Advies over verzuim­risico’s?

Wil je weten waar je in jouw bedrijf op moet letten? Vraag advies en ontvang een offerte.

Langdurig verzuim zieke werknemer
Langdurig verzuim zieke werknemer

7 tips bij langdurig verzuim

Hoe ga je om met een werknemer die lange tijd uit de running is? Wat kun je concreet doen om hem te helpen? Expert Ilona de Wolf geeft 7 tips bij langdurig ziekte­verzuim.

Langdurig verzuim: 7 tips van Ilona de Wolf

Bij de re-integratie van je zieke werknemer is het uitgangspunt dat je samen aan re-integratie werkt. Dit is verplicht vanuit de wet- en regelgeving.

Daarnaast wil je ook vanuit de menselijke relatie tussen jou en je werknemer dat de re-integratie soepel verloopt. Hoe vind je daar een goede balans in? Een paar tips voor beide aspecten.

1. Maak een verzuim­protocol

Het is slim om een verzuim­protocol op te stellen. Daarin beschrijf je concreet de stappen die genomen worden als iemand ziek is. Je kunt als werkgever zelf een verzuim­protocol maken, maar dit moet wel voldoen aan de wettelijke regels.

De basisregels zijn te vinden in de Wet verbetering poortwachter. Daarnaast kun je nog specifieke regels opnemen die gelden binnen jouw bedrijf en passen bij jouw kijk op personeel.

Voorbeeld verzuim­protocol

Het verzuim­protocol kan opgenomen worden in het personeels­handboek als een werkgever dit heeft. Wil je een verzuim­protocol maken? Gebruik dan dit handige voorbeeld verzuim­protocol.

2. Direct handelen bij conflicten tijdens re-integratie

Als er een conflict dreigt te ontstaan, bijvoorbeeld als een werknemer passend werk weigert, dan moet je direct in actie komen. Je werknemer heeft bepaalde verplichtingen rondom de re-integratie, maar jij moet hem daar wel op wijzen.

Loonsanctie opleggen

Soms moet je als werkgever een waarschuwing geven of een loonsanctie opleggen als je werknemer zich niet aan de spelregels houdt. Doe je dit niet, dan kun je zelf een sanctie krijgen van het UWV.

Het is slim om bij een dreigend conflict direct te overleggen met de arbodienst of advies in te winnen bij een juridisch expert. In de tussentijd moet je blijven voldoen aan de wet- en regelgeving, dat is heel belangrijk. De re-integratie staat immers niet stil en mag niet onnodig (door een conflict) stil komen te staan.

3. Re-integratiedossier bijhouden

Een belangrijke spelregel bij langdurig verzuim is het bijhouden van een re-integratiedossier. Het UWV eist namelijk een volledig re-integratiedossier als je werknemer na 2 jaar ziekte een WIA-uitkering aanvraagt.

In dit dossier bewaar je alle afspraken en formulieren rondom de re-integratie van je zieke werknemer. Zo toon je aan dat jij alles aan de re-integratie gedaan hebt.

Dit dossier start je al in de beginperiode van het verzuim op, ook als je verwacht dat het verzuim minder dan 2 jaar gaat duren.

4. Wees kritisch op de verzuim­experts die je inschakelt

Vanuit wet- en regelgeving ben en blijf je als werkgever zelf verantwoordelijk voor de re-integratie van je zieke werknemer. Je kunt niet blind vertrouwen op een specialist, ook al betaal je hem hiervoor.

Arbodienst, bedrijfsarts, casemanager en andere specialisten

Kijk dus kritisch naar de arbodienst waarmee je samenwerkt en naar de oordelen van de bedrijfsarts, casemanager en eventuele andere samenwerkings(partijen).

Kijk of afspraken en verwachtingen logisch en goed onderbouwd zijn en of ze gehaald worden. Als zo’n expert een steekje laat vallen ben jij degene die daarvoor een sanctie van het UWV opgelegd kan krijgen.

5. Onderhoud je belangrijkste kapitaal = personeel

Je personeel is je belangrijkste kapitaal. Daar wil je goed mee omgaan. Het is te vergelijken met de meest waardevolle machines die je hebt. Je doet je best om ervoor te zorgen dat ze niet kapot gaan (preventie).

Goed werkgeverschap

Ook pleeg je regelmatig onderhoud door in de gaten te houden of je werknemers hun werk goed kunnen uitvoeren, en ze te helpen om dat zo goed mogelijk te doen. Bijvoorbeeld door bijscholing aan te bieden, persoonlijke ontwikkeling regelmatig te bespreken, of aanpassing van roosters wanneer daar behoefte aan is. 

Probeer doorlopend in de gaten te houden hoe je werknemer ervoor staat:

  1. Zijn er tekenen dat iemand ziek wordt?
  2. Meldt een werknemer zich regelmatig kortdurend ziek?
  3. Wat heeft een werknemer nodig om zijn werk goed te kunnen blijven uitvoeren?

Zorg dat je de werknemer goed kent of wijs iemand anders aan die dagelijks te maken heeft met de werknemer, die bijvoorbeeld regelmatig met de werknemer in gesprek gaat. 

Zo kun je veel sneller op iemands behoeften inspelen. De persoonlijke zorg voor de (zieke) werknemer is in iedere fase heel belangrijk.

6. Houd doorlopend contact tijdens het verzuim

Mocht het ondanks preventie toch misgaan? Dan is een goede reparatie (re-integratie) op zijn plaats.

Zodra iemand zich ziek meldt, moet je het contact oppakken en onderhouden. Spreek met je werknemer af dat hij jou ook op de hoogte houdt en zorg dat er periodiek contact onderhouden wordt.

Bedrijfsarts

Als het verzuim langer duurt, is het handig na iedere afspraak regelmatig contact op te nemen met de bedrijfsarts. Een goed contact met de bedrijfsarts werkt bevorderlijk bij de re-integratie.

Zo kun je makkelijk afspraken maken wanneer werkhervatting mogelijk is, blijf je goed op de hoogte van het verloop van het verzuim en wat de verwachtingen voor de werkhervatting zijn.

7. Stel de juiste vragen bij verzuim

Als een werknemer langdurig ziek is, bespreek dan samen wat je kunt doen aan de re-integratie. Hoe kun je daar als werkgever aan bijdragen?

Kijk in hoeverre jij het verschil kunt maken. Als iemand zijn been breekt, kun je dat niet voorkomen of het herstel versnellen. Maar je kunt wel een vervoersprobleem oplossen - ervoor zorgen dat iemand wordt opgehaald bijvoorbeeld, zodra hij weer in staat is te werken.

Stel daarom de vragen:

  • Wat heb je nodig om weer (gedeeltelijk) te kunnen werken?
  • Als op dit moment het niet mogelijk is het werk te hervatten, wanneer zou dit wel kunnen?
  • Wat is daarvoor nodig?
  • Wat kun je zelf doen?
  • Wat kan de bedrijfsarts voor je doen?
  • Wat kan ik als werkgever voor je doen?

Dat is iets anders dan over ziekte praten. Dat mag niet vanuit de wetgeving op de privacy, maar dat is ook niet nodig. Je praat met elkaar over de mogelijkheden om ondanks beperkingen weer aan het werk te gaan.

Verzuim leestips:

1. Loondoorbetaling tijdens ziekte

2. Verzuim­kosten berekenen

Ilona de Wolf

Ilona de Wolf heeft ruime ervaring als WGA-expert en WIA-coach. Zij adviseert en begeleidt werkgevers die een WGA (WGA eigenrisicodragen) en/of een WIA verzekering hebben bij De Goudse. In de rol van WIA-expert heeft zij het contact met werknemers.

Whitepapers en online tests