Dit zijn de kosten van personeel

Wat kost personeel?

Personeel is voor de meeste ondernemers de belangrijkste investering. De kosten van personeel kun je eenvoudig berekenen. Per werknemer betaal je bovenop het afgesproken brutosalaris nog zo’n 20 tot 35 procent van dat salaris aan extra kosten. Hoe hoog de kosten van personeel in 2025 precies uitvallen, hangt af van je cao en de individuele afspraken die je met werknemers maakt. 

Personeels­kosten in 2025

Nederland staat nu op de achtste plek van Europese landen met de hoogste werkgeverslasten. 

Voor een werknemer met een bruto jaarsalaris van 60.000 euro betaalt een Nederlandse werkgever gemiddeld 17.004 euro extra aan sociale premies en belastingen.

• Alleen Frankrijk, Italië, België, Oostenrijk, Spanje, Duitsland en Zweden zijn duurdere landen voor werkgevers.
• In 28 Europese landen is het goedkoper om personeel in dienst te hebben.
• Voor werknemers is Nederland iets gunstiger, met een 12de plek als het gaat om het afdragen van loonbelasting. 

Dit blijkt uit een vergelijking van 36 Europese landen door het Ierse HR-adviesbureau Boundless.

Wat voor personeels­kosten zijn er en welke zijn verplicht?

1. Directe loonkosten personeel

De directe loonkosten vormen het grootste deel van de loonkosten. Deze kosten bestaan onder meer uit:

• Het salaris
• De vakantietoeslag
• Eventuele prestatiebeloning (zoals een bonus of winstuitkering)

Minimumloon en vakantiegeld

Het salaris mag in ieder geval niet lager liggen dan het wettelijk minimumloon. De overheid stelt de hoogte van het minimumloon twee keer per jaar vast op basis van de gemiddelde cao-lonen.

Op 1 januari 2026 stijgt het minimumloon naar 14,71 euro per uur. Bekijk alle minimumlonen in 2025 en 2026.

Daarnaast betaal je ieder jaar verplicht vakantiegeld van minimaal 8 procent van het bruto jaarloon.

Cao

De directe loonkosten vallen meestal hoger uit wanneer een cao van toepassing is. In de cao staat dan een hoger minimumloon dan het wettelijk minimumloon.

Een cao is onder andere verplicht als de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) deze algemeen verbindend verklaart. Hierna geldt de cao voor alle werkgevers en werknemers in een bedrijfstak.

Het minimumloon is ook van toepassing op flexwerkers, zoals oproepkrachten en uitzendkrachten.

Bij uitzendkrachten moet het uitzendbureau het minimumloon en de minimumvakantiebijslag betalen. Als het uitzendbureau niet gecertificeerd is door de Stichting Normering Arbeid, ben jij als werkgever aansprakelijk bij onderbetaling. 

Krijg grip op personeels­kosten

Lees het gratis whitepaper met daarin de waarde van personeel, alle personeels­kosten op een rij en 5 manieren om te besparen.

Download gratis PDF

2. Indirecte loonkosten personeel

De indirecte loonkosten zijn niet standaard. Deze kosten kunnen flink verschillen per bedrijf. Indirecte loonkosten zijn onder andere:

• Pensioenkosten
• Reiskosten
• Onkostenvergoedingen
• Secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals:
  • een dertiende maand
  • een leaseauto
  • telefoon van de zaak
  • inkomenszekerheid bij arbeidsongeschiktheid
  • een Anw-gat­verzekering
• Kosten voor eventuele personeels­verzekeringen, zoals een ziekte­verzuim­verzekering

De indirecte loonkosten bepaal je meestal zelf, behalve als er een cao van toepassing is. Zo heb je in veel gevallen de vrijheid om wel of geen pensioenregeling aan te bieden.

Een pensioenregeling is aan te bevelen, omdat werknemers daar veel waarde aan hechten. Je regelt dit door je aan te sluiten bij een pensioenfonds of een verzekeraar.

Pensioen verplicht?

Er zijn meerdere sectoren met een verplichte aansluiting bij een bedrijfstakpensioenfonds (bpf). Bijvoorbeeld in de bouw.

Het bestuur van een bedrijfstakpensioenfonds verleent soms vrijstelling van verplichte deelname, bijvoorbeeld als het pensioenfonds onvoldoende beleggingsrendement haalt.

De juiste arbeidsvoorwaarden

Met goede arbeidsvoorwaarden kun je nieuwe werknemers aantrekken en je huidige team langer behouden. Kijk dus welke voorwaarden interessant kunnen zijn voor jouw personeel.

Hoe kun jij het verschil maken? Lees meer over secundaire en tertiaire arbeidsvoorwaarden.

3. Verplichte premies en bijdragen

Werkgevers dragen verplichte loonheffingen af aan de Belastingdienst. Deze loonheffingen zijn onder meer:

• loonbelasting
• premie volks­verzekeringen (AOW, Anw en Wlz)
• premies werknemers­verzekeringen (WW, WAO, WIA en ZW)
• inkomensafhankelijke bijdrage Zorg­verzekeringswet (werkgeversheffing en in sommige gevallen bijdrage Zorg­verzekeringswet)

Loonheffingen bij uitzendkrachten?

Bij uitzendkrachten ben je geen loonheffingen verschuldigd. Het uitzendbureau draagt deze voor je af. Maar als het uitzendbureau dit nalaat, kan de Belastingdienst jou hiervoor aansprakelijk stellen.

Beperk je aansprakelijkheid door gebruik te maken van een uitzendbureau met een keurmerk van Stichting Normering Arbeid en open een g-rekening.

4. Overige kosten personeel

Personeel is een flinke investering. Naast bovenstaande kosten, maak je zeer waarschijnlijk nog wat extra kosten.

Werkplek

Denk bijvoorbeeld aan de kosten voor een werkplek. Een gemiddelde kantoorwerkplek kost zo’n 9.000 euro per jaar, per werknemer (NFC Index). Daarin zijn kosten meegenomen voor onder meer het gebouw, de facilitaire dienstverlening en de ICT.

Ook bij thuiswerken moet je zorgen voor een goede werkplek.

• Denk ook aan kosten voor werkkleding en arbovoorzieningen, zoals een helm of veiligheidsbril.
• Daarnaast maak je waarschijnlijk ook kosten voor eten en drinken en opleiding en ontwikkeling van personeel.
• En misschien wil je ook nog wel zorgen voor wat ontspanning op het werk. Je kunt het zo gek maken als je wilt.

Onverwachte kosten

Je kunt ook te maken krijgen met allerlei onverwachte kosten, bijvoorbeeld door calamiteiten, bedrijfsongevallen en langdurige ziekte van personeel. Als je hier geen verzekeringen voor hebt, kan dat je veel geld kosten.

Kosten zieke werknemer

Wat ben jij precies kwijt als je medewerker ziek wordt? En wat als er twee of meer medewerkers ziek zijn? Bereken de kosten met de rekentool zieke werknemer.

Besparen op onverwachte kosten

Voorkom onverwacht hoge kosten. Dat doe je met de juiste verzekeringen voor personeel. Kijk goed wat de grootste risico's zijn binnen jouw bedrijf en bepaal welke verzekeringen je nodig hebt.

Een van de belangrijkste verzekeringen voor ondernemers met personeel is de verzuim­verzekering. Daarmee krijg je compensatie voor de loonkosten tijdens ziekte. Vaak word je ook geholpen bij de verzuim­begeleiding en het voorkomen van verzuim.

Vraag aan een onafhankelijke verzekerings­adviseur wat de mogelijkheden zijn voor jouw bedrijf of vraag een offerte aan.

Personeels­kosten berekenen in 2025 en 2026

Houd bij de berekening van je personeels­kosten altijd rekening met de nieuwste wetten en richtlijnen. Welke wijzigingen zijn van invloed op de kosten van personeel in 2025 en 2026?

Wijzigingen personeels­kosten

In 2025 wil het kabinet personeel stimuleren om meer te werken. Werknemers die meer gaan werken, zullen in verhouding minder belasting betalen (over de extra gewerkte uren). 

• In 2025 en 2026 betaal je minder AWf-premie (WW-premie) voor overwerk. Er geldt wel een maximum: werknemers met een vast contract mogen tot 30 procent extra uren werken naast hun vaste uren.
• Subsidies voor personeel worden aangepast. Ook zijn er plannen om de werkloosheidswet (WW) grondig aan te passen.
• Het minimumloon 2026 stijgt naar 14,71 euro per uur voor werknemers van 21 jaar en ouder.
• De maximale arbeidskorting stijgt in 2026 naar 5.712 euro. In 2025 was dat 5.599 euro.
• De premie voor de Werkhervattingskas (Whk-premie) stijgt van 1,22 naar 1,25 procent.
• De onbelaste thuiswerkvergoeding stijgt in 2026 waarschijnlijk naar 2,45 euro per dag. In 2025 was het 2,40 euro per dag.
• De onbelaste reiskostenvergoeding in 2026 blijft gelijk: 23 cent per kilometer.
• Het Lage-inkomensvoordeel (LIV) is volledig afgeschaft in 2025.
• Er is minder Loonkostenvoordeel (LKV) voor ouderen, maar meer LKV voor arbeidsbeperkte werknemers.
• De werkkostenregeling (WKR) is aangepast. In 2025 en 2026 is de vrije ruimte 2 procent bij een loonsom tot 400.000 euro. Daarboven is de vrije ruimte 1,18 procent.

Hoeveel betaal jij in 2025 en 2026? Bereken je totale werkgeverslasten.

Bekijk nog meer belangrijke aanpassingen en wetswijzigingen in 2025.

Loonkosten werkgever

Je loonkosten in de gaten houden is cruciaal. Het helpt je je bedrijf financieel gezond te houden en goede beslissingen te nemen. Bijvoorbeeld als je werknemers een salarisverhoging willen. In uitzonderlijke gevallen kun je ook overgaan tot een salarisverlaging. Ontdek wanneer je dat doet. 

Loonkosten berekenen

Hoeveel ben jij precies kwijt? Bereken je loonkosten met deze rekenmodule. 

Salarisverhoging

Door de flinke inflatie en het aanhoudende personeels­tekort zullen werknemers waarschijnlijk eerder een salarisverhoging verwachten. Natuurlijk heb je dit zelf in de hand als werkgever, maar de druk neemt wel toe. Je wil je goede werknemers natuurlijk niet kwijt.

Als jij ook te maken hebt met een personeels­tekort zul je creatieve manieren moeten vinden om goede werknemers aan je bedrijf te binden. Daardoor kunnen de kosten voor werving en selectie toenemen.

Daarnaast kun je ook geld en tijd investeren om het werkplezier te vergroten en je bedrijf aantrekkelijker te maken. Die investeringen kunnen je later veel opleveren. Want gemotiveerd personeel is goud waard.

Salarisverlaging

In bepaalde gevallen kun je als werkgever overgaan tot een salarisverlaging. Bijvoorbeeld als een werknemer minder gaat werken of een lagere functie wil met minder verantwoordelijkheden.

Daarnaast zijn er meerdere redenen om salaris in te houden, uit te stellen of te verlagen. Bijvoorbeeld als je werknemer niet komt werken, zonder reden. En in sommige gevallen bij ziekte, een arbeidsconflict, schorsing, ontslag of loonbeslag. 

• Lees meer over het inhouden, verlagen en uitstellen van loon.

Personeels­kosten als percentage van de omzet

Je kunt zelf berekenen hoe arbeidsintensief je bedrijf is. Daarvoor kijk je naar de personeels­kosten als percentage van de omzet. Dit personeels­kostenpercentage bereken je als volgt:

Het personeels­kostenpercentage kan per soort bedrijf verschillen, maar over alle branches genomen wordt vaak 30 procent genoemd als gemiddelde. Dit percentage kan hoger uitvallen als een bedrijf veel maatwerk levert dat niet makkelijk te automatiseren is. Denk aan een advocaat of boekhouder die advies op maat geeft.

Als je precies wilt weten wat een gezond percentage is, zul je dit moeten vergelijken met cijfers van soortgelijke bedrijven.

5 tips om te besparen op personeels­kosten

Voor een gezond bedrijf is het belangrijk is om grip te hebben op je personeels­kosten. Deze kosten zullen voor veel bedrijven jaarlijks stijgen. Bijvoorbeeld door loonsverhogingen die een eventuele verplichte cao voorschrijft.

5 tips om personeels­kosten in de hand te houden:

1. Arbeidsvoorwaarden versoberen

Arbeidsvoorwaarden versoberen is voor je werknemers de minst populaire optie. Toch is dit de manier waarop veel werkgevers personeels­kosten in de hand houden.

Zo kan een adviesbureau snijden in de personeels­kosten door secundaire arbeidsvoorwaarden af te schaffen. Dit kan echter niet zomaar en heeft vaak de instemming nodig van de werknemer, ondernemingsraad of vakbond.

2. Goed personeel aannemen

Voor goed personeel moet je vaak wat dieper in de buidel tasten. Want deze talenten weten vaak zelf wat zij waard zijn voor een bedrijf. Tegenover deze investering staat dat je met talentvol personeel vaak meer gedaan krijgt.

Om talentvolle ICT’ers te vinden, moet een ICT-bedrijf hen bijvoorbeeld op de juiste manier benaderen. Dat kan onder meer door te zorgen voor goede ontwikkelingsmogelijkheden.

De juiste mensen op de juiste plek. Bekijk 5 tips voor het aannemen van personeel in de zakelijke dienstverlening.

3. Productiviteit verhogen

Als je de productiviteit verhoogt, hoef je minder snel nieuwe mensen aan te trekken. Je krijgt immers meer gedaan met hetzelfde team. Daardoor bespaar je direct op de personeels­kosten.

Een andere manier om de productiviteit een boost te geven is automatisering. Denk hierbij aan een reisbureau dat steeds meer zaken online afhandelt en taken automatiseert die eerst werden gedaan door mensen.

4. Ongewenst verloop terugdringen

Ongewenst verloop kan de productiviteit negatief beïnvloeden. Zo is een vertrekkende werknemer vaak minder productief.

Daarnaast kan het vinden en inwerken van een vervanger een flinke duit kosten. Een schoonmaakbedrijf kan dit onder meer voorkomen door het regelen van concurrerende arbeidsvoorwaarden. Hierdoor zullen schoonmakers minder snel via de achterdeur vertrekken.

Laat je goede werknemers niet zomaar vertrekken. Ga aan de slag met personeels­behoud.

5. Subsidies aanvragen

Met subsidies kun je de personeels­kosten flink drukken. Er zijn onder meer subsidies voor ouderen en arbeidsbeperkte werknemers en voor werknemers met een laag inkomen.

De voordelen kunnen oplopen tot duizenden euro’s per jaar. Daarbij kunnen de voordelen zich ook op een andere manier uitbetalen. Een administratiekantoor kan bijvoorbeeld veel hebben aan de nauwgezetheid van personeel met autisme.

Bekijk een overzicht van subsidies voor personeel.

Beperk onnodige kosten

Voorkom enorme verliezen door ziek personeel, calamiteiten, arbeidsconflicten en aansprakelijkheid. Met de juiste verzekeringen kun je die kosten in de hand houden. Lees meer over verzekeringen voor werkgevers.

Besparen op kosten van personeel

Beperk onnodige kosten en bespaar slim met subsidies en belastingvoordelen. Gebruik de tips uit het whitepaper personeels­kosten.

Groeien met personeel

Samen met personeel werk je aan de groei van je bedrijf. Wil je weten wat daarbij in de weg kan staan? Met een adviseur breng je dit in kaart.

Ik wil advies

Vragen over de kosten van personeel

• Wat kost personeel?

  Goed personeel is heel kostbaar voor jou als ondernemer. Het is misschien wel de belangrijkste investering die je zult doen. Met een goed team van gemotiveerde werknemers kun je je bedrijf laten groeien. Maar dat kost wel wat. Bekijk een overzicht van personeels­kosten.

• Welke soorten personeels­kosten zijn er?

  Personeels­kosten kun je verdelen in vier categorieën: Je hebt (1) directe loonkosten, zoals het salaris en vakantiegeld, (2) indirecte loonkosten, zoals onkostenvergoedingen en pensioen, (3) verplichte premies en bijdragen, ook wel loonheffingen genoemd en (4) overige personeels­kosten, zoals kosten voor de werkplek en werkkleding.

• Hoe beïnvloedt een cao mijn personeels­kosten?

  Directe loonkosten vallen meestal hoger uit als er een cao van toepassing is voor jouw werknemer. In de cao staat vaak een hoger minimumloon dan het wettelijk minimumloon. In een cao kunnen ook bepalingen staan over indirecte loonkosten (secundaire arbeidsvoorwaarden) en andere personeels­kosten.

• Hoe kun je besparen op personeels­kosten?

  Er zijn slimme manieren om te besparen op de kosten van personeel. Maak bijvoorbeeld gebruik van subsidies, geef een prestatieloon en beperk onnodige personeels­kosten met de juiste verzekeringen. Lees meer over slim besparen in een gratis whitepaper over personeels­kosten.

• Hoe zit het met uitzend­personeel en loonheffing?

  Voor uitzendkrachten hoef je geen loonheffingen te betalen. Het uitzendbureau draagt deze voor je af. Maar als het uitzendbureau dit niet doet, kan de Belastingdienst jou aansprakelijk stellen. Beperk je aansprakelijkheid door gebruik te maken van een uitzendbureau met een keurmerk van Stichting Normering Arbeid en open een g-rekening.