Eindafrekening bij ontslag of vertrek werknemer

16 juli 2019
Eindafrekening ontslag

Als een werknemer uit dienst gaat, moet je een eindafrekening opstellen. Wanneer doe je dat, wat zet je erin en waar moet je op letten? Een stappenplan voor de eindafrekening.

Eindafrekening ontslag

Bij de beëindiging van een arbeidsovereenkomst moet je als werkgever een aantal zaken regelen. Denk bijvoorbeeld aan het aanvragen van een ontslagvergunning of het opstellen van een beëindigingsovereenkomst.

Daarnaast heb je als werkgever de plicht om voor je werknemer een eindafrekening te maken. Het maakt daarbij niet uit of jij je werknemer hebt ontslagen of dat hij zelf ontslag neemt. Een eindafrekening hoort er altijd bij.

Eindafrekening, wat is dat?

De eindafrekening is de laatste financiële afrekening met je werknemer. Je betaalt hem daarin die zaken uit waar hij nog recht op heeft. Bijvoorbeeld achterstallig loon, niet opgenomen vakantiedagen of een eindejaarsbonus. Heeft je werknemer nog schulden bij jou, dan worden die hiermee verrekend.

De bedoeling van de eindafrekening is dat jij en je werknemer alle openstaande posten met elkaar afrekenen. Zo voorkom je dat jullie op grond van de arbeidsovereenkomst in een later stadium nog iets van elkaar kunnen eisen of vorderen.

Eindafrekening, wanneer maak je die?

In de wet staat niet duidelijk omschreven op welk moment je de eindafrekening moet opstellen en uitbetalen. Veel werkgevers rekenen met de werknemer af op het moment dat hij het loon over de laatste periode van zijn dienstverband krijgt uitbetaald. Maar dit is niet verplicht.

Het laatste loon moet je wel op tijd betalen, dat wil zeggen na afloop van de afgesproken loonperiode (meestal een maand). Maar de eindafrekening mag je ook pas daarna opmaken en betalen. Dit kan tot een maand na afloop van het dienstverband.

Overleg dit wel met je werknemer, zodat hij weet waar hij aan toe is. Dit voorkomt ergernissen of – vervelender – het mogelijk inschakelen van een advocaat.

Eindafrekening, wat staat erin?

Een eindafrekening kan uiteenlopende financiële posten bevatten, van loon dat je nog aan je werknemer moet betalen tot opleidingskosten die je van hem wilt terugvorderen. Een en ander hangt af van de gemaakte afspraken in het arbeidscontract van de betrokken werknemer.

Bij de beëindiging van een dienstverband kunnen de volgende zaken op de eindafrekening staan:

1. Loon

Uiteraard betaal je de werknemer het openstaande loon waar hij nog recht op heeft.

2. Vakantiedagen

Je werknemer heeft recht op uitbetaling van alle opgebouwde vakantiedagen die hij nog niet heeft opgenomen. Het gaat daarbij om wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen.

Voor de berekening van de waarde van een vakantiedag wordt meestal uitgegaan van het bruto dagloon inclusief vakantiebijslag en eventuele dertiende maand, maar exclusief extra toeslagen en pensioen. Sommige rechters hanteren een nog ruimer loonbegrip, zo blijkt uit deze video:

Tip

Het is verstandig om je werknemer vooraf even te informeren over het nog openstaande saldo aan vakantiedagen. Leg dit ook vast in een eventuele beëindigingsovereenkomst. Zo voorkom je discussies achteraf.

3. Vakantiebijslag

Je werknemer heeft recht op minimaal 8 procent vakantiebijslag. Bij het ontbinden van zijn arbeidscontract moet je hem het opgebouwde saldo aan vakantiebijslag uitbetalen.

4. Dertiende maand

Heeft je werknemer recht op een dertiende maand of eindejaarsuitkering? Dan is het gebruikelijk om bij de beëindiging van het dienstverband een evenredig deel hiervan op de eindafrekening te zetten.

Let op

Staat in het arbeidscontract of in de cao dat je de dertiende maand alleen hoeft uit te keren als een werknemer ook echt op 31 december in dienst is? Dan mag je deze post op de eindafrekening weglaten. 

Krijg grip op personeelskosten

Lees het gratis whitepaper met daarin:

  • De waarde van personeel
  • Personeelskosten op een rij
  • 5 manieren om te besparen

Download whitepaper

5. Bonus en provisie

Soms krijgen werknemers een deel van hun salaris als variabele beloning uitbetaald, bijvoorbeeld op basis van provisie of in een bonussysteem. Misschien kent jouw bedrijf ook een vorm van prestatieloon.

Als je in de voorwaarden duidelijk hebt vastgelegd dat werknemers bij ontslag een evenredig deel van hun bonus of provisie krijgen uitbetaald, moet je ook deze post opnemen in de eindafrekening.

Tip

Heb je niets vastgelegd over de variabele beloning bij ontslag? Overweeg dan toch om een deel van het prestatieloon in de eindafrekening te verwerken, als teken van goed werkgeverschap.

6. Ontslagvergoeding

Is je werknemer meer dan twee jaar bij je in dienst geweest en heeft hij niet zelf ontslag genomen? Dan heeft hij recht op een ontslagvergoeding. Ook deze vergoeding neem je mee in de eindafrekening.

Je moet de ontslag- of transitievergoeding binnen een maand na afloop van het dienstverband uitbetalen. Houd deze termijn daarom altijd aan voor de eindafrekening, dan kan het niet fout gaan.

Als je de transitievergoeding te laat betaalt, kan je werknemer naar de rechter stappen om de vergoeding alsnog af te dwingen. In dat geval zul je een wettelijke verhoging en wettelijke rente moeten betalen.

7. Onkostendeclaraties

Heeft je werknemer onkostendeclaraties ingediend die je nog niet hebt betaald, zoals reis-, parkeer- of maaltijdkosten? Zet die dan ook op de eindafrekening.

8. Vergoeding juridische kosten

Soms krijgt een werknemer tijdens de ontslagprocedure hulp van een jurist. Als werkgever kun je met de werknemer afspreken dat jij de kosten voor rechtsbijstand vergoedt. Heeft je werknemer de rekening voor juridische hulp al voorgeschoten, voeg dit bedrag dan toe aan de eindafrekening.

9. Te verrekenen schulden

Het kan voorkomen dat de werknemer jou nog geld moet betalen. Zo is het mogelijk dat hij te veel vakantiedagen heeft opgenomen. Of misschien heb je met hem afgesproken dat hij de kosten voor een opleiding moet terugbetalen als hij voor een bepaalde datum uit dienst gaat.

Neem dergelijke posten op in de eindafrekening en breng ze in mindering op het eindtotaal. Het kan bijvoorbeeld gaan om de volgende zaken:

  • een voorschot op het loon
  • een voorschot op vakantiebijslag
  • te veel opgenomen vakantiedagen
  • een schadevergoeding (bijvoorbeeld voor schade aan de leaseauto)
  • opleidingskosten (omdat de werknemer voor een bepaalde datum uit dienst is getreden)
  • verhuiskosten die jij als werkgever hebt vergoed
  • een personeelslening

10. Overname leaseauto

Het komt voor dat een werknemer die uit dienst gaat zijn leaseauto wil overnemen. In zo’n geval moet hij aan jouw bedrijf de werkelijke waarde van de auto betalen. Deze transactie kun je in de eindafrekening regelen.

Is het bedrag dat de werknemer betaalt (de werkelijke waarde) fors lager dan de boekwaarde van de auto, dan kun je hem vragen dit verschil ook te betalen. Je loopt anders het risico dat de fiscus het waardeverschil als nettoloon beschouwt. Jij betaalt daarover dan het hoogste eindheffingstarief.

Als je werknemer het verschil bijbetaalt, mag hij dit aftrekken van de bijtelling die hij eerder in het jaar al heeft betaald.

Eindafrekening, extra tips

  • Houd goed in de gaten op welke posten in de eindafrekening je nog loonheffingen moet inhouden.
  • Informeer je werknemer zo goed mogelijk over de eindafrekening. Doe dit bijtijds, bij voorkeur al voordat het dienstverband eindigt. Neem even de tijd om duidelijk af te spreken wat er bij de eindafrekening uitbetaald en verrekend zal worden. Zo voorkom je problemen achteraf.

De kans op een conflict is altijd aanwezig en juridische bijstand kan behoorlijk in de papieren lopen. Met een rechtsbijstandverzekering ben je als ondernemer verzekerd van juridische hulp.

Beperk je risico's

16 juli 2019

Elke week een update

Wil je nieuws, tips, handige informatie en inspiratie van ons ontvangen? Meld je dan aan voor de nieuwsbrief Ondernemen Met Personeel. Je ontvangt de nieuwsbrief daarna elke week gratis in je mailbox.

 

Ik wil graag gratis tips

* Je hoeft alleen maar je mailadres in te vullen

Welke risico’s loop ik met mijn bedrijf?

X
Maak je eigen risicochecklist

Bescherm je bedrijf, jezelf en je personeel met de juiste verzekeringen.

Download

Bonus: Maak je eigen risico-checklist