Onkostenvergoedingen, 5 vragen van werkgevers

31 oktober 2016
Onkostendeclaratie

Welke onkostenvergoedingen zijn er? Waarom is het voor ondernemers in het MKB zo belangrijk dit goed op orde te hebben? Hoe regel je dat in de praktijk? Dit artikel beantwoordt de vijf belangrijkste vragen van werkgevers over onkostenvergoedingen.

Onkostendeclaratie

Onkostenvergoedingen gelden in principe als indirecte loonkosten. Dit betekent dat ze gerelateerd zijn aan de situatie van individuele werknemers. Zij ontvangen een vergoeding als compensatie voor kosten die ze hebben gemaakt bij het uitoefenen van hun functie.

Werknemers krijgen de vergoeding nadat ze een onkostendeclaratie hebben ingediend. Voorbeelden van de kosten die zij kunnen declareren zijn die voor woon-werkverkeer, studie en het gebruik van een telefoon van de zaak.

1. Een vaste onkostenvergoeding, wat is dat?

Werkgevers kunnen ervoor kiezen om een werknemer een vaste onkostenvergoeding te geven om zo in één keer meerdere kosten te dekken. Kies je voor een vaste onkostenvergoeding, dan moet het aantoonbaar zijn dat er een redelijke verhouding bestaat tussen de kosten die worden vergoed en de kosten die de werknemer daadwerkelijk maakt. Hiervoor moet je als ondernemer regelmatig controleren of de onkostenvergoeding niet bovenmatig is.

Een vaste onkostenvergoeding is gebonden aan de functie die een werknemer op dat moment vervult. Krijgt hij een andere functie, ga dan na of de vaste vergoeding nog steeds van toepassing is.

2. Wat zijn onbelaste en belaste onkostenvergoedingen?

Sommige onkostenvergoedingen worden volledig tot het loon gerekend. Over deze belaste onkostenvergoedingen worden loonbelasting en premies volks- en werknemersverzekering ingehouden en afgedragen. Buiten het loon (vergoeding voor gewerkte uren) zul je als werkgever niet vaak met belaste onkostenvergoedingen te maken krijgen. Zo is werkkleding niet belast, maar als je vergoedingen geeft voor sportkleding (om de werknemer fit te houden buiten werktijd) wordt dit wel aangemerkt als loon.

De meest bekende vergoedingen worden niet tot het loon gerekend. Denk aan: zakelijke reiskosten, tijdelijke verblijfskosten en kosten van 'maaltijden met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter'.​ Dit zijn enkele van de zogenoemde gerichte vrijstellingen. De vergoedingen die hieronder vallen, tellen niet mee bij het belastbaar inkomen van de medewerker. Hierover worden dus geen loonbelasting en premies volks- en werknemersverzekeringen ingehouden.

Sinds 1 januari 2015 is voor alle werkgevers de werkkostenregeling (WKR) verplicht. Binnen de WKR behoort alles (met uitzondering van de gerichte vrijstellingen) wat je als ondernemer aan een werknemer verstrekt of vergoedt tot het loon. 

Binnen de WKR kunnen werkgevers maximaal 1,2 procent van het totale fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen voor werknemers. Dit is de vrije ruimte. Over het bedrag boven de vrije ruimte moet loonbelasting worden betaald in de vorm van een eindheffing van 80 procent.

3. Waarom is het belangrijk om onkostendeclaraties goed te regelen?

Door als ondernemer ervoor te zorgen dat je werknemers correct declareren, kun je onnodige kosten besparen. De Belastingdienst hanteert namelijk bij een foutieve declaratie de volgende rekensom: maandelijkse vergoeding x aantal werknemers x 12 maanden x 5 jaar. Dit kan een flinke correctie opleveren.

Door onkostendeclaraties goed op orde te hebben, voorkom je bovendien dat werknemers (al dan niet per ongeluk) fraude kunnen plegen. Bijvoorbeeld doordat ze een vergoeding aanvragen voor niet gemaakte óf persoonlijke uitgaven, of doordat ze fouten maken bij het rapporteren van uitgaven.

4. Betaal ik de onkostenvergoeding door wanneer een werknemer ziek is?

Wanneer een werknemer door ziekte tijdelijk niet werkt, zal hij de kosten waarvoor hij een vaste onkostenvergoeding krijgt ook niet (of slechts gedeeltelijk) maken. Je mag de vaste vergoeding een maand doorbetalen. Daarna geldt de vergoeding als belast loon, waarover je als ondernemer belasting moet inhouden.

Uitzondering hierop vormen kosten waarvan aantoonbaar is dat deze tijdens de ziekte van de werknemer doorlopen. Zoals een jaarabonnement op een vaktijdschrift dat niet (tijdig) kan worden opgezegd. Deze doorlopende kosten kunnen werkgevers wel onbelast blijven vergoeden.

5. Onkosten declareren, hoe gaat dat in de praktijk?

Omdat er bij het declareren van onkosten nogal wat fout kan gaan, is het belangrijk heldere regels op te stellen over wat werknemers wel en niet mogen declareren en over de manier waarop ze dit vervolgens moeten doen. Enkele tips:

  • wees duidelijk over de wijze waarop werknemers hun declaraties moeten aanleveren
  • verplicht hen kort na gedane uitgaven te declareren in plaats van pas een jaar later
  • controleer de declaratie direct en koppel foutief ingevulde declaraties meteen terug
  • maak duidelijk dat onjuist declareren niet wordt getolereerd
  • laat werknemers weten op welke manier ze worden gecontroleerd

Brand in je winkel of een storing in je webshop kan omzetverlies betekenen. 

 

Zorg dat jouw zaak blijft bestaan als het even tegenzit.

Beperk je risico's

31 oktober 2016

Elke week een update

Wil je nieuws, tips, handige informatie en inspiratie van ons ontvangen? Meld je dan aan voor de nieuwsbrief Ondernemen Met Personeel. Je ontvangt de nieuwsbrief daarna elke week gratis in je mailbox.

 

Ik wil graag gratis tips

* Je hoeft alleen maar je mailadres in te vullen

Ben jij klaar voor (meer) personeel?

X
klaar voor meer personeel

Vul de checklist in en je weet het binnen enkele minuten.

Start

Je ontvangt na afloop een persoonlijk rapport met tips.