Stappenplan loonadministratie inrichten

Loonadministratie zelf doen of uitbesteden?

Ondernemers die personeel in dienst hebben, zijn verplicht om een loonadministratie bij te houden. Je hebt daarbij twee opties: zelf doen of uitbesteden. Welke optie past het beste bij jouw bedrijf?

Kleine onderneming

Heb je een kleine onderneming met maar een paar werknemers, besteed de loonadministratie dan uit aan een boekhouder. Jij en je (kleine) team kunnen je dan helemaal wijden aan de ‘core business’ van het bedrijf, zonder met financiële zaken bezig te hoeven zijn.

Middelgrote onderneming

Heb je een middelgrote tot grote onderneming met flink wat werknemers? Dan ligt het meer voor de hand om de loonadministratie in eigen hand te houden. Je bespaart al snel een flink bedrag, omdat je bij uitbesteding meestal per loonstrook betaalt.

Is je loonadministratie erg ingewikkeld, bijvoorbeeld omdat je internationaal zaken doet of veel expats in dienst hebt?

 

Dan kun je beter de salarisadministratie uitbesteden aan een gespecialiseerd kantoor. Daar komt namelijk veel verschillende wet- en regelgeving bij kijken.

Loonadministratie inrichten in 5 stappen

Hoe zorg je voor een correcte en efficiënte administratie? Onderstaand stappenplan helpt je bij het inrichten van je loonadministratie.

Stap 1. Volg de instructies van de Belastingdienst

Je loonadministratie moet voldoen aan allerlei wettelijke eisen. Op de website van de Belastingdienst vind je hierover veel nuttige informatie. Zo bevat het Handboek Loonheffingen een handig stappenplan.

Alles wat je moet weten over het aanleggen van een eigen loonadministratie staat hierin. Bijvoorbeeld:

• informatie van de Belastingdienst die je nodig hebt voor je administratie
• algemene administratieve verplichtingen
• bijzondere administratieve verplichtingen
• gegevens van de inkomstenverhouding
• bewaarplaats, bewaartermijn en controle

De Belastingdienst stuurt werkgevers geregeld informatie toe die onmisbaar is voor het uitvoeren van de loonadministratie.

Vergeet daarom niet om bij de Belastingdienst aan te geven dat je zelf de loonadministratie gaat doen. Wellicht is dat van belang voor de informatie die zij verstrekken.

Privacywet AVG

Houd je aan de regels voor het bewaren van persoons­gegevens. Lees meer hierover in het artikel over personeels­dossiers.

Heb je personeel in dienst?

Dat is goed nieuws, want daarmee bouw je aan de continuïteit van je bedrijf. Met dit pakket aan personeels­­verzekeringen dek je de risico’s af en zorg je goed voor je personeel.

Zo beperk je risico's

Stap 2. Bepaal wie de loonadministratie gaat bijhouden

Het voeren van een loonadministratie is nauwkeurig werk en kost een hoop tijd. Bedenk vooraf wie hiervoor de geschikte persoon is.

Ga je het zelf doen of laat je het over aan een medewerker op de financiële administratie? Je kunt ook een boekhouder aannemen.

Je keuze zal mede afhangen van de omvang van je bedrijf. Als je veel werknemers hebt, loont het wellicht om een afzonderlijke salarisadministrateur in dienst te nemen.

Stap 3. Bepaal hoe je de loonadministratie gaat bijhouden

Je kunt je loonadministratie op drie manieren inrichten:

1. Kasboek of document
   Je legt zelf je administratie aan, op papier (kasboek), in een tekstverwerkingsprogramma of in een spreadsheetprogramma (Excel). Een goedkope, maar tijdrovende oplossing. Je moet veel kennis hebben van administreren en heel nauwkeurig werken, want een foutje is snel gemaakt en dat kan vervelende gevolgen hebben. Deze manier van werken is dus niet erg efficiënt en eigenlijk niet meer van deze tijd.
2. Lokale software loonadministratie
   Je gebruikt een ‘stand-alone’ loonadministratiepakket. Dat is software op je eigen computer(s). Er zijn zeer uiteenlopende softwarepakketten te verkrijgen, zowel gratis als betaald. Ze hebben allemaal met elkaar gemeen dat de berekeningen zijn geautomatiseerd. Het enige wat je hoeft te doen, is de juiste gegevens invoeren. Aangezien dat soms al een hele klus is, is het wel zo prettig dat de software de rest doet.
3. Online boekhouden
   Je administreert in de 'cloud' met web-based salarissoftware. Ook wel online boekhouden genoemd. Dit is de modernste manier van administreren. De functionaliteiten van web-based software zijn vrijwel gelijk aan die van stand-alone pakketten. Het voordeel van werken in de cloud is dat je altijd beschikt over de laatste (vaak gratis) updates, bijvoorbeeld als er wet- en regelgeving is aangepast. Bovendien bieden deze pakketten vaak uitgebreide online-ondersteuning.

Steeds meer leveranciers van salarissoftware bieden hybride pakketten aan, dus een combinatie van stand-alone en online software. Zo heb je optimale flexibiliteit.

Check bij een keuze voor web-based software altijd of je bedrijfs­gegevens op goed beveiligde servers komen te staan. Daarmee voorkom je het risico van een datalek en schending van de privacyregels.

Stap 4. Kies een loonadministratiepakket

Als je hebt bepaald hoe je de loonadministratie wilt inrichten, is het tijd om een aantal verschillende loonadministratiepakketten met elkaar te vergelijken.

De markt kent veel aanbieders, maar lang niet alle pakketten zitten kwalitatief goed in elkaar.

Bovendien zijn sommige (duurdere) pakketten vooral bedoeld voor grote bedrijven met veel vestigingen en honderden werknemers. Zulke pakketten zijn te complex voor gebruik in het MKB.

Waar moet je op letten bij de keuze voor een softwarepakket?

Enkele tips:

• Het pakket moet compleet zijn, met alle functionaliteiten die nodig zijn om aan de eisen van de Belastingdienst te voldoen. De loonstaat, loonstrook en jaaropgave mogen in elk geval niet ontbreken.
• Het pakket moet gebruiksvriendelijk zijn.
• Het pakket is bij voorkeur zowel on- als offline te gebruiken, en het liefst in combinatie.
• De aanbieder biedt ook updates bij het pakket aan.
• Het pakket is eventueel te koppelen aan andere software, zoals ERP, urenregistratie, verzuim­registratie en verlofregistratie.
• De aanbieder verzorgt desgewenst ook een training om je wegwijs te maken in het pakket.
• De aanbieder heeft een goed bereikbare helpdesk met deskundige medewerkers.
• Het pakket is gunstig geprijsd, met heldere leveringsvoorwaarden en zonder meerkosten achteraf.
• Het pakket staat goed bekend en wordt door veel administratiekantoren gebruikt.

Gelukkig hoef je je keuze niet helemaal alleen te maken: ook voor een product als salarissoftware kun je terecht op handige vergelijkingswebsites die de keuze makkelijk maken. Kijk bijvoorbeeld eens op softwarepakketten.nl of de startpagina Boekhoudpakketten.

Stap 5. Zorg voor professioneel toezicht

Ook als je besluit om de loonadministratie zelf te doen, is het verstandig om minimaal één keer per jaar een specialist naar je cijfers te laten kijken. Bijvoorbeeld bij het maken van de jaaropgave of bij de aangifte inkomstenbelasting is het slim om een accountant of boekhouder in te schakelen.

Daarmee ben je verzekerd van professioneel toezicht en heb je een mooi overzicht van je jaarcijfers. Bovendien heb je zo een extra back-up mogelijkheid als zich gedurende het jaar problemen voordoen in de administratie en je er niet uitkomt.

Loonadministratie 2023

Houd bij het belonen van personeel altijd rekening met de nieuwste wetten en richtlijnen. Welke wijzigingen zijn van invloed op het loon in 2023?

4 aanpassingen loon 2023

1. Het minimumloon in 2023 voor volwassenen is gestegen. Ook het minimumjeugdloon en minimumloon voor BBL-leerlingen is omhoog gegaan. Cao-lonen stijgen ook mee. Controleer dus de nieuwe loontabellen voor jouw branche en pas ze toe in je loonadministratie.
2. Per 1 januari 2023 mag je werknemers een onbelaste thuiswerkvergoeding geven van 2,15 euro per dag. Ook als werknemers een deel van de dag thuiswerken mag je ze 2,15 euro belastingvrij geven.
3. Ook de reiskostenvergoeding gaat omhoog. In 2023 mag je werknemers 21 cent per kilometer geven voor woon-werkverkeer en reizen voor het werk. In 2024 is dat zelfs 22 cent per kilometer.
4. Ook in 2023 kun je profiteren van het STAP-budget. Dit is een subsidie voor scholing. Je werknemer krijgt maximaal 1.000 euro per jaar voor allerlei vormen van ontwikkeling, zoals opleidingen, cursussen en trainingen. Het budget is in 2023 voor meer personen beschikbaar.
5. Je betaalt in 2023 minder Aof-premie. Deze daling is onderdeel van een pakket aan maatregelen om de loondoorbetaling bij ziekte makkelijker, duidelijker en goedkoper te maken voor werkgevers in het MKB.

Heb jij al een volledig beeld van de loonkosten in 2023? Bekijk een overzicht én nuttige bespaartips in het gratis whitepaper 'Wat zijn de kosten van personeel?'

Meer loon betalen in 2023?

Door de flinke inflatie en de toenemende (energie)kosten zullen werknemers waarschijnlijk eerder een loonsverhoging verwachten. Natuurlijk heb je dit zelf in de hand als werkgever, maar de druk neemt wel toe. Je wilt goede werknemers natuurlijk niet kwijtraken.

Als jij ook te maken hebt met een personeels­tekort zul je creatieve manieren moeten vinden om goede werknemers aan je bedrijf te binden. Daardoor kunnen de kosten voor werving en selectie toenemen.

Daarnaast kun je ook geld en tijd investeren om het werkplezier te vergroten en je bedrijf aantrekkelijker te maken. Die investeringen kunnen je later veel opleveren. Want gemotiveerd personeel is goud waard.

Ken jij de risico's al?

Jouw bedrijf is goud waard, voorkom uitglijders. Ontdek de gevaren in de horeca, bouw, detailhandel, groothandel, persoonlijke of zakelijke dienst­verlening en beperk je risico's.

Ga voor zekerheid

Vragen over loonadministratie

• Wanneer moet je een loonstrook geven?

  Het verstrekken van een loonstrook is wettelijk verplicht. Als werkgever krijg je met deze verplichting te maken vanaf je aanmelding als werkgever bij de Belastingdienst. Je moet in ieder geval een loonstrook geven rondom de eerste loonbetaling. Daarna moet je een loonstrookje geven als het loon of de loonheffingen afwijken van de vorige betaling.

• Welke loonheffingen moet je toepassen?

  Er zijn een aantal loonheffingen waar je rekening mee moet houden. Namelijk: Loonbelasting en premie volks­verzekeringen, premies werknemers­verzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorg­verzekeringswet. Je moet de ingehouden bedragen duidelijk vermelden op de loonstrook.

• Wanneer krijgt iemand loonheffingskorting?

  Alle werknemers in Nederland hebben recht op loonheffingskorting. Met een formulier loonheffingskorting kan een werknemer zelf de korting aanvragen. Daarna kun je de korting toepassen op de loonheffingen die je aftrekt van zijn brutoloon. Zo houdt je werknemer meer nettoloon over.

• Wat is het verschil tussen bruto en netto loon?

  Het verschil tussen bruto en netto loon is eenvoudig te berekenen. Je berekent het nettoloon door de loonheffingen, premies en vergoedingen af te trekken van het brutoloon. Je kunt online rekentools en software gebruiken om tot een goede berekening te komen.

• Hoe kun je besparen op loonkosten?

  Er zijn slimme manieren om te besparen op loonkosten. Maak bijvoorbeeld gebruik van subsidies, werk met prestatieloon en beperk onnodige personeels­kosten met de juiste verzekeringen. Lees meer over slim besparen in het gratis whitepaper over personeels­kosten

• Hoeveel loon betalen in mijn branche?

  De loonkosten in je branche vallen meestal hoger uit als er een cao van toepassing is. In de cao staat vaak een hoger minimumloon dan het wettelijk minimumloon. In een cao kunnen ook bepalingen staan over indirecte loonkosten (secundaire arbeidsvoorwaarden) en overige personeels­kosten. Bekijk een overzicht van cao's.