Iedere week in je mailbox 
De horeca wijkt in een aantal opzichten af van andere branches. Het werk is vaak seizoensgebonden, personeel moet op onregelmatige tijden werken en er zijn relatief veel parttimers en oproepkrachten. Ook is er sprake van een groot verloop, omdat jongeren en studenten vaak tijdelijk in de horeca werken.
Door die hoge parttime-bezetting en de vele personeelswisselingen heb jij als horecawerkgever te maken met veel administratieve rompslomp. Dat kost je tijd en dus ook geld. Je kunt hierop besparen door je werknemers onder te brengen bij een payroll-bedrijf. Wat houdt dat precies in?
Payrolling, zo werkt het
Met payrolling loop je geen werkgeversrisico’s en houd je de personeelskosten van je personeel in de hand. Je horecawerknemers staan namelijk niet bij jou op de loonlijst, maar hebben een arbeidsovereenkomst met het payroll-bedrijf.
De payroller is in juridische zin dus de werkgever. Dat scheelt jou een hoop werk, omdat het payroll-bedrijf verantwoordelijk is voor allerlei tijdrovende werkgeverstaken. Zoals:
- het afsluiten van arbeidscontracten
- het bijhouden van de loonadministratie
- het uitbetalen van het salaris en de vakantietoeslag
- het afdragen van de premies volksverzekeringen en werknemersverzekeringen
- het betalen van pensioenpremies
- het uitvoeren van het verzuimbeleid
De dienstverlening van een payroll-bedrijf lijkt dus sterk op die van een uitzendbureau: ook bij uitzendwerk zijn je werknemers officieel in dienst bij een andere werkgever.
Het verschil is echter dat je bij payrolling zelf de werving en selectie van werknemers voor je rekening neemt. Voor de kwaliteit van je horecapersoneel ben je dus niet afhankelijk van het payroll-bedrijf. Je hebt het helemaal zelf in de hand.
Lees het gratis whitepaper met daarin de personeelskosten op een rij voor horeca en tips om slim te besparen.
Wat kost horecapersoneel?
Let op
Als het payroll-bedrijf geen loonheffingen of sociale premies afdraagt, kan de Belastingdienst jou aansprakelijk stellen. Check daarom altijd of een payroller het keurmerk van de Stichting Normering Arbeid heeft en met een zogeheten g-rekening werkt.
Payrolling en WAB
Door de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) veranderen de regels voor payrolling. Payrollers die bij jou werken krijgen vanaf 1 januari 2020 vrijwel dezelfde status als je eigen werknemers. Jij gaat dus meer betalen voor de arbeid van payrollers.
De gelijkheid tussen payrollers en eigen werknemers betreft zowel de primaire als de secundaire arbeidsvoorwaarden. Dus niet alleen het salaris en vakantiegeld, maar ook de prestatiebeloning of dertiende maand en de vakantiedagen, enzovoort. Alleen voor zijn pensioen valt een payroller onder de eigen regeling van het payrollbedrijf.
Payrolling, de kosten
De kosten van payrolling variëren per payroll-bedrijf. Een goede richtlijn is: brutoloon plus toeslag. Dat wil zeggen: een payroll-bedrijf baseert zich bij de berekening van de kosten op het brutoloon van de werknemer die bij jou komt werken. Daarbovenop komt een toeslag: dat is de fee die je voor de dienstverlening van het bedrijf betaalt.
De hoogte van de toeslag wordt doorgaans weergegeven met behulp van een omrekenfactor. In de praktijk ligt deze omrekenfactor gemiddeld tussen de 1,50 en 1,75. Door dit getal te vermenigvuldigen met het brutoloon bereken je het uiteindelijke totaalbedrag dat je voor je werknemer moet betalen, dus brutoloon plus toeslag.
De hoogte van de omrekenfactor is onder meer afhankelijk van:
- de keuze voor een bepaald payroll-bedrijf
- het aantal uren dat de werknemer werkt
- de hoogte van het brutoloon
Let op
Naast de toeslag betaal je vaak extra kosten als er sprake is van ziekteverzuim. Laat je niet verrassen: zorg dat je weet welke voorwaarden het payroll-bedrijf hiervoor hanteert.
Tip
Bekijk de video hieronder over personeelskosten in de horeca. 4 ondernemers uit Amsterdam vertellen over slim besparen:
Payrolling, aandachtspunten
Als je overweegt een payroll-bedrijf in te schakelen, let dan goed op de volgende aandachtspunten:
1. Ketenregeling
Op payrolling kan de ketenbepaling van toepassing zijn. Dit houdt in dat als een payroll-werknemer twee jaar* achtereen bij jouw bedrijf werkzaam is, je verplicht bent om hem een vast contract aan te bieden.
* Vanaf 2020 is de ketenregeling uitgebreid naar 3 contracten in 3 jaar tijd. In 2024 wordt de pauze tussen contracten waarschijnlijk aangepast.
Maar let op: de ketenregeling geldt niet bij een payroll-contract met uitzendbeding (zie punt 2).
2 Uitzendbeding
Zorg dat het payroll-bedrijf een zogeheten uitzendbeding in het contract opneemt. Dit garandeert dat jij en de payroll-werknemer de arbeidsovereenkomst op elk gewenst moment zonder gevolgen kunnen opzeggen.
De wettelijk toegestane termijn voor een uitzendbeding is 26 weken, met uitloop tot maximaal 78 weken. Daarna gaat het dienstverband meetellen voor de ketenregeling; de payroll-werknemer komt dus pas na 3,5 jaar in vaste dienst.
3. Arbeidsomstandigheden
Hoewel een payroll-werknemer niet bij jou in dienst is, ben je wel verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden. Raakt de werknemer betrokken bij een bedrijfsongeval, dan ben jij aansprakelijk.
Controleer dus of je aansprakelijkheidsverzekering ook geldt voor payroll-werknemers.
Payrolling, voor- en nadelen
Payrolling heeft dus een flink aantal voordelen. We zetten de belangrijkste voor je op een rij:
- 1,5 jaar oproepcontracten / 3,5 jaar flexibiliteit
- geen personeelsadministratie
- geen werkgeversrisico’s
- inzicht in je personeelskosten
- geen boekhoudkosten
- minder administratieve rompslomp
- geen loondoorbetaling bij ziekte
Payrolling heeft ook enkele nadelen:
- werknemer minder betrokken bij bedrijf
- mogelijk duurder dan zelf in dienst nemen
- geen pensioenopbouw in eigen bedrijfstakpensioenfonds (omdat payroll-bedrijven verplicht onder een uitzend-cao vallen)
Wat doe je als er brand uitbreekt in de keuken of je kok een bedrijfsongeval krijgt? Zorg dat jouw horecazaak blijft bestaan als het even tegenzit. 
Ga voor zekerheid in de horeca
Gratis tips in je mailbox
