Iedere week in je mailbox 
1. Heb ik echt personeel nodig?
Toegegeven, de detailhandel kampt met een tekort aan goede werknemers. Steeds meer winkels zijn onderbemand. Misschien geldt dat ook voor jouw zaak en overweeg je nieuw personeel aan te trekken.
Maar voordat je die stap neemt, is het goed om je af te vragen of er geen andere oplossing is voor je personeelstekort. Je kunt ook heel wat bereiken door het behouden, benutten en motiveren van je huidige team. Wie weet is er al een wereld te winnen met het maken van een goed uitgebalanceerd werkrooster.
Stel jezelf daarom eerst de volgende vragen:
- Is vast personeel de beste optie voor mijn bedrijf?
- Heb ik structureel genoeg werk voor personeel?
- Heb ik genoeg geld voor personeel?
- Levert personeel mij genoeg extra omzet en winst op?
- Kan ik personeel managen en motiveren?
Bereken de kosten van winkelpersoneel
Neig je toch naar het aannemen van nieuwe werknemers, dan is een heldere kosten-batenanalyse van cruciaal belang. Die kun je pas maken als je precies weet hoe duur winkelpersoneel is.
Behalve met loonkosten moet je rekening houden met tal van extra uitgaven. Denk aan de kosten van de sollicitatieprocedure, aanvullende kosten voor bijvoorbeeld een dertiende maand en verzekeringen.
Kies de juiste contractvorm
Bekijk ook verschillende contractvormen. Kies je voor een vast of flexibel contract? Met flexwerkers kun je snel inspringen op wisselende omstandigheden, maar een nadeel is dat zij vaak minder betrokken zijn bij je winkel.
Je hebt grofweg de keuze uit de volgende contracten:
- Arbeidscontract voor onbepaalde tijd (vast contract)
- Arbeidscontract voor bepaalde tijd, zoals een jaarcontract
- Oproepcontract, bijvoorbeeld een nulurencontract
- Uitzendcontract
- Payrollcontract
Verdiep je goed in de regels en houd rekening met eventuele valkuilen. Zo biedt een nulurencontract flexibiliteit, maar als je het verkeerd aanpakt kan dit contract automatisch overgaan in een vaste arbeidsovereenkomst.
2. Hoe stel ik een goed functieprofiel op?
Weet je zeker dat nieuw personeel aannemen voor jou de juiste oplossing is? Dan kun je gaan bepalen aan welke eisen je nieuwe werknemers moeten voldoen. Een handig hulpmiddel hierbij is het functieprofiel.
Een functieprofiel wordt ook wel een functieomschrijving genoemd. Je beschrijft kort de inhoud van een functie en de functie-eisen. Je geeft zo duidelijk mogelijk aan wat je van je toekomstige werknemer verwacht.
Welke rol of positie krijgt je nieuwe winkelmedewerker? Is het een filiaalmanager, een allround verkoopspecialist of een caissière? Moet het een ervaren kracht zijn of een starter op de arbeidsmarkt? Mbo’er of hbo’er? Gaat de nieuwe medewerker leidinggeven of niet? Denk op basis hiervan goed na over de juiste functienaam. Die is namelijk cruciaal bij je werving.
Competenties en eigenschappen
Naast ervaring zijn soft skills in de winkel onmisbaar. Denk aan klantvriendelijkheid, geduld, representativiteit en stressbestendigheid. In een drukke winkel moet iemand het hoofd koel kunnen houden.
Valt jouw bedrijf onder een van de cao’s in de detailhandel? Gebruik dan de functienamen uit de cao voor jouw bedrijf.
3. Waar vind ik geschikt winkelpersoneel?
De arbeidsmarkt is krap en goede winkelmedewerkers zijn gewild. Een passieve houding werkt vaak niet meer. Je moet actief op zoek naar kandidaten via de juiste kanalen. Omdat winkelpersoneel vaak lokaal woont, is regionale zichtbaarheid de sleutel tot succes. Vijf belangrijke opties voor het werven van winkelpersoneel:
Online jobboards
Mensen die een baan zoeken, kijken eerst op internet. Zorg dus dat je vacature online gevonden wordt. Er zijn heel veel online vacaturebanken en jobboards. De grootste is Indeed, waar je gratis je vacature kunt aanmelden. Ook zijn er veel vakgerichte jobboards, zoals Winkelvacature Online.nl. Denk goed na over hoe je kunt opvallen in het grote aanbod van vacatures.
Werving in en rond de winkel
Dit is vaak de meest effectieve methode. Hang een opvallende poster op je etalageraam of leg flyers bij de kassa. Je klanten kennen je winkel en sfeer al; misschien zit daar je nieuwe medewerker tussen of kennen zij iemand.
Netwerken
Veel ondernemers in de detailhandel komen ‘via-via’ aan hun personeel. Een sterk netwerk is dan ook heel belangrijk. Zet dit in bij de werving. Benut daarbij ook referral recruitment, het werven via je eigen personeel. Vertel je huidige werknemers, maar ook leveranciers en andere relaties, dat je nieuwe winkelmedewerkers zoekt.
Social media
Veel moderne detailhandelsbedrijven werven via social media. Gebruik Instagram, LinkedIn, Facebook of TikTok om de sfeer in je team te laten zien. Een korte video waarin een huidige medewerker vertelt over het werk, werkt vaak beter dan een saaie tekst. Vraag je huidige team ook om de vacature te delen in hun netwerk.
Benader scholen
Je kunt ook bij scholen met een detailhandelsopleiding informeren naar stagekrachten of afgestudeerde verkoopmedewerkers.
Regionale media
Lokale huis-aan-huisbladen en regionale websites worden nog steeds goed gelezen door mensen die in de buurt werk zoeken.
Uitzendbureau inschakelen
Heb je tijdelijk extra handen nodig, bijvoorbeeld rondom de feestdagen of tijdens de uitverkoop? Dan kan een uitzendbureau uitkomst bieden. Dit is duurder per uur, maar het scheelt je administratie en wervingstijd.
4. Hoe selecteer je de juiste kandidaat?
Na de werving volgt de selectie. In de detailhandel draait alles om presentatie en communicatie. Beoordeel eerst elke kandidaat op zijn sollicitatiebrief en cv en trek eventueel referenties na bij vorige werkgevers. Ook is het aan te bevelen de sollicitant op zijn betrouwbaarheid te screenen.
Kies niet direct de kandidaat met de beste papieren. Maak liever een selectie van vier of vijf sollicitanten die het meest geschikt lijken voor de functie. Nodig hen uit voor een gesprek.
Het eerste sollicitatiegesprek
Tijdens de gesprekken bepaal je of de kandidaten voldoen aan het aan het door jou opgestelde functieprofiel. Gebruik deze zeven vragen daarbij als leidraad. Let tijdens het gesprek op non-verbale communicatie. Maakt de kandidaat oogcontact? Is de houding open en vriendelijk? Dit is immers hoe ze ook je klanten zullen benaderen. Vraag naar concrete voorbeelden van situaties (de STARR-methode): Hoe ging de kandidaat om met een lastige klant? Hoe reageert iemand op drukte?
Het tweede sollicitatiegesprek of meeloopmoment
Een tweede gesprek of een kort meeloopmoment kan zeer waardevol zijn. Laat de kandidaat een uurtje meedraaien op de vloer. Let op: dit mag niet lijken op onbetaald werk. Het gaat puur om sfeer proeven en kijken of er een klik is met het team. Laat de kandidaat geen productief werk verrichten (zoals zelfstandig kassa draaien), want dan ontstaat er direct een arbeidsovereenkomst met loonbetalingsverplichting.
5. Welk contract moet ik aanbieden?
Dit is juridisch gezien de belangrijkste stap. De keuze voor een contractvorm heeft grote gevolgen voor je verplichtingen als werkgever. Veel winkeliers werken met oproepkrachten voor de flexibiliteit, maar de wetgeving hieromtrent is aangescherpt, met name door de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB).
Eerst bespreek je samen met je werknemer de hoogte van het salaris. Valt je winkel onder een verplichte cao, dan moet het salaris aansluiten bij de cao-voorschriften. Zo moet je per functiegroep rekening houden met een bepaald minimumloon.
Ook werktijden, het aantal vakantiedagen en het vakantiegeld komen in dit gesprek aan bod. Verder kun je allerlei extra afspraken maken om je werknemer te belonen. Denk bijvoorbeeld aan een extra beloning na een goede prestatie.
Zijn je werknemer en jij het eens over de arbeidsvoorwaarden? Dan kun je een arbeidscontract opstellen. Zorg dat het contract aan de wettelijke eisen voldoet. Laat het bij voorkeur controleren door een jurist of adviseur met juridische kennis.
Regels voor oproepcontracten
Kies je voor een nulurencontract of een min-maxcontract? Dan heb je te maken met specifieke regels ter bescherming van de werknemer. Je moet een oproepkracht minimaal 4 dagen van tevoren schriftelijk of elektronisch oproepen (tenzij in de cao een kortere termijn is afgesproken, bijvoorbeeld 24 uur). Trek je de oproep binnen deze termijn in of wijzig je de tijden? Dan heeft de werknemer toch recht op loon over de oorspronkelijk opgeroepen uren.
Verplicht aanbod vaste arbeidsomvang na 12 maanden
Een cruciaal punt in de wetgeving is de aanbiedingsplicht. Als een werknemer 12 maanden op basis van een oproepcontract bij jou heeft gewerkt, ben je wettelijk verplicht om een aanbod te doen voor een vaste arbeidsomvang (een vast aantal uren per week of maand). Dit aanbod moet gebaseerd zijn op de gemiddelde gewerkte uren in die afgelopen 12 maanden. Je moet dit aanbod doen binnen een maand nadat het jaar voorbij is.
De werknemer is niet verplicht dit aanbod te accepteren. Als de werknemer liever oproepkracht blijft, mag dat, maar jij moet als werkgever kunnen aantonen dat je het aanbod hebt gedaan. Doe dit dus altijd schriftelijk.
De ketenregeling
Naast de regels voor oproepkrachten, geldt de ketenregeling voor tijdelijke contracten. Je mag maximaal 3 tijdelijke contracten aanbieden in een periode van maximaal 3 jaar (36 maanden). Het vierde contract, of een contract dat de 3 jaar overschrijdt, is automatisch een vast contract voor onbepaalde tijd. Let op: in sommige cao's kan hiervan worden afgeweken, dus check altijd de Cao Retail Non-Food of andere toepasselijke cao's.
Laat vooral zien dat je voldoet aan de richtlijnen van goed werkgeverschap.
6. Zorg voor een goede onboarding
Het contract is getekend, je hebt er een nieuwe medewerker bij. Gefeliciteerd! En nu begint het echte werk: het inwerken. Een goede onboarding zorgt ervoor dat een nieuwe medewerker zich snel thuis voelt en productief is. Dit voorkomt dat iemand binnen de proeftijd weer vertrekt.
Zorg voor een warm welkom
Zorg dat bedrijfskleding klaarligt, de inlogcodes werken en dat het team op de hoogte is. Wijs een buddy of mentor aan bij wie de nieuwe medewerker terecht kan met vragen.
Personeelshandboek en huisregels
Neem op de eerste dag de huisregels door. Hoe ga je om met ruilen, pauzes, telefoongebruik op de werkvloer en diefstalpreventie? Door dit direct duidelijk te maken, voorkom je misverstanden in de toekomst. Een personeelshandboek is hiervoor een ideaal instrument.
Door deze 6 stappen zorgvuldig te doorlopen, bouw je aan een sterk en stabiel winkelteam dat klaar is voor de toekomst.
Gratis tips in je mailbox
