Stappenplan loonadministratie inrichten

28 augustus 2017
Loonadministratie inrichten

Bij ‘loonadministratie’ denk je al snel aan een gespecialiseerd administratiekantoor. Toch kun je de loonadministratie van je bedrijf best zelf doen en zo flink wat geld besparen. Dit stappenplan helpt je daarbij.

Loonadministratie inrichten

Ondernemers die personeel in dienst hebben, zijn verplicht om een loonadministratie bij te houden. Je hebt daarbij twee opties: zelf doen of uitbesteden. Heb je een kleine onderneming met maar een paar werknemers, besteed de loonadministratie dan uit aan een boekhouder. Jij en je (kleine) team kunnen je dan helemaal wijden aan de ‘core business’ van het bedrijf, zonder met financiële zaken bezig te hoeven zijn.

Heb je een middelgrote tot grote onderneming met flink wat werknemers? Dan ligt het meer voor de hand om de loonadministratie in eigen hand te houden. Je bespaart al snel een flink bedrag, omdat je bij uitbesteding meestal per loonstrook betaalt. Onderstaand stappenplan helpt je bij het inrichten van je loonadministratie.

Let op

Is je loonadministratie erg ingewikkeld, bijvoorbeeld omdat je internationaal zaken doet of veel expats in dienst hebt? Dan kun je beter de salarisadministratie uitbesteden aan een gespecialiseerd kantoor. Daar komt namelijk veel verschillende wet- en regelgeving bij kijken.

Loonadministratie inrichten in 5 stappen

Stap 1. Volg de instructies van de Belastingdienst

Je loonadministratie moet voldoen aan allerlei wettelijke eisen. Op de website van de Belastingdienst vind je hierover veel nuttige informatie. Zo bevat het Handboek Loonheffingen een handig stappenplan. Alles wat je moet weten over het aanleggen van een eigen loonadministratie staat hierin. Bijvoorbeeld:

  • informatie van de Belastingdienst die je nodig hebt voor je administratie
  • algemene administratieve verplichtingen
  • bijzondere administratieve verplichtingen
  • gegevens van de inkomstenverhouding
  • bewaarplaats, bewaartermijn en controle

De Belastingdienst stuurt werkgevers geregeld informatie toe die onmisbaar is voor het uitvoeren van de loonadministratie. Vergeet daarom niet om bij de Belastingdienst aan te geven dat je zelf de loonadministratie gaat doen. Wellicht is dat van belang voor de informatie die zij verstrekken.

Welke risico's loop ik?

Wil je weten waar je in jouw bedrijf op moet letten? Een Erkend MKB-adviseur kan je helpen. Hij brengt de risico’s in je bedrijf in kaart en geeft advies om deze te beperken of af te dekken.

Vraag het een adviseur

Stap 2. Bepaal wie de loonadministratie gaat bijhouden

Het voeren van een loonadministratie is nauwkeurig werk en kost een hoop tijd. Bedenk vooraf wie hiervoor de geschikte persoon is. Ga je het zelf doen of laat je het over aan een medewerker op de financiële administratie? Je kunt ook een boekhouder aannemen. Je keuze zal mede afhangen van de omvang van je bedrijf. Als je veel werknemers hebt, loont het wellicht om een afzonderlijke salarisadministrateur in dienst te nemen.

Stap 3. Bepaal hoe je de loonadministratie gaat bijhouden

Je kunt je loonadministratie op drie manieren inrichten:

  1. Je legt zelf je administratie aan, op papier (kasboek), in een tekstverwerkingsprogramma of in een spreadsheetprogramma (Excel). Een goedkope, maar tijdrovende oplossing. Je moet veel kennis hebben van administreren en heel nauwkeurig werken, want een foutje is snel gemaakt en dat kan vervelende gevolgen hebben. Deze manier van werken is dus niet erg efficiënt en eigenlijk niet meer van deze tijd.
  2. Je gebruikt een ‘stand-alone’ loonadministratiepakket. Dat is software op je eigen computer(s). Er zijn zeer uiteenlopende softwarepakketten te verkrijgen, zowel gratis als betaald. Ze hebben allemaal met elkaar gemeen dat de berekeningen zijn geautomatiseerd. Het enige wat je hoeft te doen, is de juiste gegevens invoeren. Aangezien dat soms al een hele klus is, is het wel zo prettig dat de software de rest doet.
  3. Je administreert in de 'cloud' met web-based salarissoftware. Ook wel online boekhouden genoemd. Dit is de modernste manier van administreren. De functionaliteiten van web-based software zijn vrijwel gelijk aan die van stand-alone pakketten. Het voordeel van werken in de cloud is echter dat je altijd beschikt over de laatste (vaak gratis) updates, bijvoorbeeld als er wet- en regelgeving is aangepast. Bovendien bieden deze pakketten vaak uitgebreide online-ondersteuning.

Tip

Steeds meer leveranciers van salarissoftware bieden hybride pakketten aan, dus een combinatie van stand-alone en online software. Zo heb je optimale flexibiliteit.

Let op

Check bij een keuze voor web-based software altijd of je bedrijfsgegevens op goed beveiligde servers komen te staan. Daarmee voorkom je het risico van een datalek en schending van de privacyregels.

Stap 4. Kies een loonadministratiepakket

Als je hebt bepaald hoe je de loonadministratie wilt inrichten, is het tijd om een aantal verschillende loonadministratiepakketten met elkaar te vergelijken. De markt kent veel aanbieders, maar lang niet alle pakketten zitten kwalitatief goed in elkaar. Bovendien zijn sommige (duurdere) pakketten vooral bedoeld voor grote bedrijven met veel vestigingen en honderden werknemers. Zulke pakketten zijn te complex voor gebruik in het MKB.

Waar moet je op letten bij de keuze voor een softwarepakket? Enkele tips:

  • Het pakket moet compleet zijn, met alle functionaliteiten die nodig zijn om aan de eisen van de Belastingdienst te voldoen. Loonstaat, loonstrook en jaaropgave mogen in elk geval niet ontbreken.
  • Het pakket moet gebruiksvriendelijk zijn.
  • Het pakket is bij voorkeur zowel on- als offline te gebruiken, en het liefst in combinatie.
  • De aanbieder biedt ook updates bij het pakket aan.
  • Het pakket is eventueel te koppelen aan andere software, zoals ERP.
  • De aanbieder verzorgt desgewenst ook een training om je wegwijs te maken in het pakket.
  • De aanbieder heeft een goed bereikbare helpdesk met deskundige medewerkers.
  • Het pakket is gunstig geprijsd, met heldere leveringsvoorwaarden en zonder meerkosten achteraf.
  • Het pakket staat goed bekend en wordt door veel administratiekantoren gebruikt.

Gelukkig hoef je je keuze niet helemaal alleen te maken: ook voor een product als salarissoftware kun je terecht op handige vergelijkingswebsites die de keuze vergemakkelijken. Kijk bijvoorbeeld eens op softwarepakketten.nl, de HRM Softwarekiezer of de startpagina Boekhoudpakketten.

Stap 5. Zorg voor professioneel toezicht

Ook als je besluit om de loonadministratie zelf te doen, is het verstandig om minimaal één keer per jaar een specialist naar je cijfers te laten kijken. Bijvoorbeeld bij het maken van de jaaropgave of bij de aangifte inkomstenbelasting is het slim om een accountant of boekhouder in te schakelen. Daarmee ben je verzekerd van professioneel toezicht en heb je een mooi overzicht van je jaarcijfers. Bovendien heb je zo een extra back-up mogelijkheid als zich gedurende het jaar problemen voordoen in de administratie en je er niet uitkomt.

28 augustus 2017

Elke week een update

Wil je nieuws, tips, handige informatie en inspiratie van ons ontvangen? Meld je dan aan voor de nieuwsbrief Ondernemen Met Personeel. Je ontvangt de nieuwsbrief daarna elke week gratis in je mailbox.

 

Ik wil graag gratis tips

* Je hoeft alleen maar je mailadres in te vullen

Ben jij klaar voor (meer) personeel?

X
klaar voor meer personeel

Vul de checklist in en je weet het binnen enkele minuten.

Start

Je ontvangt na afloop een persoonlijk rapport met tips.