Een exitgesprek voeren, hoe doe je dat?

30 augustus 2013
Exitgesprek, ontslaggesprek voeren

Tijdens een exitgesprek probeer je te achterhalen waarom een medewerker vertrekt. Hoe kom je achter de vertrekreden? En wat doe je vervolgens met deze informatie?

Exitgesprek, ontslaggesprek voeren

'Ik ben toe aan een nieuwe uitdaging', is een veelgehoorde vertrekreden. Maar vaak is er meer aan de hand, zoals niet ingeloste verwachtingen over een baan, onvoldoende uitdaging in het werk of een te hoge werkdruk.

Voordelen exitgesprek

Als je ontdekt waarom iemand vertrekt, heb je waardevolle informatie in handen. Hierdoor weet je precies welke problemen in je bedrijf spelen. Door die problemen op te lossen, voorkom je dat nog meer mensen vertrekken.

Tegelijk geef je tegenover achterblijvende collega’s het signaal dat je hen serieus neemt. Voor een vertrekkende medewerker is het daarnaast een plezierige afsluiting, omdat hij zijn hart nog even kan luchten.

Goede feedback krijgen

Het exitgesprek voer je meestal kort voor het vertrek van de medewerker, liefst in de week die voorafgaat aan de laatste werkdag. De feedback hoeft dan niet meer een nadelige invloed te hebben op de werksfeer, omdat de laatste werkdagen meestal gericht zijn op overdracht en afscheid.

Het is de kunst om de vertrekkende medewerker open en eerlijke antwoorden te ontlokken. Dat lukt alleen als:

  • het doel van het gesprek helder is
  • alles wat de medewerker vertelt vertrouwelijk blijft
  • duidelijk is wat met die informatie gebeurt

Als je hier aan het begin van het gesprek op ingaat, stel je de medewerker gerust. Daardoor laat deze sneller het achterste van zijn tong zien en krijg je betere feedback.

Als je vermoedt dat je zelf de reden bent van het vertrek, is het beter om iemand anders in te schakelen voor het gesprek. Voor een (externe) HR-adviseur die meer op afstand staat, zal een medewerker zich sneller openstellen.

Inhoud exitgesprek

Tijdens het gesprek staat de reden van het vertrek centraal. Laat de vertrekkende medewerker daarover vrijuit praten, zonder dat je in een discussie verzandt over wie nou gelijk heeft. Probeer daarnaast de medewerker vooral niet te overtuigen om te blijven, want de kans daarop is minimaal.

Vraag door naar de volgende onderwerpen:

  • Arbeidsinhoud: takenpakket, variatie werkzaamheden
  • Arbeidsomstandigheden: lawaai op de werkvloer, werkdruk
  • Arbeidsverhoudingen: samenwerking met leidinggevende en collega’s
  • Arbeidsvoorwaarden: werktijden, primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden

Sommige werkgevers gebruiken een gestandaardiseerd formulier tijdens het gesprek. Op die manier weet je zeker dat je onderwerpen niet vergeet. Bovendien kun je meerdere gesprekken zo met elkaar vergelijken. Op de website van Leaufort vind je een voorbeeld van een formulier voor een exitgesprek.

Verbeteringen doorvoeren

Met de informatie uit het exitgesprek kun je een betere werkplek creëren. Kijk daarbij vooral of je in verschillende exitgesprekken dezelfde onderwerpen ziet terugkomen. Wellicht moet je op basis hiervan iets doen aan je arbeidsvoorwaarden of je stijl van leidinggeven aanpassen.

Handel zorgvuldig als een achterblijvende collega de oorzaak blijkt te zijn van een probleem. De informatie uit het exitgesprek mag je namelijk niet gebruiken in de beoordeling van collega’s. Als je dat wel doet, verspeel je het vertrouwen van je medewerkers. Dat maakt toekomstige exitgesprekken minder effectief.

Tips voor het exitgesprek

Tot slot nog enkele tips:

  • Plan het gesprek tijdig in: Plan de afspraak voor het exitgesprek op tijd in, omdat de laatste werkdag door het opnemen van vakantiedagen vaak snel in zicht is.
  • Geef aan dat het exitgesprek vrijblijvend is: Vergeet niet dat exitgesprekken nooit verplicht zijn. Ook hoeft een vertrekkende medewerker niet alle vragen te beantwoorden.
  • Verstuur de enquête eventueel per post: Stuur als alternatief een vragenlijst per post. Dit is minder confronterend dan een gesprek en levert daardoor bruikbare feedback op.
30 augustus 2013

Elke week een update

Wil je nieuws, tips, handige informatie en inspiratie van ons ontvangen? Meld je dan aan voor de nieuwsbrief Ondernemen Met Personeel. Je ontvangt de nieuwsbrief daarna elke week gratis in je mailbox.

 

Ik wil graag gratis tips

* Je hoeft alleen maar je mailadres in te vullen

Ben jij klaar voor (meer) personeel?

X
klaar voor meer personeel

Vul de checklist in en je weet het binnen enkele minuten.

Start

Je ontvangt na afloop een persoonlijk rapport met tips.