Tips voor het personeelsdossier
Tips voor het personeelsdossier

Stappenplan voor een goed personeels­dossier

Het personeels­dossier bevat belangrijke gegevens over je personeel. Bij het bewaren van die gegevens moet je rekening houden met een aantal zaken, zoals wettelijke verplichtingen. Een stappenplan voor een goed personeels­dossier.

Als werkgever is het belangrijk om de gegevens van je werknemers vast te leggen in een personeels­dossier. Je moet daarbij rekening houden met de nieuwe Europese privacywet (AVG). Zo mag je alleen noodzakelijke gegevens vastleggen en moet je rekening houden met de privacy van werknemers.

Zorg dat jouw bedrijf aan de wet voldoet. Gebruik de checklist nieuwe privacywet AVG

Stappenplan personeels­dossier

Stap 1. Bepaal of je een meldingsplicht hebt

Over het algemeen moet je een verwerking van persoons­gegevens melden bij de Autoriteit persoons­gegevens (AP). Maar in bepaalde gevallen kun je vrijstelling krijgen. Dat kan ook gelden voor een personeels­administratie.

Check aan de hand van de vereisten van de AP of je verplicht bent om de verwerking van persoons­gegevens te melden. Is dat het geval, doe dat dan altijd voordat je het personeels­dossier aanlegt.

Stap 2. Controleer welke gegevens je mag vastleggen

Je mag gegevens alleen vastleggen als die noodzakelijk zijn voor het doel van het personeels­dossier.

Medische gegevens mag je in elk geval niet opnemen in het personeels­dossier. Neem dus geen gegevens op over de aard en de oorzaak van de ziekte van werknemers.

Het is wel toegestaan om op te nemen hoe vaak en hoe lang iemand ziek is, of om verzuimoverzichten bij te houden. Dit is namelijk noodzakelijk om het loon van zieke werknemers door te betalen.

checklist

Klaar voor (meer) personeel?

Test jezelf en je bedrijf. Beantwoord tien vragen met ja of nee en zie direct of je klaar bent voor (meer) personeel.

Stap 3. Maak het personeels­dossier aan

Een personeels­dossier bestaat uit meerdere onderdelen. Het individuele personeels­dossier bevat onder meer de persoonlijke gegevens van werknemers, zoals naam, adres en burgerservicenummer.

In het collectieve personeels­dossier staan algemene gegevens van alle werknemers, waaronder ziek- en hersteldmeldingen.

Stap 4. Zorg voor voldoende beveiliging

Een personeels­dossier bevat privacygevoelige gegevens. Als die op straat komen te liggen, kan dit leiden tot misbruik van die gegevens.

Je moet daarom passende maatregelen nemen om de privacy van je werknemers te beschermen. Dit doe je onder meer door de toegang tot het personeels­dossier te beperken, bijvoorbeeld tot de direct leidinggevende of afdeling personeels­zaken. Zij hebben een geheimhoudingsplicht.

Zijn je personeels­dossiers online te raadplegen? Pas dan op voor datalekken naar buiten en zorg voor een afdoende digitale beveiliging.

Stap 5. Informeer werknemers over het personeels­dossier

Werknemers moet je informeren over welke gegevens je gebruikt en met welk doel. Dat doe je vóór het moment waarop je hun gegevens ontvangt.

Ook ben je verplicht om informatie te geven over je identiteit (naam en adres van de organisatie) en of je de gegevens aan andere organisaties verstrekt. Zo moet je het aan werknemers laten weten als je hun gegevens doorgeeft aan een arbodienst.

Stap 6. Blijf het personeels­dossier consequent vullen

Volgens de wet ben je als werkgever verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van het personeels­dossier. Zorg er daarom voor dat de gegevens in het personeels­dossier altijd actueel zijn. Denk aan bijgewerkte functieprofielen, verslagen van functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken of gegevens die betrekking hebben op gevolgde cursussen en opleidingen.

Stap 7. Voldoe aan de eisen van de Wet werk en zekerheid

Met een up-to-date personeels­dossier sta je ook sterk bij het ontslag van een werknemer. De Wet werk en zekerheid (Wwz) vereist namelijk dat je een ontslagdossier kunt overleggen, als je iemand wilt ontslaan.

Het personeels­dossier vormt hiervoor de basis. De rechter beoordeelt de gegevens over het functioneren van een werknemer, maar kijkt ook of je hebt voldaan aan de scholingsplicht van de Wwz. Neem informatie hierover dus op in het personeels­dossier.

Stap 8. Geef de mogelijkheid tot inzage en correctie

Werknemers mogen vragen om inzage in de gegevens die je van hen hebt vastgelegd. Zij hoeven geen reden te geven voor hun verzoek.

Daarnaast kunnen zij om een correctie vragen als persoons­gegevens:

  • feitelijk onjuist zijn
  • onvolledig zijn of niet ter zake doen voor het doel waarvoor ze zijn verzameld
  • op een andere manier in strijd met een wet worden gebruikt

Volgens de AP is dit recht niet bedoeld voor het corrigeren van professionele indrukken, meningen en conclusies waarmee iemand het niet eens is, voor zover deze ter zake doen.

Wel mag een werknemer verwachten dat je in ieder geval zijn schriftelijke mening toevoegt aan het personeels­dossier. Dat is bijvoorbeeld relevant bij onenigheid over een verslag van een functioneringsgesprek.

Stap 9. Schoon het personeels­dossier op

Na verloop van tijd kan het personeels­dossier vervuild raken. In dat geval moet je met de bezem door het personeels­dossier. Houd daarbij rekening met verschillende bewaartermijnen.

Zo bewaar je de adres­gegevens van iemand die niet meer bij je werkt in de regel niet langer dan twee jaar. Daarnaast bewaar je gegevens voor de loonheffingen (loonbelastingverklaring en kopie identiteitsbewijs) tot vijf jaar nadat iemand uit dienst is.

Bij personeels­dossiers heb je te maken met een groot aantal wettelijke verplichtingen. Als je wilt weten wat in jouw specifieke situatie toegestaan is, kun je gebruikmaken van de website van de AP. Daarin vind je praktische aanwijzingen voor het verwerken van persoons­gegevens.

Bron: AP

Meest gelezen

Whitepapers en online tests