. Wat zijn onbelaste en belaste onkostenvergoedingen?

Sommige onkostenvergoedingen worden volledig tot het loon gerekend. Over deze belaste onkostenvergoedingen worden loonbelasting en premies volks- en werknemers­verzekering ingehouden en afgedragen.

Buiten het loon (vergoeding voor gewerkte uren) zul je als werkgever niet vaak met belaste onkostenvergoedingen te maken krijgen. Zo is werkkleding niet belast, maar als je vergoedingen geeft voor sportkleding (om de werknemer fit te houden buiten werktijd) wordt dit wel aangemerkt als loon.

De meest bekende vergoedingen worden niet tot het loon gerekend. Denk aan: zakelijke reiskosten, tijdelijke verblijfskosten en kosten van 'maaltijden met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter'.​ 

De meeste vergoedingen vallen onder de zogenoemde gerichte vrijstellingen. De vergoedingen die hieronder vallen, tellen niet mee bij het belastbaar inkomen van de medewerker. Hierover worden dus geen loonbelasting en premies ingehouden.

Krijg grip op personeels­kosten

Lees het gratis whitepaper met daarin de waarde van personeel, alle personeels­kosten op een rij en 5 manieren om te besparen.

Download gratis PDF

Vergoedingen binnen werkkostenregeling (WKR)

Sinds 1 januari 2015 is voor alle werkgevers de werkkostenregeling (WKR) verplicht. Binnen de WKR behoort alles wat je als ondernemer aan een werknemer verstrekt of vergoedt tot het loon. Met uitzondering van de gerichte vrijstellingen. 

Vrije ruimte WKR 2024

Binnen de WKR kunnen werkgevers een bepaald bedrag besteden aan onbelaste vergoedingen voor werknemers. Dit is de vrije ruimte. Over het bedrag buiten de vrije ruimte moet loonbelasting worden betaald in de vorm van een eindheffing van 80 procent.

In 2023 was er sprake van een tijdelijke verhoging van de vrije ruimte. Toen bedroeg de vrije ruimte 3 procent over de eerste 400.000 euro van de totale loonsom van personeel.

Dit is de vrije ruimte voor werkgevers per 1 januari 2024:

Bekijk meer bedragen en aanpassingen voor werkgevers in het artikel over nieuwe wetten 2024.

3. Waarom is het belangrijk om onkostendeclaraties goed te regelen?

Door als ondernemer ervoor te zorgen dat je werknemers correct declareren, kun je onnodige kosten besparen. De Belastingdienst hanteert namelijk bij een foutieve declaratie de volgende rekensom: maandelijkse vergoeding x aantal werknemers x 12 maanden x 5 jaar. Dit kan een flinke correctie opleveren.

Voorkom fouten met declaraties

Door onkostendeclaraties goed op orde te hebben, voorkom je bovendien dat werknemers (al dan niet per ongeluk) fraude kunnen plegen. Bijvoorbeeld doordat ze een vergoeding aanvragen voor niet gemaakte óf persoonlijke uitgaven, of doordat ze fouten maken bij het rapporteren van uitgaven. 

4. Betaal ik de onkostenvergoeding door wanneer een werknemer ziek is?

Wanneer een werknemer door ziekte tijdelijk niet werkt, zal hij de kosten waarvoor hij een vaste onkostenvergoeding krijgt ook niet (of slechts gedeeltelijk) maken.

Je mag de vaste vergoeding een maand doorbetalen. Daarna geldt de vergoeding als belast loon, waarover je als ondernemer belasting moet inhouden.

Uitzondering hierop vormen kosten waarvan aantoonbaar is dat deze tijdens de ziekte van de werknemer doorlopen. Zoals een jaarabonnement op een vaktijdschrift dat niet (tijdig) kan worden opgezegd. Deze doorlopende kosten kunnen werkgevers wel onbelast blijven vergoeden.

Loon doorbetalen bij ziekte?

Het loon van een zieke werknemer moet je meestal wel doorbetalen in de eerste twee jaar. Lees meer over loondoorbetaling bij ziekte.

5. Onkosten declareren, hoe gaat dat in de praktijk?

Omdat er bij het declareren van onkosten nogal wat fout kan gaan, is het belangrijk heldere regels op te stellen over wat werknemers wel en niet mogen declareren en over de manier waarop ze dit vervolgens moeten doen.

Enkele tips:

• wees duidelijk over de wijze waarop werknemers hun declaraties moeten aanleveren
• verplicht hen kort na gedane uitgaven te declareren in plaats van pas een jaar later
• controleer de declaratie direct en koppel foutief ingevulde declaraties meteen terug
• maak duidelijk dat onjuist declareren niet wordt getolereerd
• laat werknemers weten op welke manier ze worden gecontroleerd

6. Hoeveel is de reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding in 2024?

Voor de reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding gelden bijzondere regels. Je mag namelijk een bepaald bedrag belastingvrij vergoeden. Hoeveel mag je werknemers geven zonder belasting te betalen?

Reiskostenvergoeding in 2024

De onbelaste reiskostenvergoeding bedroeg jarenlang 19 cent per kilometer. Door de stijgende brandstofprijzen gaat dat bedrag omhoog. In 2024 is dat 23 cent per kilometer zonder dat je daar belasting over betaalt (voor 2023 was de vergoeding 21 cent per kilometer).

Lees meer over de reiskostenvergoeding voor personeel.

Thuiswerkvergoeding in 2024

Je mag werknemers die thuiswerken een vergoeding geven voor de extra kosten die ze maken. In 2024 is de vergoeding 2,35 euro per dag zonder dat je daar belasting over betaalt (voor 2023 was de vergoeding 2,15 euro per dag). Ook als de werknemer maar een deel van de dag thuis werkt mag je de volledige vergoeding toepassen.

Lees meer over de thuiswerkvergoeding voor personeel.

Reiskostenvergoeding of thuiswerkvergoeding

Je moet als werkgever wel een keuze maken tussen de thuiswerkvergoeding en de reiskostenvergoeding. Je mag per werknemer niet beide vergoedingen onttrekken aan de loonbelasting. Kijk dus per werknemer welke vergoeding gunstiger uitpakt. 

Voor een zakelijke reis, die niet onder het woon-werkverkeer valt, mag je de thuiswerkvergoeding wel combineren met een reiskostenvergoeding.

Verkeer en vervoer

Zowel jij als jouw werknemers zijn weleens op pad. Welke zakelijke auto­verzekeringen zijn belangrijk voor jouw onderneming?

Beperk je risico's

Vragen over onkostenvergoedingen

• Hoe hoog is de reiskostenvergoeding in 2024?

  De belastingvrije reiskostenvergoeding was lange tijd 19 cent per kilometer. In 2024 zal dit 23 cent per kilometer zijn. Bedrijven mogen zelf bepalen of ze het nieuwe tarief hanteren, tenzij dit al is afgesproken in een cao, bedrijfsreglement of een arbeids­overeenkomst.

• Wanneer is een kilometervergoeding verplicht?

  Je bent niet wettelijk verplicht een kilometervergoeding te geven. Er kunnen wel afspraken gelden vanuit een verplichte cao per branche. Je bent gebonden aan die afspraken zolang de cao van kracht is. Als er geen cao van toepassing is, mag je zelf met je werknemers afspraken maken over een vergoeding voor reiskosten.

• Hoe kun je besparen op personeels­kosten?

  Er zijn slimme manieren om te besparen op de kosten van personeel. Maak bijvoorbeeld gebruik van subsidies, geef prestatieloon en beperk onnodige personeels­kosten met de juiste verzekeringen. Lees meer over slim besparen in het gratis whitepaper over personeels­kosten.

• Is er een verplichte thuiswerkvergoeding?

  In de wet staat geen verplichting voor het geven van een thuiswerkvergoeding. In de cao voor jouw branche kunnen wel regels staan over het vergoeden van thuiswerken. Als er geen cao van kracht is, mag je zelf afspraken maken met je werknemers. De afspraken leg je vast in de arbeids­overeenkomst of thuiswerkovereenkomst.

• Hoe hoog is de thuiswerkvergoeding in 2024?

  In 2024 mag je werknemers die thuiswerken een onbelaste vergoeding geven van maximaal 2,35 euro per dag. Je mag natuurlijk ook meer geven, maar daar betaal je dan wel loonheffingen over. Lees meer over de thuiswerkvergoeding in 2024.