Salarisschalen invoeren in 5 stappen

Salarisschalen invoeren?

Hoe jij als ondernemer met belonen omgaat, heeft direct invloed op het privéleven van je werknemers, maar ook op hun waardering voor jou als werkgever.

Werknemers hechten sterk aan waarden als 'loon naar werken' en 'gelijk loon voor gelijk werk'. Vanuit de wet over goed werkgeverschap ben je verplicht dit goed te regelen.

Salarisstructuur

Zorg daarom dat de salarisstructuur van je bedrijf rechtvaardig en transparant is. De salarisstructuur wordt ook wel 'salarishuis' of 'loongebouw' genoemd.

Heb je maar een paar werknemers in dienst, dan is de salarisstructuur heel overzichtelijk. Je kunt volstaan met het vastleggen van individuele afspraken over salaris, secundaire arbeidsvoorwaarden en eventuele loonontwikkelingen in de toekomst.

Maar als je personeel groeit, zeker over een wat langere periode, wordt het lastiger om alle loonafspraken bij te houden. Met salarisschalen houd je het overzicht.

Zijn salarisschalen verplicht?

In sommige gevallen zijn salarisschalen verplicht. Bijvoorbeeld als je te maken hebt met een verplichte cao in jouw branche. Dan kunnen er salariseisen zijn per functie en aantal jaren ervaring.

In de bouw wordt bijvoorbeeld gewerkt volgens vastgestelde loontabellen. En ook in de horeca heb je te maken met vaste uurlonen per type werknemer. Ga dus na welke eisen er zijn in jouw branche.

Als werkgever heb je in ieder geval te maken met het wettelijk minimumloon per leeftijd. Deze bedragen kunnen ieder halfjaar veranderen. Zorg dus dat je nooit minder betaalt dan het minimumloon.

Stappenplan salarisschalen invoeren

Bij het opzetten van een transparante salarisstructuur moet je goed nadenken over de vraag welke vorm het beste bij je bedrijf past. Dit stappenplan helpt je daarbij.

1. Stel de beloningsgrondslag vast

Het salaris van je werknemers hangt af van meerdere factoren, zoals leeftijd, ervaring, opleiding en functie-inhoud. Stel eerst per werknemer een profiel op waarin je alle relevante factoren verwerkt, zodat je zijn positie in een salarisschaal ook goed kunt motiveren.

Functieomschrijving

Het maken van een functieprofiel vereist een duidelijke omschrijving van de functie. Heb je de functies in je bedrijf niet formeel beschreven, doe dat dan alsnog.

Krijg grip op personeels­kosten

Lees het gratis whitepaper met daarin de waarde van personeel, alle personeels­kosten op een rij en 5 manieren om te besparen.

Download gratis PDF

2. Zet een loongebouw op

Voor het loongebouw heb je de keuze uit twee basisvormen: structureel of flexibel. 

• Een structureel loongebouw past goed bij traditionelere bedrijven met een hiërarchische structuur. Je werkt dan met vaste salarisafspraken en je hebt niet te maken met prestatiebeloningen. Nadeel is dat je ook bij economisch zwaar weer de loonafspraken moet nakomen.
• In een flexibel loongebouw kun je de lonen enigszins afhankelijk maken van het bedrijfsresultaat. Als het economisch slechter gaat, sla je bijvoorbeeld een periodiek over. Uiteraard leg je dit van tevoren vast in de loonafspraken.

Organogram

Heb jij de structuur van je bedrijf al in kaart gebracht? Dat doe je met een organogram.

3. Bepaal de bandbreedte van de salarissen

Je wilt je werknemers goed betalen: niet te weinig, maar ook niet te veel. Denk daarom goed na over de hoogte van het start- en eindloon in de salarisschalen.

Lees meer over marktconform belonen en salaris vergelijken.

Vraag ook aan collega-ondernemers hoe zij dit hebben aangepakt. Heeft je bedrijfstak een eigen cao? Check dan wat daarin is vastgelegd over arbeidsvoorwaarden en beloning. Sommige cao’s, bijvoorbeeld die voor het onderwijs en de vak- en tijdschriften, bevatten een volledig uitgewerkt loongebouw. Raadpleeg deze cao’s eens om ideeën op te doen.

Houd je aan het minimumloon

Zorg dat je salarisschalen nooit onder het minimumloon komen. Elk halfjaar worden de bedragen aangepast en de laatste tijd is er een flinke stijging geweest. Wat is het minimum op dit moment? Bekijk het minimumloon per leeftijd.

Vanaf 2025 is er een minimumuurloon. Het is daarom handiger om je loongebouw in te richten aan de hand van een uurloon. Je mag nog steeds maandlonen hanteren, maar een uurloon heeft veel voordelen. Zo kun je eerlijker belonen op basis van het aantal uren dat iemand daadwerkelijk heeft gewerkt.

4. Indeling van de salarisschalen

In welke salarisschaal je een werknemer indeelt, is afhankelijk van zijn functie, werkervaring en opleiding. Een gangbare indeling is:

• schaal 1 t/m 4: ongeschoold werk
• schaal 5 t/m 8: functies op mbo-niveau
• schaal 9 t/m 11: functies op hbo/wo-niveau
• schaal 12 en hoger: leidinggevende functies

Start- en eindloon, treden of periodieken

Elke salarisschaal heeft een startloon en een eindloon. Daartussen zitten schaaltreden, ook wel periodieken genoemd. Een werknemer zonder ervaring begint op het startloon. Elk jaar geef je hem een vooraf vastgestelde loonsverhoging, de periodiek.

Na verloop van jaren bereikt hij het eindloon in de schaal en zit hij aan zijn salarisplafond. Om hem te motiveren kun je hem bij goed functioneren (los van de periodiek) een jaarlijkse bonus geven. Bij uitbreiding of verandering van functie kun je hem in een hogere schaal plaatsen.

• Gesloten salarisstructuur

Het systeem van salarisschalen met periodieken gebaseerd op leeftijd of aantal dienstjaren noemen we een 'gesloten salarisstructuur'.

Het voordeel is dat je precies kunt berekenen wat je jaarlijkse stijging aan loonkosten is. Een nadeel is dat je werknemers niet worden uitgedaagd om extra te presteren. Harder werken voor hetzelfde loon motiveert niet echt.

• Open salarisstructuur

Met een 'open salarisstructuur' kun je werknemers wel stimuleren om een stapje harder te lopen. Een salarisschaal heeft dan een startloon en een eindloon, maar geen vaste periodieken.

De loonstijging laat je afhangen van de uitkomst van het jaarlijkse beoordelingsgesprek.

Bij slecht functioneren krijgt de werknemer geen opslag. Hoe beter zijn resultaten, hoe meer loon je hem erbij geeft. Dit systeem biedt dus ruimte voor beloningsverschillen. Maar het is 'loon naar werken', dus prima uit te leggen aan je werknemers.

Voorbeeld salarisschalen 2025

Er zijn online verschillende voorbeelden van salarisschalen te vinden. Het is in feite een simpele tabel met daarin de verschillende schalen en stappen (of treden). Bekijk hieronder een voorbeeld uit de cao Sociaal werk (tabel 2025).

Je kunt zelf een tabel met salaris schalen maken in Excel, Nmbrs of een ander programma voor spreadsheets. Daarbij kun je gebruikmaken van handige sjablonen of templates voor salaristabellen.

Kijk of dit ook mogelijk is in je software voor salarisadministratie. Daarmee kun je mogelijk ook iedere wijziging in het loon automatisch laten doorvoeren op basis van de ingevoerde loonschalen. Dat is ideaal.

5. Voer de nieuwe salarisstructuur in

Het is belangrijk om in je bedrijf voldoende draagvlak te creëren, zodat de invoering van de salarisschalen zo snel en soepel mogelijk verloopt. Overleg daarom vooraf met alle betrokken partijen, zowel leidinggevenden als werknemers.

Heeft je bedrijf een ondernemingsraad? Dan zul je met hen om de tafel moeten. De ondernemingsraad heeft namelijk instemmingsrecht. Vraag tot slot ook bij de Belastingdienst na of de nieuwe salarisstructuur fiscale gevolgen heeft.

Informeer je personeel

Als de salarisschalen worden ingevoerd moet je dit natuurlijk bekendmaken aan je werknemers. Leg de nieuwe salarisstructuur vast in een personeels­handboek en verwijs ernaar in de contracten met je werknemers.

Personeels­kosten in de hand houden

Het bepalen van goede salarisschalen is heel belangrijk. Je kunt daarmee je werknemers een eerlijke beloning geven. Zo toon je goed werkgeverschap. Het salaris kan ook een grote rol spelen bij het aantrekken en behouden van goed personeel.

Maar je kunt niet meer beloven dan je hebt. Zeker in de huidige arbeidsmarkt en met de toenemende inflatie zullen veel werknemers een salarisverhoging willen. Maar ook jouw kosten nemen toe. Hoe houd je de balans en je personeels­kosten in de hand? Een paar belangrijke tips:

1. Vergeet het vakantiegeld niet
   Bovenop het salaris moet je 8% vakantiegeld betalen. Dit bedrag betaal je jaarlijks uit voor 1 juni of verspreid over het jaar. Als je dit niet doet, riskeer je ook een boete van de Arbeidsinspectie.
2. Werk met een kostprijs
   Zorg dat je genoeg omzet draait om al je rekeningen te kunnen betalen. Reken de gestegen loonkosten door aan je klant. Om te weten hoeveel marge je moet overhouden per product of dienst, is het slim om de kostprijs te berekenen. Hoe pak je dat aan? Bekijk een voorbeeld uit de horeca: arbeidskosten per gerecht berekenen.
3. Voorkom onderbetaling
   Onderbetaling wil je natuurlijk voorkomen. Je reputatie als goed werkgever kan daarmee flinke schade oplopen en dat heeft grote gevolgen voor je bedrijf. Je werknemers kunnen ook gedemotiveerd raken en dat kan tot vervelende arbeidsconflicten leiden. Houd je dus altijd aan het minimumloon.
4. Extra kosten personeel
   Je werknemer kost meer dan alleen zijn loon. Je betaalt bijvoorbeeld ook premies en loonbelasting per werknemer. 
   
   Daarnaast kun je geld kwijt zijn aan allerlei werkmiddelen, secundaire arbeidsvoorwaarden en de nodige verzekeringen voor personeel.

Controle over je personeels­kosten

Lees het gratis whitepaper 'Wat zijn de kosten van personeel?' en benut bespaartips van experts en ondernemers.

Besparen op kosten personeel

Hoe kun je slim besparen op je personeels­kosten? Dat doe je bijvoorbeeld met de juiste verzekeringen voor personeel. Kijk goed wat de grootste risico's zijn binnen jouw bedrijf en bepaal welke verzekeringen je nodig hebt.

Een van de belangrijkste verzekeringen voor ondernemers met personeel is de verzuim­verzekering. Daarmee krijg je compensatie voor de loonkosten tijdens ziekte. Vaak word je ook geholpen bij de verzuim­begeleiding en het voorkomen van verzuim.

Vraag aan een onafhankelijke verzekerings­adviseur wat de mogelijkheden zijn voor jouw bedrijf of vraag een offerte aan.

Vragen over salarisschalen invoeren

• Wat is een salarisschaal?

  Een salarisschaal is een vastgesteld loonbedrag met een bepaald minimum (startloon) en een maximum (eindloon). De salarisschaal is vaak afhankelijk van de functie, leeftijd en ervaring van een werknemer. Binnen een salarisschaal heb je treden of periodieken. De totale salarisstructuur wordt ook wel 'salarishuis' of 'loongebouw' genoemd.

• Waarom salarisschalen invoeren?

  Als je personeels­bestand groeit, zeker over een wat langere periode, wordt het lastiger om alle loonafspraken bij te houden. Met salarisschalen houd je het overzicht. Het maakt de beloning helder en transparant. Geen gedoe meer over salarisverhoging.

• Hoe kan ik salaris aan prestaties koppelen?

  Wil je de salarisverhoging koppelen aan de prestaties van je werknemer, dan kun je kiezen voor een flexibel loongebouw. Je kunt bijvoorbeeld aan de hand van een beoordelingsformulier bepalen of je werknemer in aanmerking komt voor een volgende trede of schaal.

• Welk stappenplan kan ik gebruiken? 

  Doorloop de volgende stappen: Stel de beloningsgrondslag vast, zet een loongebouw op, bepaal de bandbreedte van de salarissen, deel de salarisschalen in en voer de nieuwe salarisstructuur in. Volg dit stappenplan salaris schalen.

• Waar moet ik nog meer rekening mee houden?

  Overleg met alle betrokken partijen: aandeelhouders, leidinggevenden en werknemers. Als je bedrijf een ondernemingsraad heeft, dan zul je met hen om de tafel moeten. De ondernemingsraad, of een andere vorm van personeels­vertegenwoordiging, heeft namelijk instemmingsrecht.

Welke risico's loop ik?

Een adviseur kan je helpen. Hij brengt de risico’s in je bedrijf in kaart en geeft advies om deze te beperken of af te dekken.

Ik wil advies