Beoordelingsformulier personeel, tips en een voorbeeld

- bijgewerkt op 24 augustus 2018
Beoordelingsformulier

Een beoordelingsformulier is een handig hulpmiddel bij beoordelingsgesprekken. Wat zet je op zo’n formulier en hoe gebruik je het? Tips en een gratis sjabloon voor ondernemers met personeel.

Beoordelingsformulier

Werknemers beoordelen is een tijdrovende klus. Je wilt dit natuurlijk zorgvuldig doen, maar er ook niet te veel tijd aan kwijt zijn. Een beoordelingsformulier biedt uitkomst bij het voeren van beoordelingsgesprekken.

Je bereidt je hiermee niet alleen goed voor op je gesprekken, maar ook leg je de prestaties van je personeel op een efficiënte en eenvoudige manier vast.

Beoordelingsformulier maken

De opzet van je beoordelingsformulier hoef je maar één keer te maken. Dit sjabloon beoordelingsformulier - download een voorbeeld - kun je vervolgens bij elke beoordeling gebruiken.

Een stappenplan voor het maken van een goed beoordelingsformulier:

Stap 1. Open een nieuw document in Word

Een beoordelingsformulier in Word is het meest praktisch. Je kunt hiermee namelijk eenvoudig een formulier ontwerpen en het vervolgens opslaan als een sjabloon. Dit bespaart je op een later moment veel tijd bij het invullen. Als je handig bent met spreadsheets, kun je ook Excel of een vergelijkbaar programma gebruiken voor beoordelingsformulieren.

Stap 2. Voeg algemene velden toe

Bovenaan voeg je algemene velden toe. Denk aan velden met de volgende gegevens:

  • naam van de medewerker
  • functie
  • afdeling
  • naam van de leidinggevende
  • datum van de beoordeling

In Word kun je met speciale tekstvakken aangeven waar je tekst kunt invoeren.

Stap 3. Maak tabellen met de beoordelingscriteria

In tabellen zet je de beoordelingscriteria voor een werknemer overzichtelijk onder elkaar. Breng deze punten onder in een aantal vaste rubrieken. Voorbeelden van rubrieken zijn:

  • resultaatafspraken
  • ontwikkelafspraken
  • samenwerking met leidinggevende en collega’s
  • totale beoordeling

Voor elk beoordelingscriterium voeg je aan de tabel een nieuwe rij toe. In een aparte kolom bied je de mogelijkheid om een oordeel te geven, zoals ‘onvoldoende’, ‘voldoende’ of ‘goed’. 

Ben jij aantrekkelijk?

Hoe zorg je ervoor dat werkzoekenden voor jouw bedrijf kiezen? Laat zien dat je een goede werkgever bent. Met deze checklist zie je binnen 5 minuten hoe jij ervoor staat.

Doe de checklist

Uiteraard moet een werknemer weten waarop je hem beoordeelt. Tijdens een planningsgesprek maak je hierover afspraken. Meestal worden de criteria bepaald aan de hand van een functieprofiel, persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) of gespreksverslagen van eerdere functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken.

Stap 4. Geef bij elke rubriek een korte toelichting

Beoordelen is niet alleen het zetten van vinkjes. Uiteraard is het ook belangrijk om aan te geven hoe je tot een bepaald oordeel bent gekomen. Daarom is het verstandig om bij elke rubriek een korte toelichting te geven.

Stap 5. Bied de ruimte om te reageren

Veel werkgevers laten het beoordelingsformulier door de werknemer ondertekenen voor gezien. Het kan hierbij weleens voorkomen dat hij het niet eens is met de beoordeling. In dat geval kun je de mogelijkheid geven om te reageren. Naast zijn handtekening kan hij dan zijn kant van het verhaal noteren.

Tips voor een goede beoordeling

Een beoordelingsformulier heeft alleen zin als je het op de juiste manier gebruikt. Daarom vind je hieronder tips voor het invullen van het formulier.

  • Vul het formulier vóór het gesprek in

Een beoordelingsgesprek vraagt om een goede voorbereiding. Vul het beoordelingsformulier daarom vóór het gesprek in. Op die manier kun je de tijd nemen om je beoordeling goed te onderbouwen. Ook kun je je dan tijdens het gesprek richten op je gesprekspartner in plaats van op het formulier.

  • Sluit aan bij eerdere feedback

De uitkomst van je beoordeling mag niet als een totale verrassing komen. Een werknemer hoor je namelijk regelmatig én tijdig feedback te geven, zodat hij zijn functioneren kan verbeteren. Sluit daarom aan bij eerdere feedback die je bijvoorbeeld tijdens functioneringsgesprekken hebt gegeven.

  • Voorkom valkuilen

Bij beoordelingen kan het nodige misgaan. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat het beoordelingsformulier uitgaat van vage afspraken die niet SMART zijn, oftewel Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Voor een effectief gesprek moet je dit soort valkuilen uit de weg gaan.

  • Hak knopen door

Op basis van je beoordeling kun je eventuele vervolgstappen nemen. Bijvoorbeeld het geven van een periodieke salarisverhoging, het volgen van een opleiding, het starten van een verbetertraject of het al of niet verlengen van een tijdelijk contract. Tijdens het invullen van het beoordelingsformulier hak je hierover knopen door.

Voorbeeld van een beoordelingsformulier

Ben je op zoek naar een beoordelingsformulier? Download dan het sjabloon (Word-document) van Ondernemen Met Personeel.

Hieronder vind je een voorbeeld van een ingevuld beoordelingsformulier.

Naam medewerker: Ria Willems
Functie: officemanager
Afdeling: Secretariaat
Naam leidinggevende: Jan Visser
Datum: 9 januari 2019

Resultaatafspraken Beoordeling
Personeelsdossier beheren en up-to-date houden. Goed
Vragen van werknemers over personeelszaken op een correcte en heldere manier beantwoorden. Goed
... ...

Toelichting: Ria is zeer secuur. Ze heeft de vele personele wijzigingen van het afgelopen jaar consequent verwerkt in het personeelsdossier. Het beantwoorden van vragen van werknemers over personeelszaken gaat goed. Ze weet de externe HR-adviseur steeds vaker te vinden als ze er niet uitkomt.

Ontwikkelafspraken Beoordeling
Het nieuwe e-hrm-systeem leren gebruiken voor de verwerking van personeelsgegevens, verlofaanvragen en ziekmeldingen. Voldoende
... ...

Toelichting: De invoering van het nieuwe e-hrm-systeem heeft Ria goed opgepakt. Ze heeft dit inmiddels aardig onder de knie en kan de belangrijkste mutaties uitvoeren. Zoals ze eerder heeft aangegeven, kan ze hier nog wel wat meer handigheid en snelheid in ontwikkelen.

Samenwerking met leidinggevende en collega's Beoordeling
Contact onderhouden met andere vestigingen. Goed
... ...

Toelichting: Ria heeft zich binnen ons bedrijf laten zien als een spin in het web. Ze heeft in het afgelopen jaar actief contact onderhouden met de twee andere vestigingen. Hierdoor konden onder meer de verhuisplannen in goede banen worden geleid.

Totale beoordeling Goed

Toelichting: We zijn zeer tevreden over Ria als collega. Ze besteedt veel aandacht aan haar werk en pakt nieuwe ontwikkelingen goed op.

Tips

  • Op andere websites vind je meer voorbeelden van beoordelingsformulieren. Als horecaondernemer kun je bijvoorbeeld terecht bij Koninklijke Horeca Nederland (KHN). Op de website van deze brancheorganisatie vind je een beoordelingsformulier voor de horeca.
  • Zorg dat je bij de verwerking van personeelsgegevens volledig voldoet aan de nieuwe privacywet AVG.
- bijgewerkt op 24 augustus 2018

Elke week een update

Wil je nieuws, tips, handige informatie en inspiratie van ons ontvangen? Meld je dan aan voor de nieuwsbrief Ondernemen Met Personeel. Je ontvangt de nieuwsbrief daarna elke week gratis in je mailbox.

 

Ik wil graag gratis tips

* Je hoeft alleen maar je mailadres in te vullen

Ben jij klaar voor (meer) personeel?

X
klaar voor meer personeel

Vul de checklist in en je weet het binnen enkele minuten.

Start

Je ontvangt na afloop een persoonlijk rapport met tips.